労働条件通知書の書き方・記入例を解説!絶対的に必要な記載事項とは?

企業が労働者と新たに雇用契約を結ぶ際には、労働条件に関する定められた内容を記載した「労働条件通知書」という書面を発行する義務があります。「雇用契約書」と「労働条件通知書」は似ているため、違いを知らない採用担当者も少なくありません。

この記事では「労働条件通知書」と「雇用契約書」の違いや「労働条件通知書」に必要な記載事項、書き方や記入例を紹介します。

「労働条件通知書」とは?

労働基準法の第15条第1項と労働基準法施⾏規則第5条には「労働者を採用するときには労働条件を明示しなければならない」と定められています。労働条件は原則、書面で交付することが義務づけられていて、この書面を「労働条件通知書」といいます。

労働条件通知書と雇用契約書の違い

新たに労働者を雇用する場合には「労働条件通知書」と「雇用契約書」の両方を作成して本人に確認してもらうのが一般的です。「労働条件通知書」と「雇用契約書」に記載される内容は非常に似ていますが、大きな違いは以下の3点です。

1.根拠となる法律

「労働条件通知書」と「雇用契約書」では、その根拠となる法律が異なります。「労働条件通知書」は「労働者を採用するときには労働条件を明示しなければならない」と労働基準法で定められ、原則書面で交付することが義務づけられています。

一方、「雇用契約書」は民法第623条に基づいて、雇用主となる企業と雇用される従業員の間で雇用契約が結ばれたことを証明する書面です。

しかし民法第623条では「雇用は当事者の一方が相手方に対して労働に従事することを約し、相手方がこれに対してその報酬を与えることを約することによって、その効力を生ずる」と定められており、双方が契約の意思を示すことで効力を発し書類の発行までは求めていません。

ただし労働契約法では「労働契約の内容について、できる限り書面によって確認するものとする」と定められています。

2.義務か任意か

「使用者が労働者を採用するときは、賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければなりません」と労働条件通知書の作成は労働基準法により義務づけられています。違反した場合には、30万円以下の罰金刑が科されます。

一方、雇用契約書は「できる限り書面で確認する」と労働契約法で定められており、契約書の作成は任意であり罰則などはありません。

3.契約か通知か

「労働条件通知書」と「雇用契約書」は企業と従業員との合意をどのように表すかという点が異なります。

「労働条件通知書」は企業が従業員となる人に対して、賃金や労働時間などの労働条件を明示する書面です。言い換えれば、企業から従業員に対して一方的に行われます。

「雇用契約書」は企業と従業員の合意による契約であり、契約書の規則に沿って書面が2部作成され、企業と従業員が署名捺印をして保管します。

労働条件通知書を発行する対象者

繰り返しますが「労働条件通知書」は「労働基準法」によって発行が義務づけられています。そして「労働基準法」は、正社員やアルバイトなど雇用の形態を問わずすべての労働者に適用されます。したがって、雇用形態に関わらず雇用する従業員全員に発行する必要があります。

また、「パートタイム労働法」では、短時間労働者を雇用した時には書面によって労働条件を明示することを義務づけています。

労働条件通知書を発行するタイミング

「職業安定法」が2018年に改正され、ハローワークなどへの求人申込みや自社のホームページで従業員の募集や求人広告の掲載などを行う際には、求人票や募集要項において、労働条件を明示することが必要となりました。「労働基準法」では「労働条件通知書」を発行するタイミングは、労働契約の締結時と定められています。

内定時に渡す新卒者への内定通知書に「労働条件通知書」の必要事項がすべて記載されている場合には、内定通知書を「労働条件通知書」に代用することもできます。しかし内定通知書には必要事項が記載されていないのが一般的なので、企業が別途「労働条件通知書」を発行するのが望ましいでしょう。

労働条件通知書に明示すべき記載事項

労働基準法の第15条では事業者が労働者を採用する際に、労働条件を明示しなければならないと定められています。その内容には「必ず明示しなければならない労働条件」と「定めをした場合に明示しなければならない労働条件」があります。

1.記載事項(必ず明示しなければならない事項)

労働者を採用する際に、以下の7つの労働条件は必ず明示しなければなりません。

そして、上記の7つに関する内容は原則、書面で交付しなければなりません。ただし労働者が希望した場合には、書面として印刷できるFAXやメールなどで交付することができます。

  1. 契約期間に関すること
  2. 期間の定めがある契約を更新する場合の基準に関すること
  3. 就業場所、従事する業務に関すること
  4. 始業・終業時刻、休憩、休日などに関すること
  5. 賃⾦の決定⽅法、⽀払時期などに関すること
  6. 退職に関すること(解雇の事由を含む)
  7. 昇給に関すること

2.記載事項(定めをした場合に明示しなければならない事項)

以下の事項は労働条件として、定めをした場合には明示する必要があります。

  1. 退職手当に関すること
  2. 賞与などに関すること
  3. 食費、作業用品などの負担に関すること
  4. 安全衛生に関すること
  5. 職業訓練に関すること
  6. 災害補償などに関すること
  7. 表彰や制裁に関すること
  8. 休職に関すること

労働条件通知書の記入例

人事ZINEでは、労働条件通知書のサンプルとなるテンプレートをWordファイル形式でダウンロードいただけます。

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厚生労働省の書式をベースに、企業と内定者の双方が納得するための3つのチェックポイントも紹介しております。よろしければ参考にご活用ください。

労働条件通知書(正社員)

上記リンクに掲載されている様式を参考に、自社の労働条件の定めに合わせて作成するとよいでしょう。なお、試用期間中の労働条件と本採用後の労働条件が異なる場合には、それぞれの労働条件を分けて明示しなければなりません。

労働条件通知書(パート社員)

以下の項目はパート社員など短時間労働者への労働条件通知書に必要な記載事項です。

  1. 労働契約の期間
  2. 就業場所と従事する業務の内容
  3. 始業と終業時刻、所定時間外労働の有無、休憩時間、休日・休暇、交代制の勤務をさせる場合はその配置
  4. 賃金の決定・計算・締切、支払の時期・方法
  5. 退職に関すること(解雇の事由を含む)
  6. 退職金の有無
  7. 昇給の有無
  8. 賞与の有無
  9. 雇用管理の改善などに関する相談窓口

パート・アルバイト社員など非正規雇用者の場合、さまざまな働き方があることから、雇用後に労働条件についてトラブルになるケースが多くあります。

上記の1~5は正社員など一般の雇用者にも適用される内容です。6~9は非正規雇用者にとって、トラブルとなりやすい事項として追加されています。自社の労働条件・労働環境を加味した労働条件通知書を作成する必要があるでしょう。

労働条件の明示は法律で定められた義務

採用時に労働条件を明示することは、労働基準法によって定められた義務です。違反すると罰金刑が科せられます。さらには、従業員とのトラブルに発展する可能性があるだけでなく、企業の社会的信用を失うことにもなりかねません。

新卒者を採用する際には、内定時に「労働条件通知書」を発行するのが一般的です。採用担当者は内定者に自社の労働条件を加味した「労働条件通知書」を必ず渡しましょう。

人事ZINE 編集部

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