【採用担当者向け】初めてのWEB面接で気をつける事前準備ポイントまとめ

採用担当者の方の中で、WEB面接を導入したいものの、実施の際に気をつけておくべきポイントがイマイチよくわからない方も中にはいらっしゃるのではないでしょうか。

昨今働き方改革の影響もあり、リモートワーク推進などもありますが、普段のコミュニケーションを主に『対面』で行っている方にとっては、WEBによるコミュニケーションは不慣れなこともあるかと思います。

とりわけ、これから採用でWEB面接の導入を検討されている方にとっては、WEB面接のコミュニケーションには何を気をつけておくべきかわからないこともあるでしょう。

今回は、WEB面接を導入される方に向けて、初めてでは気付きにくい基本的な気をつけておくべきポイントを紹介します。さらに、もしもの時、緊急でWEB面接を実施しないといけない場合などを想定して、無料でWEB面接できるツールを紹介します。

【大前提】WEB面接で注意することは、学生の不安や懸念を配慮できているかということ!

大前提として、WEB面接を行う際は『学生の不安や懸念を配慮できているか』を見直すことが重要です。

理由は大きく2つあります。

理由の1つ目は、学生は基本的にWEB面接の経験がなく、不慣れであることが挙げられます。WEB面接が不慣れである学生に、面接時に余計な不安などで、本来企業が知りたい(もしくは学生がアピールしたい)ことが見えにくくなってしまうかもしれません。

企業が学生のことをより理解するためにも、学生がベストパフォーマンスできるような不安への配慮が必要でしょう。

理由の2つ目は、そもそも現在の採用環境が、売り手市場であり、学生優位とされているからです。そのため、買い手市場の時代と比較すると、企業はより『学生に選ばれる』工夫を凝らさないとそもそも選んでもらうことができません(母集団形成が十分でない・内定承諾されない、など)。学生に選ばれるためにも不安への配慮は必要でしょう。

以上のことから、WEB面接を行う際は、現在の採用環境や学生への影響も考えて、『学生の不安や懸念を配慮できているか』を見直すことが重要でしょう。

WEB面接の実施前には事前準備が重要!

WEB面接の実施前には事前準備が非常に重要です。事前に確認しておくポイントは以下4つあります。

  1. 準備物は確保できているか?
  2. WEB面接の環境(場所)は適切か?
  3. カメラの距離や角度は確かめたか?
  4. 開始前に学生側の環境を整えるフォローをしているか?

では、順に紹介します。

【事前確認①】WEB面接前の準備物は確保できているか?

事前確認の1つ目として、WEB面接前の準備物は確保できているかが挙げられます。

WEB面接は通常の対面の面接と同様に準備しておくものがあります。例えば、以下のものが挙げられます。

  • PC(WEB面接場所を移動する場合はノートPCなど)
  • イヤホン(必要であれば)
  • 学生の事前情報(エントリーシートなど)
  • WEB面談のツールのアカウント

これらの他にも、必要なものがあれば事前準備しておきましょう。

【事前確認②】WEB面接の環境(場所)は適切か?

事前確認の2つ目にWEB面接の環境(場所)は適切か確認しておくことが重要です。WEB面接の環境は以下2つの視点で確認しましょう。

  1. 【画面環境】PCカメラの懸念(人通りの多い場所でWEB面接していないか、など)
  2. 【音声環境】PCマイクの懸念(ざわざわしている環境でWEB面接していないか、など)

以降、順に紹介します。

【画面環境】PCカメラの懸念(人通りの多い場所でWEB面接していないか、など)

WEB面接の環境(場所)は適切か確認する視点の1つに、PCカメラの懸念が挙げられます。

例えば、PCカメラに映る面接官の背後の適切でない環境は、以下が挙げられます。

  • 人通り多い(学生が面接に集中できない)
  • すぐ後ろの席など、画面可視範囲に面接と関係のない社員が座っている(面接の場がオープンな場で筒抜けの印象を抱き集中できない)
  • ホワイトボードなどに社内情報が書かれている(本来学生が知るべきでない情報)

これらのことから、PCカメラの懸念(画面可視範囲)を事前に確認することが重要でしょう。

【音声環境】PCマイクの懸念(ざわざわしている環境でWEB面接していないか、など)

WEB面接の環境(場所)は適切か確認する視点の2つに、PCマイクの懸念が挙げられます。

例えば、社内会議室を利用しなかった場合は社内の雑音に気をつけましょう。特に、社内にいる社員の何気ない会話など断片的に入るとネガティブイメージが想起されてしまったり、さらに顧客情報や個人情報なども意図せず環境音としてWEB面接中にマイクが音声を拾ってしまうリスクもあります。何より、WEB面接を受けている学生が集中できないことが予測されます。

また、PCでオンライン面接をしている時のタイプ音にも注意が必要です。

面接メモをとる時など、タイピングをしている本人には気が付きにくいですが、意外とマイクにタイプ音が入っているいることもあります。

学生にとっては、自分が話しているときに、タイプ音が気になったりして、上手く話せなかったり、何か調書を取られるように身構えてしまうかもしれません。そうなることで、学生の本来の姿を見ていく場でもある面接が機能しにくくなるリスクがあります。

以上のことから、PCマイクの懸念を確認することが重要でしょう。

【事前確認③】カメラの距離や角度は確かめたか?

事前確認の3つ目は、カメラの距離や角度を確認しておくことが重要です。

例えば、PCでオンライン面接する時、PC画面を見下ろすのが一般的な姿勢です。しかし、見下ろしたままでいると、普段対面と話す時と比べ違和感が大きく出ます。

ですので視線とカメラの位置がまっすぐになるように、PCを少し高めの位置に設置すると良いでしょう。

また、実際に話すときには、「画面」を見続けるのは可能な限り避けた方がいいかもしれません。。

本来PC画面を見る行為は、面接中の学生と目を合わせる意図があるでしょう。しかし、PCカメラと画面の位置関係上、PC画面を見てしまうと学生には目線が合わず、採用担当者が違うところを見ているように映ってしまいます。

ですので、「画面」ではなく、採用担当方は自分にPCにある「カメラ」をなるべく見て話す必要があります。

このように、WEB面接時は、実は学生には採用担当者が違うところを見ているように映ってしまうリスクがあります。学生がWEB面接の経験が豊富だと目線が合わない事情が理解できるかもしれませんが、実際は違和感を持ってしまうかもしれません。

慣れるまでは難しいかもしれませんが、可能な限り面接時はできるだけPCカメラを見ながら話すようにしましょう。

【事前確認④】開始前に学生側の環境を整えるフォローをしているか?

事前確認の4つ目は、開始前に学生側の環境を整えるフォローをしておくこと重要です。

理由は、学生は普段社会人と接する機会が少ないことに加えて、そもそも面接には緊張や不安がつきものです。加えて不慣れなWEB面接になってしまうと、より不安感が増してしまうことにも配慮が必要でしょう。

一例として、以下のような学生の懸念が想定されます。

  • 自宅にPCがない場合スマホでも構わないか?
  • Wi-Fiの通信速度は大丈夫か?
  • スマホの場合、通信速度制限がかかっているが大丈夫か?
  • オンライン面接をできる空間がないがどうすればいいか?(実家住まいで自室がなく、家族が同空間にいる)
  • WEB面談ツール(アプリ)のダウンロードはあるか?(必要があれば)
  • 服装はどうすればいいか?通常の面接通りスーツか?

以上のように、学生の懸念や不安を払拭するために、採用担当者は事前質問を受け付けたり、環境を整えるのが厳しいなら相談に乗ったりと、学生をフォローする必要があるでしょう。

すぐに導入出来るWEB面談ツールを紹介

普段WEB面接ツールなどを利用されていない採用担当者の方にとっては、どんなツールに決定すれば良いか迷いどころだと思います。今回は、『無料』『使いやすい』『知名度がある』、この3つの観点から面接ツールを検討しましたので、以下でご紹介します。

最後に

今回は、初めてオンライン面接を導入される方に向けて、基本的な気をつけておくべきポイントを紹介しました。さらに、もしもの時、緊急でオンライン面接を実施しないといけない場合を想定して、留意点を含めて無料でオンライン面接できるツールを紹介しました。

初めてのオンライン面接の導入で不慣れでもあり、不安な採用担当者の方も多いと思いますが、学生も同様に不安を抱えている可能性が大いにあります。ですので、採用担当者が学生の不安を払拭するためにも、オンライン面接ツールの選定や導入も含めてリードしていきましょう。

横山 大将

株式会社i-plug 法人マーケティング部 『人事ZINE』の運営を担当。 フリーランスとしてオウンドメディアの企画運営、webサイト制作のUX設計など約3年間携わり、現在に至る。人事の方々のお役に立てるメディアを作っていきます。