【採用/人事担当者向け】説明会後に送る企業側のお礼メールの書き方を例文付きで解説

新卒採用のため開催した会社説明会のあと、企業側から就活生にお礼のメールを送るべきかどうか迷う採用担当者も多いのではないのでしょうか。

結論からいうと、お礼メールは送りましょう。

ではなぜ送ったほうがいいのでしょうか?
また、どのような内容のメールを送るべきなのでしょうか?

この記事では、メールを送る目的と、メールの書き方について、例文付きで解説していきます。

説明会のお礼メールは送った方がいい?!企業側の送る目的

今や、企業が学生を選ぶ時代ではなく、学生が企業を選ぶ時代です。

学生から選んでもらうためにも、説明会のお礼メールは、印象アップの一つの重要な道具になります。

説明会で学生が好印象を持った理由について、マイナビ就職モニターが、2020年新卒対象の調査結果を発表していてます。(参考:マイナビ就職モニター2020年新卒対象調査結果

【印象の良かった個別企業セミナーの理由】

1位:社員が魅力的だった
2位:セミナーの雰囲気が和やかだった
3位:就活生への対応が丁寧だった
4位:さまざまな社員の話を聞けた
5位:社員同士の人間関係が良さそうだった

その調査結果によると、「印象が良かった会社説明会の理由」として、「就活生への対応が丁寧だった」という理由が3位に入っています。

逆に「印象が悪かった」と感じた理由には、雑・やる気がない・誠実さがなさそうという理由が選ばれています。

つまり、丁寧さや誠実さをアピールすることで、学生に選ばれる企業になる確度が高くなるということです。そのためにも、お礼メールは重要になります。

説明会のお礼メール作成時のポイントと注意点

説明会のお礼メール必須項目

1. 感謝を伝える

企業側から送るお礼メールでは、まず説明会に参加してくれたことに対するお礼を伝えましょう。

たとえば「先日は説明会にお越しいただき、誠にありがとうございました。」から始めるのが良いでしょう。

「先日の説明会は、悪天候にも関わらずご来場ありがとうございました」などと当日の天候を加味したり、「〇〇さんに弊社の雰囲気や魅力が伝わり、ひとつの参考になっていただけていれば幸いです。」のように1人ひとりに合わせた内容にしたりすると、義務的な印象を与えず、より丁寧さがアップします。

2. 今後の採用スケジュールを伝える

説明会のお礼メールには、丁寧さをアピールできるメリット以外にも、自社の今後の採用スケジュールを伝えられるメリットもあります。

説明会後や面接の流れ等が簡潔に書かれていると、忙しい就活生もスケジュールがイメージしやすく好印象になるでしょう。

また、スケジュールを早めに共有しておくことで、学生側が企業に合わせてスケジュールを調整できるため、気遣いと実利と双方で重要になります。

【ポイント】質問や相談をしやすい内容だとより丁寧になる

義務的な連絡だけでなく、「もし説明会の内容でまだ聞き足りないことや、時間が経って聞きたいと思ったことがありましたら、遠慮なくメールでもお電話でもご連絡いただければと思います。」のような言葉を添えておくと、優しい印象を与えることもできます。

また、ここで出た質問や相談は、他の学生も思っている可能性が多いため、今後の説明会の改善にも繋がります。

質問しやすい空気をメール文の中でも出しておくことは非常に有効です。

【注意点】誤送信・宛名間違いは絶対NG

説明会のお礼メールの文面をいくら気遣っても、誤送信や、宛名の間違いがあっては台無しです。

学生に「テンプレート送ってくるような企業」、「細かい気遣いがない企業」のような悪い印象を与えてしまいます。

学生に送信する前にチェックテストをしたり、元データとなる宛名リストに間違いがないか確かめたりして、間違いのないように注意してください。

宛名・送信先のダブルチェックを上司・同僚と入念にしておくのがおすすめです。

企業側から送る 説明会のお礼メールの書き方・実例

説明会のお礼メール 書き方

説明会のお礼メール 実例

以下は、上記で説明したポイントを踏まえた上で作成した例文です。

 

宛名は自動で変換されるようにしておく

エクセルのマクロなどを利用し、名前の部分をリストから読み込んで自動変換できるようにしておくと、名前の間違いを防げるとともに、効率化もアップます。

また、メール配信システムでも同様の処理が可能なものがあります。

お使いのシステムが変換可能なものか、事前に確かめておくのがおすすめです。

もし説明会のお礼メールに返信が来たら?

説明会のお礼メールには返信しない就活生のほうが多いですが、中には返信をくれる就活生もいます。

説明会のお礼メールに就活生からお礼が来た場合で、なおかつ質問や相談などの内容がない場合は、それ以上に返信をしなくても問題はありません。

必須ではありませんが、「ご質問等がなければ返信不要です」などと添え書きしてお礼メールを送っておいても心づかいが感じられ、よい方法でしょう。

企業側から送る説明会のお礼メールはツボをおさえて確実に

説明会のお礼メールは、学生にお礼を丁寧に伝えて好印象を残し、忙しい学生に次の選考予定を知らせることできるので、非常に有効的です。

説明会があった日の天候や、送信宛ての就活生の特徴などについて触れた内容にすると、より丁寧さを感じられるメールになります。

ただし、メールアドレスや宛名を間違えないように、細やかさがが求められる業務でもあります。

担当者の方は、同僚・上司に協力を求め、ツールや例文を利用しながら、確実に進めるようにしましょう。

人事ZINE 編集部

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