不採用通知をメールで作成する際の注意点と書き方!使える例文もご紹介

多くの方が就職活動、転職活動問わず「不採用通知」を受け取ったことがあるのではないでしょうか。メールの文末に「今後のご活躍をお祈り申し上げます」と付け加えることが多いため「お祈りメール」とも呼ばれる「不採用通知」は、就職活動をする人にとってはできれば受け取りたくないものです。

企業の採用担当者としても、せっかく応募してくれた人に不採用の通知を行うのは、あまり気持ちのよいものではありません。特に、初めて採用担当となった人にとっては、どのような内容で通知したらよいのか困るのではないでしょうか。

今回は、不採用通知をメールで送るときの注意点と書き方を解説します。具体的な例文も記載しているのでぜひ参考にしてください。


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不採用通知の連絡はメールでOK?

そもそも応募者に対して、不採用の通知を行う必要はあるのでしょうか。

また不採用通知をおこなう際の連絡方法は、文書や電話ではなくメールでもよいでしょうか。まずはこれらについて解説していきます。

不採用通知の必要性

人材を採用する過程で、書類選考や面接試験など、複数の採用試験を実施する場合、各段階で不採用の連絡をする必要があります。

応募者は、不採用になった場合、次の就職活動を進めるため、結果の通知を早くしてほしいと待っています。したがって、不採用通知をおこなわなかったり、通知が遅すぎたりする場合には、応募者は企業に対して強い不満を持つ可能性があります。

不採用にした応募者は、自社の社員にはならなくても、今後取引のある企業に就職したり、自社の顧客となる可能があります。不採用通知の仕方次第では、自社のイメージを損なう可能性があるので、通知の内容やタイミングには十分な配慮をするようにしましょう。

特に、新卒採用の場合には、自社に対して持ったネガティブなイメージが大学の後輩や就職課に伝えられたり、口コミサイトやSNSに書き込まれたりする可能性があります。翌年以降の採用活動に影響することも考えられるので注意が必要です。

不採用通知の連絡方法

不採用の通知をおこなうには、文書の郵送や電話、メールの送信などの方法がありますが、一般的にはメールで連絡しても問題ありません。

以前は、文書や電話で不採用通知を行うのが普通でしたが、現在ほとんどの企業ではメールによって連絡するのが一般的となっています。企業としては採用業務の効率化を図ることができ、応募者もできるだけ早く合否の結果を知りたいと思っているため、メールで不採用通知を送ることは双方によってメリットがあると言えます。

だだし、応募書類などを返却する際には、メールで不採用通知を送った後に、文書と同封して郵送する必要があるため注意です。

不採用通知をメールで送る際の注意点・書き方

不採用通知を送る際には、自社のイメージを損なわないように、書き方や送り方に配慮する必要があります。

不採用通知を送るタイミング

応募者の多くが、不採用の連絡を受けた場合、次の就職活動を進めます。これからまだ就職活動を続ける応募者に配慮して、できるだけ不採用通知を早く送るようにしましょう。

また、応募書類などの返却が必要な場合、書類が応募者に届くまでに時間がかかってしまうので、まずメールで不採用の通知を送るようにします。

件名で内容がわかるようにする

就職活動中には、エントリーした企業からの連絡や、転職サービスからのスカウトなど、たくさんのメールが送られてくるものです。受信トレイで、埋もれてしまい未読のままにならないように、件名を一目見ただけで採用試験についての連絡だとわかるようにしましょう。

件名の例)

件名に、自社の社名を記載すると、どこから送信されてきたメールか一目で判断できます。また、【】や『』を使うと目に留まりやすくなります。

応募してくれたことへの感謝の気持ちを表現する

応募者は、たくさんの企業の中から自社を選んで応募してくれています。また、書類選考の場合は郵送する手間と料金が、面接試験の場合は交通費や面接のための時間がかかっています。そのため、まずはそれらに対する感謝の気持ちを伝えましょう。

さらに、メールの文面では直接的に「不採用」と表現しないように配慮します。応募者によって本来、不採用通知は受け取りたくない連絡です。「今回はご期待に添えない結果となりました。」のように少しでもやわらかい表現で応募者を気遣いましょう。

なお、不採用通知では時候の挨拶は不要です。書面や文書では「拝啓」や「敬具」などの頭語と結語が必要ですが、メールの場合には書き加える必要はありません。

基本的に不採用の理由は不要

不採用通知をおこなう際には、不採用とした理由を応募者に伝える必要はありません。たとえどのような理由で不採用にしたとしても、応募者にとって納得できるものとは限りません。

しかし、不採用の結果だけを伝えると、事務的に感じられてしまうため、「今後の就職活動の成功をお祈りしています」などの応募者を気遣う言葉を添えるようにしましょう。

不採用通知の例文

それでは、不採用通知の例文をご紹介します。以下の例文を参考にして、自社や応募者に合わせた内容に書き換えてご活用ください。

書類選考で不採用とした場合

面接試験で不採用とした場合

応募書類を応募者に返却する場合には、下線の部分を「なお、追って履歴書等の選考書類も同封して返送いたします。内容ご確認いただきますようお願い申し上げます。」と置き換えましょう。

今後の採用活動のためにも誠実な対応を

不採用通知の内容や送るタイミングを誤ると、マイナスのイメージを応募者に与えてしまうことになります。特に、応募者が新卒者の場合には、マイナスイメージが後輩や大学の就職課などに伝えられて、翌年以降の採用活動に影響を及ぼすことも考えられます。

「不採用としたからもう自社とは関係ない」とは思わずに、誠実に対応することが大切です。また、不採用となった応募者は次の就職活動を進めるため、不採用通知はできるだけ早く送るようにしましょう。