採用アウトソーシングとは?上手に活用して自社の採用力を高めよう

「採用アウトソーシング」というサービスを聞いたことがあるでしょうか?

採用アウトソーシングとは、採用活動に関するあらゆる業務の一部もしくは全部を、外部の企業が代わりに行うサービスのことで、「採用代行」「RPO(Recruiting Process Outsourcing)」とも呼ばれます。

現在、人材の売り手市場を背景として、求める人材の獲得に頭を抱える企業は少なくありません。

また、新卒採用においても、「入社の意思決定をしてもらうための内定後フォローの必要性」や「入社後のミスマッチ対策」などから、個々の学生に割くべき採用活動のリソースは年々増加してきています。

しかし、「気が付けばやることが多すぎて本来注力すべきことにリソースを割けていない・・・かといって人事を増員するのは現実問題として難しい」といった悩みをもつ企業の経営者や採用担当の方も多いのではないでしょうか?

今回は、そんなお悩みを解消する手立てとなる「採用アウトソーシング(採用代行)」についてご紹介します。

そもそも採用アウトソーシングって何をしてくれるの?

一口に採用アウトソーシングと言ってもその業務範囲は幅広く、とても一言で片づけられるものではありません。

採用活動におけるどの業務を代行してくれて、またどこまで委託してもいいのでしょうか?

提供できるサービスの種類や代行業務範囲は採用アウトソーシング会社によって異なりますが、ここでは一例として下記2つに分類して見てみましょう。

  1. ノンコア業務の代行
  2. コア業務の支援・代行

コア業務とは採用活動の核となる重要な業務、ここでは「自社の人事や経営幹部が時間を割くべき業務」と定義しています。

採用アウトソーシングのサービス①:ノンコア業務の代行

採用活動にはその会社の人事でなくても、誰が実施しても差が出ないような雑務が付き物です。

特に新卒採用における採用活動では下記のように煩雑な業務が多くなります。

  • エントリーの受付・対応
  • 会社説明会の配布物準備、会場の予約
  • 合同説明会での呼び込み
  • 面接の日程調整
  • 書類を1人分ずつまとめる
  • 各種問い合わせ対応

「ノンコア業務の代行」は、採用活動の中で発生するこういった煩雑な業務を部分的にアウトソーシングできるサービスです。

採用活動における自社のリソース不足を補うため、また次に紹介するコア業務により多くのリソースをかけるために、利用されることが多いです。

採用アウトソーシングのサービス②:コア業務の支援・代行

作業内容やその企業のルールさえ覚えてしまえば代わりが利くノンコア業務とは対照的に、本来その企業の人事でないとできない業務があります。

  • 採用ホームページの企画
  • 会社案内のパンフレットの企画
  • インターンシップや説明会などの企画立案・運営
  • 面接官のトレーニング
  • 書類や面接での選考基準の決定
  • 内定者フォロー
  • 採用課題の抽出
  • 採用計画の立案
  • 採用要件の定義
  • 選考データの分析

企業文化や社風、会社の魅力を伝える手段となる採用ホームページや会社案内のパンフレットの企画は、本来はできる限りその企業をよく知る人(人事や経営幹部)が携わるべきです。

しかし、ノウハウが足りず何から始めればいいかわからない、今まで自社内製でやってきたがうまくいっていない部分がある、といった何らかの問題を抱えている場合もあるかと思います。

そういった場合に、企業は上記のようなコア業務をアウトソーシングするという選択肢があります。

ただ、やはりノンコア業務とは違い、自社のことをよく理解してもらう必要性が高い業務の委託となるため、単なる代行というよりは「採用コンサルティング」に近いサービスです。

採用アウトソーシングを利用するメリットとは?【自社での実施が困難な業務を代行し採用活動をサポート】

採用アウトソーシングの役割は、「自社のリソースや採用ノウハウのみで解決できないこと」を代行で行って採用活動をサポートしてくれるところにあります。

自社にできることを・できないことを整理し、上記の役割をうまく活かすことができれば、下記のような価値を引き出すことが可能です。

  1. 採用活動のコア業務に自社のリソースを費やすことができる
  2. 採用のプロ目線からの意見や知識を自社に取り込むことができる

メリット①:採用活動のコア業務に自社のリソースを費やすことができる

採用活動において企業が特に注力したいのは「人材の見極め」ではないでしょうか。

新卒採用であれば、「候補となる学生にアプローチをかけ自社の魅力を知ってもらう」「コミュニケーションの場や機会を設定する」「個々の学生との相互理解を深める」といったことです。

面接のスケジューリングや応募者の電話やメールの対応といった、誰が実施しても大きく差の出ないノンコア業務にリソースを奪われ、上記のような重要な業務まで希薄になってしまっては、企業と学生がお互い納得のいく採用は難しいでしょう。

このようなノンコア業務の一部もしくは全部をアウトソーシングすることで、その工数削減分を本来企業が注力するべき重要な業務に回すことができます。

メリット②:採用のプロ目線からの意見や知識を自社に取り込むことができる

採用アウトソーシングサービスをおこなう企業は、前述した採用活動におけるリソースの確保も含めて、採用に関する何らかの悩みや課題がある企業から相談を受け、それを解消するサポートを行っているため、それらの経験によって蓄積された採用ノウハウが豊富にあります。

自社の採用課題に対して最適なプロセスを提案してもらうことができ、業務委託を通じてその採用ノウハウを自社に取り込むことも可能です。

人事部のないスタートアップの企業や小規模の企業では、まだ自社に採用ノウハウが蓄積していないこともあり、相談役のような形で長期的にサポートしてもらうこともあります。

例えば初めて新卒採用を実施しようとしている企業の課題には「新卒採用市場で何が起こっているかわからない」「今の学生はどうやって就活しているのか、他の企業はどんな手法で採用活動をしているのか」「そもそも新卒採用を実施した方がいいのか、まだしなくていいのか」などがあります。

そういった場合に、自社の状況や目的をヒアリングしてもらい第三者目線で意見をもらう、業務委託のサポートを通じて委託を解除した時に自社で同じような採用活動ができるように採用ノウハウを構築していく、といったことができます。

採用代行(アウトソーシング)を上手に活用するための3つのポイント

以上で、採用アウトソーシングが企業にもたらすメリットを説明しましたが、「とりあえず利用する」だけではその価値を引き出せません。

ここでは、採用アウトソーシングを効果的にかつ徹底的に活用するための3つのポイントをご紹介します。

  1. 採用アウトソーシングを使う目的を明確にしておく
  2. 自社業務と委託業務の分担を明確化する
  3. 採用ノウハウを将来的には自社で内製化できるように委託業務を管理する

ポイント①:採用アウトソーシングを使う目的を明確にしておく

採用アウトソーシングがいくら採用のプロで豊富な採用ノウハウを持っていると言っても、現状課題と目標が設定できなければ対策を提案してもらうのは困難です。

漠然と「新卒採用をした方がいい気がする」「とりあえず改善できるように相談してみた」というのではなく、「なぜ自社は新卒採用の実施を検討しようとしているのか?」「自社で解消したい採用課題は何か?」「面接に時間をかけるためにどの業務を委託すべきか?」と自社が採用アウトソーシングを使う目的を明確にするように心がけましょう。

仮に、本当に何をすればいいかわからずに悩んでいるとしても、最低限の準備として自社の現状を整理することで、下記のように採用アウトソーシング企業に対する依頼事項を具体化できるはずです。

  • 新卒採用の実施を検討するとしたら、新卒を受け入れるために自社でどんな準備が必要か知りたい、準備が不十分な場合は何から始めればいいか教えて欲しい
  • 現在自社が検討している施策の妥当性がわからないので、一度話を聞いてもらったうえでアドバイスが欲しい
  • 募集しても応募が集まらないが、自社に何が足りないのか知りたい
  • 自社の現状はこういう感じだが、次の目標を設定する方法がわからない

自社が抱える悩みを課題を相談をしてみて、もしかすると採用だけが最適な解消法ではないことに気づくこともあるかもしれません。

「相談したい内容」「自社の採用課題」「今まで試してきた施策とその結果」などを整理してまずは自社におけるあらゆる現状把握をしっかりと行い、事前準備を万全にしてから採用アウトソーシングに依頼するようにしましょう。

ポイント②:自社業務と委託業務の分担を明確化する

採用アウトソーシングにノンコア業務の業務委託を依頼する場合は、事前に「採用アウトソーシングに委託する業務」と「自社で行う業務」の分担を明確にしておく必要があります。

業者を選ぶ際は、「委託業務の種類や範囲」「サービスの実績」「自社のやり方やルールとの相性」「費用対効果」を見て決定するかと思いますが、委託すべき業務を事前にしっかりと見極めてから業者を決定しておかないと、自社内のリソースを大して割かなくてもできる容易な業務を業者に依頼したり、委託の必要性が高い業務がその業者のサービスに入っていないことが後になって発覚したり、といったことが起こりかねません。

契約する前に、どの業務をどこまで行ってもらうかといった役割分担を明文化し、業者と確認を取っておきましょう。

ポイント③:採用ノウハウを将来的には自社で内製化できるように委託業務を管理する

「何をどうすればいいかわからない。そのために採用アウトソーシング企業の業務委託を通じて対処している」

最初はこういったスタンスになってしまっても仕方ありませんが、「とりあえずアウトソーシングしたからひとまず結果を待つだけ」と、業務委託に任せっきりにしてしまうと、いつまで経っても自社に採用力がつきません。

自社に採用ノウハウを取り込み、採用力を高めていくには、業務委託を通じて「採用アウトソーシング業者が何をどのように行っているか?」「どういった目的でなぜそれを行うのか?」「どんな結果が期待されるか?」といった進捗管理、状況把握を適宜行うことが必須です。

自社が何年後にどうなっていたいか、何ができるようになっていなければならないかを明確にした上で、1年目に業者が打ってくれた対策を整理し、2年目、3年目でそのプロセスを少しずつ自社に定着させていき、十分に採用ノウハウが溜まったところで完全内製化できるようにするのが理想的です。

また採用アウトソーシング会社と円滑に連携を取るためにも、どのように進捗確認や情報共有を行うか、ということもあらかじめ確認しておくと良いでしょう。

最後に:採用アウトソーシングは自社の採用力を向上させるサービス

自社の採用力を高めて採用活動を成功させるためには、幅広い知見と経験をもって自社の採用ノウハウを積み上げ、時にはそのプロセスを見直すことも必要です。

また中途採用と比較してノンコア業務の多い新卒採用においては、採用業務を効率化し、個々の学生とできるだけ多く接触して見極めるコア業務に時間をかけることが重要になってきます。

単純に外部に委託して効率化を図るというやり方だけでなく、不安な部分や対策の仕方がわからない課題については、思い切って採用のプロの力を借りることも、結果として採用活動の成功させる近道となるかもしれません。

自社の採用力を高めていくためにも、まずは自社の採用課題の抽出や現状把握をしっかりと行うことから始め、採用アウトソーシングを上手に活用してみてはいかがでしょうか。