採用実務の基礎知識【採用通知】を電話で伝える時のポイント

最終の面接試験が終わって選考結果が出たら、採用担当者は応募学生に対して、採否の結果を連絡しなければなりません。文書やメールなどで採用通知をすることが一般的ですが、並行して電話で直接採用通知をすることには意味があります。

本記事では、採用通知を電話で行う必要性や電話をかける際のポイントを解説、その後、すぐに利用できる例文をご紹介します。採用通知の電話のかけ方を確認されたい採用担当の方は、ぜひ参考にしていただけたらと思います。

採用通知の連絡方法(文書・電話・メール)

採用(内定)通知を応募学生に連絡する方法には、郵送、電話、メールなどがあります。正式には、会社の代表者名による採用(内定)通知書を郵送しますが、発送する前に電話で応募者に結果を連絡するのが一般的です。

なぜ採用の通知を電話でする必要があるのか

正式な通知書を発送する前に、電話連絡をするのには理由があります。それは、応募学生の入社意思や内定辞退の可能性を、その場で確認することができるからです。

自社だけに応募している学生なら、辞退の可能性は低いかもしれません。しかし、多くの学生は何社もの企業に応募しています。自社で採用したいような優秀な学生は、他社からも内定をもらう可能性があるのです。

電話をかけた時点で「自社への入社の可能性が低い」と判断される場合は、早めに手を打って採用人数確保の対策をとることができます。

また、複数社から内定をもらっていて、「どこに入社するべきか」と迷っているケースもあります。電話で迷いを察知することができれば、可能な限り学生の迷いや懸念と向き合って、改めて自社の魅力を伝えて入社してもらうように働きかけることもできます。

以上の理由から、採用通知はできるだけ早い時期に電話で伝えるようにしましょう。

採用通知を文書で送る際のポイント

先に電話やメールで採用通知を行っていても、できるだけ早く正式な採用通知書を発送しましょう。採用通知書を送る際には、入社承諾書や入社誓約書を同封して、期日までに提出してもらうようにします。

採用通知をメールで行う場合のポイント

メールのメリットは、相手の時間を気にせずに連絡できる点です。テンプレートを用意しておけば、手間もコストも軽減できるというメリットもあります。「早く採用通知の連絡をしたかったけど、忙しくて夜になってしまった」などの場合には、メールを送ってから後日電話をかけるとよいでしょう。

また、メールで採用通知を送る際には、件名で内容がわかるように工夫しましょう。採用通知であるとわからない場合、メールを開いてもらえない可能性があります。

また、学生の多くはスマートフォンでメールを受信するので、内容は簡潔にすることも大切です。

採用通知の電話をかける際のポイント

採用通知の連絡を電話でする際には、どのようなポイントに気をつけたらよいのでしょうか。

採用通知の電話をかける時間帯

採用通知の電話をする時間は、自社の就業時間内にするようにしましょう。就業時間後に電話をすると、残業が多い会社と思われ悪い印象を与える可能性があります。

しかし、日中は授業やアルバイトの最中だったり、電車移動中だったりなどで学生が電話に出られないケースがあり、留守番電話に切り替わることもあります。留守番電話の場合には、「社名および自分の氏名」「要件」「再度連絡をする時間帯」などをメッセージに残すようにしましょう。

採用通知の電話をかける際に伝えるべきこと

採用通知の電話では、「採用試験の結果」「今後の手続きについて」「問い合わせ先や連絡方法」などを伝えます。その際、まずは採用試験に応募してくれたことへのお礼を忘れないようにしましょう。

採用通知の電話をした際には、入社意向を確認しよう

先述の通り、採用通知を電話でする理由は、入社意向や内定辞退の可能性を把握することができるからです。自社が第一志望であればよいのですが、そうでない場合には、採用を伝えても辞退されることがあります。

入社を辞退された場合は、代わりの人を採用しなければなりません。さらに、採用活動の見直しも迫られることになるケースもあります。人材の再選考には、まだ未内定の学生が残っている早い時期のほうが有利です。

したがって、できるだけ早く入社意向を確認するために、採用通知の連絡は電話ですることが必要なのです。

他社の採用試験の結果待ちの場合には、結果がわかる時期や自社の志望度合いを確認します。自社が第一志望でない場合には、自社を選んでもらうような努力をすることも大切です。

また、内定辞退の申し出があった場合には、その理由を確認するようにしましょう。今後の採用活動の参考になります。

採用通知を電話で伝える際の例文

新任の採用担当者や採用実務経験の浅い人にとっては、採用通知を伝える際に「何を話したらよいのかわからない」という人もいるでしょう。参考までに、一般的に使われている例文をご紹介します。

採用通知の電話を伝える際の例文

1.社名と自分の所属、氏名を述べる

例)「株式会社〇〇〇、人事課採用担当の△△です。」

電話では、意外と声が通りにくいものです。普段より少しトーンを上げて、はっきりとしゃべるようにします。特に社名については、最初にはっきりと伝えましょう。

2.電話を続けても大丈夫かどうか確認する

電話で連絡する際には、本人の携帯電話にかけるのが一般的です。タイミング次第では、会話を続けにくい場所にいるケースや、電車やバスなどの交通機関を利用している最中の可能性もあります。

社名や担当者名を名乗った後には、このまま電話を続けてよいかどうか確認してから本題に入るようにしましょう。相手の声が聞き取りにくい場合や、こちらの声を聞き取ってもらえないような場合には、後でかけ直すようにします。

3.採用試験への応募のお礼を述べる

本題に入る前に、応募へのお礼と感謝の気持ちを伝えます。

例)「この度は、当社の採用試験を受験頂きありがとうございました。」

4.採用試験の結果を伝える

いよいよ本題で、採用試験の結果を伝えます。

例)「最終面接試験の結果、〇〇さんを採用することになりました。つきましては、採用通知書を郵送いたしますので、同封の入社承諾書などの書類を期日までに提出お願いします。」

内定辞退の申し出があった場合には、「差し支えなければ辞退の理由をお聞かせいただけますでしょうか。」と、今後の採用活動のために理由を聞いておきます。

5.入社日までのスケジュールについて伝える

採用試験から入社日までの期間が長ければ長いほど、応募学生は不安に感じます。入社日までのスケジュールなど、その時点で決まっていることがあれば伝えるようにしましょう。

6.問い合わせ先を伝える

入社までに何かわからないことがあった時の問い合わせ先を伝えます。採用通知書を郵送する際にも、問い合わせ先は明記するようにしましょう。

7.締めのお礼

最後に再度応募のお礼を述べて、入社してくれる日を楽しみにしていると締めくくります。

採用通知の電話連絡は例文に沿って話せば大丈夫

新任の採用担当者やまだ経験の浅い採用担当者の方にとって、応募学生への電話は緊張をともなうもの。

慣れるまでは、伝え忘れや確認漏れがないように、今回ご紹介した例文を参考にしてください。経験を積んでいけば、自分なりの話法が身に付き、学生さんの特徴に合わせて話を進めることができるようになります。

会社の将来を担う優秀な学生に入社してもらうために、自信と熱意を持って、採用通知を電話で伝えましょう。