採用通知メールを送る際のポイント徹底解説!文例やテンプレートも紹介

初めて採用通知メールを送る場合、どのように送るのか、文例はあるのか、あるいはどこから手を付けたらよいのか、迷うことがあるかもしれません。

基本の記載事項や書いてはいけないこと、あるいは「書いておくと内定者の心をぐっとつかめることは何か?」などを考えることがあるでしょう。

新卒採用の際に、採用通知メールは就活生の間でも話題になり、メディアでも取り上げられることがあります。採用通知メールには「企業の顔」という面があるため、担当者は書き方や細かいことなど、いろいろなことが気になるほどです。

この記事では、採用通知メールを配信する業務が確実に進められるように、初めての担当者でも安心できる「採用通知メールの作成手順やポイント」をまとめました。マナー・基本的な記載事項・NG、その他のポイントをカバーしています。

最後にテンプレートとして使える文例と、作成時のチェックリストも記載しました。この記事が業務に役立てば幸いです。

採用通知メールにはどんな内容を記載する?

まず、採用通知メールの記載事項として書くべき内容を採用・不採用の場合に分けて説明します。

採用の場合

採用の場合、通知メールの基本的な記載事項は次の通りです。

1. 相手の名前
宛先は必須です。誰に送るメールなのかメールアドレスとも照合して間違いのないようにしましょう。

2. 会社名・自分の所属と名前
誰から来たメールなのかを明確にして、読み手に不安を与えないようにしましょう。

3. あいさつ・お礼
会社のテンプレートなどを活用するのもよい方法です。また、採用選考のため時間と労力を使っていただいたことへの感謝を示しましょう。

4. 選考結果
「○○様におかれましては、この度の採用選考に合格されました」というように、できるだけ簡潔に結果の提示を行いましょう。

5. 今後の手続きについて
会社に提出する書類などを記載します。手続きの担当者が追って連絡する場合は、「今後の手続きは別便でご連絡しますので、お待ちくださいませ」と簡単な記載でも差し支えありません。

6. 問い合わせについて
不明点が生じたときの窓口になる担当者の連絡先を記載します。

7. お礼・あいさつ
「改めてこの度はありがとうございました」のほかに、「社員一同、ご一緒できるのを楽しみにしています」などの一言を添えると好印象です。ただし長くなり過ぎないようにしましょう。

8. 署名
外部にメールを送る場合に用いる所定の署名をつけましょう。

記載事項が多いのでメールが長くなり、読みにくくなる可能性があるため、各記載事項は簡潔に伝えることを心がけましょう。

すでに昨年度のテンプレートがあり修正だけで済む場合も、これらの項目が抜けていないか確認することが大切です。また、手続きの内容や問い合わせ窓口などの変更がないかも併せて確認しましょう。

不採用の場合

不採用の場合、通知メールの基本的な記載事項は次の通りです。

1. 相手の名前
名前を確認し、メールアドレスと併せて間違いのないようにしましょう。

2. 会社名・自分の所属と名前
採用の場合と同様に必ず記載を。

3. あいさつ・お礼
不採用の場合に冒頭のあいさつを必ずしも変更する必要はありません。また、応募・採用選考に時間と労力を費やしていただいたことに対して、丁寧にお礼を記載しましょう。

4. 選考結果
選考結果は簡潔に。「残念ながら」「慎重に選考させていただきましたが」といった言葉をはさむことをおすすめします。

5. お礼・あいさつ
3.のお礼と内容が同じになってもよいので、応募・採用選考に関するお礼を改めて記載しましょう。「重ねて御礼申し上げます」「改めて御礼を申し上げます」と記載し、「末筆ではございますが、XX様の今後のご活躍をお祈り申し上げます」と続けます。

6. 署名
外部にメールを差し出すときに用いる所定の署名をつけましょう。

今後の手続きや問い合わせの部分を削除し、選考結果を変更する点が採用の場合と異なります。不採用の場合は記載項目が減るため、選考過程に時間と労力を割いてくれたことに対して、丁寧に感謝の意を伝えることがポイントです。

採用通知メールにおけるGOODとBAD

採用通知メールでは「今後ともよろしくお願いします」と気持ちを込めます。不採用になった方には、選考に付き合っていただいたことに対する感謝の意をメールで示すことが基本です。

次にメールの出し方においてマナーとして適切なもの・不適切なものを紹介します。

GOOD – 伝えた方がよいこと –

「自社の言葉」を一言添える

挨拶・お礼といった基本記載事項の中に、自社ならではの「一言」を添えましょう。

採用通知メールもビジネス文章になるため、定型文のような冷たい印象を与えてしまうこともあります。

そこで下記のように「自社の言葉」を入れましょう。

「本年の採用選考におきましては、皆様のご応募を多数いただき、○○社一同厚く御礼を申し上げます。」

などと記載すると伝わり方が違います。

反対に下記のように複数箇所に自社の言葉を添えると冗長表現になるため、あまりおすすめしません。

「○○で行われる内定者説明会でお会いしましょう」「本年の採用選考にご応募をいただき、誠にありがとうございました。」

手続きはわかりやすく

採用する際は入社までに提出する書類や手続きなど、伝えなければならないことがたくさんあります。通常、1通の採用通知メールでは伝えきれないため、下記2つの方法を参考にしてください。

i) 内定者の次に行うアクションのみを伝える
ii) 全体のアクションを伝える

i)を案内する場合は何をすべきか簡潔に伝えましょう。

上司や同僚にもチェックをしてもらい、誤解を招くような表現や社内用語を使ってないか、確実にとるべきアクションが伝わるかどうかを確認します。

ii)の場合は採用通知メールだけでは収まらないため、別途連絡することなどを簡潔に記載します。連絡する時期や内容などを書いておくと親切です。

メール送信は早めに

採用通知・不採用通知の連絡は早めに行うことが鉄則です。内定者が決定したらすぐにメールで通知できるように準備しておき、何日も送信していない状態はおすすめできません。

特に内定者が他社に流出することを懸念している場合や、手続きを早く進めたいのなら、メール送信は早く行いましょう。

BAD – 伝えない方がよいこと –

反対に採用通知メールでふさわしくない表現を紹介します。

上から目線はNG

悪い例を挙げると「貴殿は当社の採用選考の結果、不合格となりました」というように、ワンクッションおく言葉がなかったり、漢字がただ並んでいる印象の文章であったりすると、「上から目線」のような印象を与えてしまいます。

「○○様は厳正な採用選考の結果、残念ながら不合格となりました」というように、やわらかい文体でメールを作成するようにしましょう。

不適切な言葉遣い・語用もNG

友達に使うような言葉遣いを用いたり、謙譲語、敬語など日本語がおかしかったりすると、読み手を困惑させてしまいます。

長すぎても短すぎても気持ちが伝わらない

冗長で何を言っているのか不明確なメールは、ビジネスメールの基本を外しています。反対に文章が短すぎると、上から目線や冷たい印象を与えることも。

遅い時間の送信・早すぎる時間の送信

会社が長時間労働をしていることや、早朝・深夜出勤をさせているような推測につながり、内定者が他社に流れてしまう原因になります。このような印象は与えないようにしましょう。

採用通知メール 作成の手順とポイント

採用通知メールの作成手順は

  1. メールの文面を作成する
  2.  配信の準備

の2つです。

メールの文面を重要視して配信の準備がおそろかになれば、メールの誤送信につながり会社の評判を傷つけてしまいます。さらに応募者に不快な思いをさせるため注意しましょう。

作成手順1. メールの文面を作成する

メールの文面を作成する手順は下記ポイントを確認すると、間違いや不適切な記載が生じにくいでしょう。

  1. 基本的な記載事項を採用・不採用に分けて準備
  2. 採用・不採用の場合に分けてワードやテキストに記載
  3. 各記載内容を修正する
  4. 全体のバランスを見ながら自分で長さ・バランスを調節
  5. 上司・同僚からのチェック

これらの手順の中で特に重要なのは、用意した文面内容の誤字脱字、あるいは言い回しなどで伝わりにくかったり不快になるようなことは無いかを自分自身で必ずチェック・修正(3)し、第三者として上司や同僚にもチェック(5)してもらうことです。

たった1本のメールでも候補者の心象は変わってしまいます。人事担当者方は、このことをを理解しながら慎重に文面作成をする事をおすすめします。

作成手順2. 配信の準備

Outlook・Notes・Googleなどのメーラーを利用する場合と、メール配信システムを使う場合が考えられます。どちらも配信準備の手順は同じです。

一度に多くの人に向けてメールを送るため、通常のメールよりも注意する必要があります。下記の手順で行うと配信の誤りを防げるでしょう。

1. Fromアドレスの確認

送信したメールに自分(送信元)のメールアドレスが正しく表示されるかどうかを確認します。

特にメールグループ・メールエイリアスなどを使い分けている場合は、正しい送信元からの送信であるかをチェックしましょう。

2. To アドレスの確認

アドレスと送信先として記載している名前が一致しているかを確認します。大量のメール配信を行う際にデータの取り込みが必要な場合は、アドレスを一覧表にして、ダブルチェックを忘れずに行いましょう。また社内向けのアドレスを入れておけば、配信に異常がないかをテストできます。

3. 最後に上司や同僚とテストを行い、ダブルチェックする

テストでメール配信を行い、文面が正しく表示されるかどうかを上司や同僚とチェックしましょう。配信システムを使う場合は、テストとダブルチェックは特に推奨します。

採用通知メール – テンプレートとして使える文例集 – チェックリスト付きで安心

最後に実践ですぐ使える文例と手順に漏れがないことを確認するためのチェックリストを紹介しますので、ぜひご活用ください。

採用する場合の文例

(記載事項)

  1. 相手の名前
  2.  会社名・自分の所属と名前
  3.  あいさつ・お礼
  4.  選考結果
  5.  今後の手続きについて
  6.  問い合わせについて
  7.  締めのお礼・あいさつ
  8.  署名

(文例・数字は各記載事項を表しています)

不採用の場合の文例

(記載事項)

  1. 相手の名前
  2. 会社名・自分の所属と名前
  3. あいさつ ・お礼
  4. 選考結果
  5. 締めのお礼
  6. 署名

(文例・数字は各記載事項を表しています)

採用通知メール作成チェックリスト

  1. 採用・不採用に分けて文面を準備してありますか?
  2. それぞれ誤字脱字はありませんか?
  3. 各記載内容のうち、基本的な記載事項に抜け・もれはありませんか?
  4. 読み合わせをして全体に違和感がないかチェックをしましたか?
  5. 上司から最終確認をもらいましたか?
  6. 配信の際のFromアドレスに間違いはありませんか?
  7. 配信の際のToアドレスは間違っていませんか?名前と一致していますか?
  8. テストメールの配信など、必要なテストを行いましたか?

採用通知メールは採用活動での「企業の顔」の一つ 丁寧な作成・配信を!

この記事で紹介したように採用通知メールは「企業の顔」になるため、評判は外部にも伝わりやすいことを意識しましょう。

作成の内容や配信が適切に行われることを意識することも必要です。配信に際しては、テスト・ダブルチェックで誤送信を予防しましょう。

文書作成や配信を確実にミスなく進めるためには、この記事で紹介した例文やチェックリストをぜひ活用してください。