活用できていますか?人事制度の種類や活用方法を解説!

人事制度が企業に定着し、いまや人事制度を運用することは当たり前となりました。しかし、安定した制度の運用を超え、そこから得られる情報を活用したいが、なかなか良い方法が浮かばないという方も多いのではないでしょうか。

また、昨今は労働人口の減少や女性の社会進出と活用など、企業を取り巻く社会情勢も変化してきました。この変化に対応すべく、人事戦略が重要視されるだけでなく、人事戦略に基づいた人事制度の制定と活用がより一層注目されています。

特に近年は、人事制度のなかでも採用や配属のミスマッチ防止や、少ない人員でより効率的に結果を出すために、研修や育成といった分野に力を入れた人事戦略が増えている状況です。

そこで今回は、この人事制度について種類や活用のされ方などを説明していきます。

人事制度の基本となる種類とは?(3大要素)

人事制度は主に3つの要素から成り立っています。等級制度、評価制度、報酬制度です。この3つを合わせて、人事制度の3大要素といいます。この3つの関係は例えば、評価で決定された事項を基に等級が決定され、報酬に反映されるように、相互に密接な関係があります。

それでは、具体的にそれぞれの制度を確認していきましょう。

等級制度

等級制度とは、社員の能力や職務などによって序列化することです。入社時は新卒社員であれば最終学歴や職種などによって決められ、中途採用であれば前職での職歴や実績をもとに決定されます。入社後は、定期的な人事評価などを根拠に変更される制度です。近年は減少傾向ですが、かつては勤続年数により等級が上がる年功序列制度が主流でした。

等級制度では、等級ごとの役割、権限などが明確に決められています。そのため、この制度を導入することで、企業の求める人材や企業風土を明確に社員へ示すことができるようになりました。

なお、等級が上がることを昇格、下がることを降格といいます。

評価制度

評価制度とは、年度や期ごとなど一定期間内の社員の成果について評価するための制度です。主に5段階評価を用いることが多く、評価方法には絶対評価と相対評価があります。

絶対評価とは、各段階の評価基準に満たしているかどうかを基準とする方法です。一方、相対評価では、周囲と比較をして成果を評価していきます。他者との比較になるので、各段階ごとに人数や全体の何パーセントといった定員が決まっています。

絶対評価は、目標を達成するための基準が明確なため、社員個人で目標を立てやすく、モチベーションを保ちやすいといったメリットがあります。また、会社の定めた目標に向かって社員が行動するため、会社にとって中長期的な目標を達成しやすい制度です。ただし、会社側が基準をしっかり設定する必要があるため、基準の設定に時間や手間がかかるというデメリットがあります。

一方、相対評価は少ない手順で行えるため企業にとっては評価がしやすいというメリットがあります。しかし、社員にとっては評価時の社員全体の成績によって評価基準が決まるため、社員自身が評価を上げるための目標を設定しにくく、モチベーションを保ちにくいというデメリットがあります。

社員のモチベーションを維持しつつ、社員の成長を企業の成長に結びつけやすいということもあり、相対評価から絶対評価へと制度を変える企業もありますが、企業によっては併用しているところもあるようです。

報酬制度

報酬制度とは、給与や賞与といった報酬の金額を定めたものです。各等級によって金額の上限が決まっています。

また、退職金や福利厚生に関する規定もこの制度です。報酬制度の変更は、等級制度と同じく評価制度に基づいた評価によって決定されます。この決定により報酬が上がれば昇給、下がると降給です。

なお、以前は年功序列により勤続年数によって自動的に昇給することが主流でした。しかし近年は、成果主義の広がりや法令が変わったことで、年俸制やインセンティブ制など、より成績を反映した制度が導入されている企業も増えてきています。

3大要素を補完する制度の種類とは?

人事制度の根幹となる3大要素のほか、これらの制度を補完するためにいくつかの制度があります。労務管理、福利厚生制度、教育制度、人材活用制度です。これらの制度について確認していきましょう。

労務管理制度

労務管理制度とは、勤怠管理や給与計算、社会保険事務手続きといった主に法令で決められている業務を行うための制度です。また、勤怠管理は長時間残業の抑止やワークライフバランスの実現、給与計算や社会保険事務手続きは社員の生活に関わるため、間違いの許されない業務となります。

しかし、法令で義務や業務の進め方などが決められているものが多く、業界や職種によって業務内容に大差がないため、現在はAIやロボティクスといった技術の進歩により自動化が進んでいる分野です。なお、今後もこの動きは加速すると見られます。

また、給与計算や社会保険事務手続きといった分野はアウトソーサーも増えてきており、企業内で専門の担当者を複数人置く必要は少なくなるでしょう。

ただし、目まぐるしく変わる法令の説明や、入退社時の社員のフォロー、育児、介護、疾病による社員への法令及び自社の制度の説明など、相手の理解度を会話の様子から判断し説明するといった業務は、まだまだ自動化に時間がかかると考えられている分野です。

そのため、自動化により余裕のできた時間はこの分野に充てたり、福利厚生や採用といった他の業務との兼務が増えています。

福利厚生

福利厚生とは、社宅制度や社員の健康診断を維持するためのリフレッシュ制度などといった、社員の生活を助けたり、心身の健康を保ったりするための制度です。かつては、社宅や福利厚生施設を自社物件として保有し、管理も企業自身が行っている場合が多くありました。

しかし、この方法では物件の管理費用や人員の配置など、企業の負担が大きいうえに制度として維持できる福利厚生の内容が限られるため、外部のサービス業に委託するなど、アウトソースが主流になってきています。

教育制度

教育制度とは、社員のスキルアップや管理職の育成など、社員個人個人の職務やキャリアプランに併せて育成するための制度です。

社内での実際の業務を通じて行われる方法や、他社と連帯して社外へ研修に行ったり、講師を招いたりする方法などがあります。近年では、管理職登用時に試験をかねて研修を行う企業も出てきました。

このような教育制度を整えることで、入社後も自社の経営方針に合わせて社員を教育していくことができるため、限られた人材を有効に活用することができます。

人材活用制度

人材活用制度とは、労働人口が減りつつあるなかで限られた人材を有効活用したり、昨今の働き方改革や新しい生活様式といった社会情勢の変化に対応したりするための制度です。

例えば、育児や介護をしている社員のワークライフバランスのための短時間勤務制度や在宅勤務制度、非正規社員の待遇改善のための同一労働同一賃金制度などがあります。

最近は、新型コロナウイルス感染防止のため、在宅勤務制度が急激に広がりました。今後、新型コロナウイルス感染状況が落ち着いても、育児や介護をしながら仕事をしている社員や、配偶者の転勤が多い社員など、一部の社員の間では在宅勤務は定着すると見られています。

また、同一労働同一賃金制度など、企業にこれまでと違った人材の活用を求める動きは今後も出てくるでしょう。そのため、これまでのような人員配置や採用計画といった人材活用より、就業規則の変更を必要とするようなもっと踏み込んだ活用が必要となってきます。

いよいよ人事制度導入!導入方法にはどのようなスッテプがあるのか?

人事制度導入にあたっては、様々な準備が必要となります。また、導入後も定着させるために様々なフォローが大切です。具体的な方法を確認していきましょう。

人事制度の導入方法

人事制度の導入に必要なステップは、大きく分けて5つです。それぞれのステップについて順番に説明していきます。

経営理念の確認

人事制度を制定するにはまず、企業がどのように今後発展をしていきたいか、その方向性を確認していきます。その指針となるものは経営理念です。これをもとに、経営戦略や財務戦略が練られますが、同じように人事戦略も立てることで、人事制度を経営戦略に結びつけ、より企業の成長に合わせた制度をつくることができます。

現状把握

人事制度の方針が決まったら、次は人事面の改善点を把握しましょう。経営戦略を進めるにあたり、社員の能力を引き出すのに必要な制度は何か、より効率よく仕事をするために必要な制度は何かといった視点で人事課題を探していきます。

具体的には、社員から意見を聞いてもよいでしょう。社外のコンサルティング会社や社会保険労務士などの専門家の意見を聞くことも効果的です。

制度設計

人事課題がはっきりした後は、具体的な制度にしていきます。まずは3大要素部分から設計していき、それを補完するように他の制度を決めていきましょう。それぞれの制度は業界によって様々です。自社にとってどの様な制度が活用できそうか、外部の専門家などの意見も聞きつつ、他社の事例を参考にすることも大切になります。

また、社宅制度やリフレッシュ制度といった福利厚生制度や研修制度といった教育制度は多くの種類があり、様々な企業がサービスを提供しています。そのため、よく社員のニーズを聞いたうえで、数社のサービスを比べて見るとよいでしょう。

シミュレーション

大まかな制度が設計出来たら導入前にシミュレーションを行います。実際に運用してみて不都合がないかを確認しましょう。一度運用を始めてしまうと、制度によってはなかなか変更ができないものもあります。

そのため、人件費や労働生産性など効果がどのくらい出るのかしっかりと確認することが大切です。また、社員への説明も行い、待遇の悪くなる社員への移行期間を設けるなど、新制度移行に伴う地ならしを行いましょう。

導入とブラッシュアップ

人事制度の設立や変更は、社員の待遇やキャリアプランに大きな影響を与えます。そのため、常に課題を見つけ、改善していくことが大切です。そして、制度を浸透させ、より効果的な運用を目指していきます。

人事制度の導入や変更による副次効果

人事制度の導入や変更は、新しい人事課題をもあぶり出しますが、同時に各部署や個々人の長所や短所、能力やポテンシャルなど様々なものが可視化されます。

そのため、これらの運用結果を基に、補充すべき人材の特徴を的確に把握することが可能です。その結果、採用や人員配置のミスマッチを防ぐだけでなく、採用の効率化や離職の防止といった効果も期待できます。

人事制度導入時の注意点

近年の人事制度は、社会情勢の激しい変化についていくためのいわば先手を打つような制度設計が多くなっています。

そのため、社員になぜその制度が必要なのか伝わらず、なかなか制度が定着しないといった問題があります。順調な制度定着のため、人事制度の導入にあたっては、その必要性を社会情勢の今後の見通しと併せて説明する機会を持つとよいでしょう。

また、急激な変化に社員が戸惑わないよう移行期間や調整期間を設け、少しずつ移行していくことが大切です。

人事制度は人材活用の要です

今回は、人事制度の基本的な構造と活用方法について説明しました。

今後、社会情勢や経済情勢は目まぐるし変化していくことが予想されます。これからの人事は、これらの変化に先んじて対応することが求められます。

これからの社会の中で、企業として発展していける人事か、まずは人事制度の見直しから始めて見てはいかがでしょうか。

人事ZINE 編集部

人事ZINE 編集部