【無料テンプレート付】新卒に送る内定通知書の書面・メールでの書き方を解説|内定通知するタイミングや注意点もご紹介

「新卒学生に内定を出したものの、内定通知書についてどう取り扱えばいいか困っている」
「そもそも内定通知書の役割が分からない」
「内定通知書の正しい書き方を知りたい」

など、採用担当の方の中には内定通知書に関して悩んだり不安に感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか?

「内定通知書」とは、企業が応募者に対して選考の結果、“内定したことを知らせる書類”です。内定から入社までの期間も長いため、新卒内定者にとっては、間違いなく自分が内定していることを証明する大事な書類です。

この記事では、内定通知書を発行する目的、タイミング、注意点を詳しくご紹介します。

ダウンロードしてすぐに使える内定通知書のテンプレートもご用意したので、ぜひ参考にしてくださいね。

目次

内定通知書が必要な理由

まずは内定通知書についての理解を深めるため、基本的なポイントを以下の順で紹介します。

  • そもそも内定通知書とは?
  • 企業の目的は、自社への入社意思を確定してもらうため
  • 内定通知書を発行することで、企業は法的な制約を受ける
  • 内定通知書の発行自体は、法的義務はあるわけはない

そもそも新卒の内定通知書とは?

新卒への内定通知書とは、企業が学生を採用するにあたって、”内定”の意思を書面で示したものです。企業は新卒採用を実施するにあたり母集団形成、選考とフローを進み、最終面接を終えて企業が採用したい学生に、内定を書面で通知します。

内定通知書は学生に対して、書面を通して自社で働いて欲しい旨を正式に伝えるものです。

企業の目的は、自社への入社意思を確定してもらうため

内定通知書を新卒学生に渡す(郵送・対面で手渡しの場合など様々)目的として、応募者である学生に対して、自社への入社意思を確定してもらうことが挙げられます。入社意思の確定がなされないままでは、内定承諾数がいつまで経っても確定できません。

また同時に採用では競合も沢山いるため、採用したい学生が他社に行かないようにする狙いもあり、”クロージング”の役割もあります。

もし内定辞退数が予想よりも多く、目標採用人数に不足が生じると判断した場合、早急に年度内の次の採用クールの準備をする必要があり、把握自体が遅ければ手遅れになるリスクもあります。

以上を踏まえて、自社への入社意思を確定してもらうためにも、学生に内定通知書を送付する必要があります。

内定通知書を発行することで企業は法的な制約を受ける

内定通知書を含めて”内定を出す行為は法的に労働契約”とされ、入社予定日を就労の始期とする『解約権留保付労働契約』として扱われます。企業は学生に内定を出すことで法的な制約を受けることになります。

一度出した内定を取り消したい場合は、正社員の解雇同様、合理性のある理由が必要となります。一度内定を出した学生の同意なく内定を取り消すことは難しくなるので予め把握しておきましょう。

内定通知書の発行自体は、法的義務はあるわけではない

内定通知書の発行自体には法的義務はなく、様式・記載項目・発行時期にも正式な決まりはありません。

しかし、内定通知を学生に送付することは企業側にも学生にもメリットがあります。口頭よりも書面の方が「自社に入社してほしい」というアピールが学生に伝わりやすいこと、また、双方の同意を書面に残しておくことがトラブル回避につながります。

内定通知書と採用通知書・労働条件通知書との違いは?

内定通知書の他に採用通知書や労働条件通知書と呼ばれる書類が存在します。それぞれの書類の違いや目的を理解しましょう。

【採用通知書】
内定通知書を送り、応募者から承諾を得た後に送る書類が採用通知書です。ただし採用通知書に法的な定義はないため、内定通知書のみを送るという企業が多いです。

【労働条件通知書】
事業主が労働者と雇用契約を結ぶ際に交付する書類のことで、労働条件を労働者に明示するものです。労働基準法の第15条第1項と労働基準法施⾏規則第5条には「労働者を採用するときには労働条件を明示しなければならない」と定められています。

内定通知書を出すまでの流れ

内定通知書を出すまでの一般的な流れは以下の通りです。

このフローは一概に定まったものではないため、企業の環境や目的によって異なります。企業と学生の状況によって柔軟な対応が必要になります。

①学生に簡易的な様式で連絡する

内定の連絡は一般的にメールか電話で行います。その際、内定通知書等の書類を送付することも先に伝えることが好ましいでしょう。

②内定通知書を発行する

学生の内定承諾の意思確認ができれば内定通知書を発行します。内定通知書は問い合わせ先や返送期日を記載します。

③内定通知書を郵送する

学生が企業に対し、内定を承諾・入社を誓約するための内定承諾書や、労働条件を労働者に明示する労働条件通知書などの各種関連書類を同封する場合があります。

④学生から内定受諾書の記入がされ、返送を受け取る

書面にて改めて学生の内定承諾の意思を確認します。場合によってはここで辞退されることもあります。

⑤以降、労働条件の通知・入社式などのフローに進む

内定通知書で伝える項目

では実際に内定通知書を作成する場合、どんな内容を入れるのが適切なのでしょうか?内定通知書には決まった書式はありませんが、項目として入れ込んだほうが好ましいポイントがいくつかあります。

ここからは内定通知書で、伝えるべき必須項目と伝えたほうが良い推奨項目をそれぞれ紹介します。

内定通知書で伝えるべき必須項目

内定通知書に必ず入れるべき必須項目は以下の通りです。

①採用決定について

内定通知書では採用が決定したことを応募者に伝えるのが一番の目的です。採用試験に応募してくれた感謝の気持ちも忘れず入れましょう。

内定通知書は一般的に郵送することが多いですが、応募者に少しでも早く結果を伝える場合はメールで送ることも可能です。ただしメールの場合は後日正式に内定通知書を郵送するのが好ましいです。

②入社日・出社日

内定通知書には正式な入社日・出社日も記載するようにしましょう。

また万が一内定を辞退する場合は、入社日の2週間前までに連絡してもらえるよう期限を記載するのも忘れずに。(法律上、内定者は就業開始日から2週間前までは辞退することができます。)

③必要提出書類・返送期限日

新卒内定者にとっては初めての書類です。返送が必要なものは何か、それはいつまでに返送しなければならないか記載しましょう。

④内定取り消し事由

万が一、応募者に対して企業側が内定を取り消す場合も内定通知書に事由の記載が必要です。予めこういう場合(例えば以下の例の場合)は内定を取り消しする旨を記載しておきましょう。

内定通知の連絡を受けた段階で、内定者は就職活動を止めている可能性もあります。よっぽどの事情がない限りは内定取り消しは避けましょう。

内定通知書で伝えたほうがよい項目

“内定通知書”に入れた方が好ましい項目は以下の通りです。

①応募のお礼

「数ある企業の中から応募していただきありがとうございます」など、感謝の気持ちを入れることは、会社の良い印象につながるので忘れずに伝えましょう。

②労働条件

労働条件通知書(事業主が労働者と雇用契約を結ぶ際の書類)を送付しない場合は、内定通知書の項目に労働条件を記載するようにしましょう。入社してから「認識していた条件と違った」など内定者とのトラブルを防ぐためにも提示するのが良いでしょう。

③これからのスケジュール

内定者が入社までの全体的なスケジュールを理解できるように、今後の大まかな流れも一緒に入れるようにしましょう。先の流れを見える化することは、内定者の安心感にもつながります。

内定通知書のテンプレートはこちらから

内定通知書の見本となる文例も記載したテンプレートは以下で確認できます。ダウンロードしてWordファイル形式でご利用いただけます。

【Wordテンプレート】内定通知書
【Wordテンプレート】内定通知書
内定通知書の見本となる文例も記載したテンプレートをダウンロードできます。 ダウンロードしてWordファイル形式でご利用いただけます。

(今回は別紙として労働条件の記載がされたフォーマットも合わせてダウンロードできます。本記事の内定通知書だけでなく、労働条件の書面での通知も合わせて行ってくださいね。)

いつ内定通知書送付はすればいいの?

新卒の学生に対して内定通知書を送付するのに定まった時期はありませんが、好ましいタイミングとしては以下の3つです。

  • 一般的な時期→4月から6月がピークな場合が多い
  • 一般的なタイミング→簡易的に伝えてから1週間から10日間程度
  • 一般的な内定承諾期限→送付してから1週間から1ヶ月程度

一つずつ詳しく紹介していきます。

【一般的な時期】4月から6月がピークな場合が多い。時期は経団連のルールから由来する。

内定通知書を送付するのに定まった時期はありませんが、一般的に内定通知を送付する時期は、経団連(日本経済団体連合会)が定めた就活ルールが少なからず関係してます。

経団連が定めた就活ルールでは、正式な内定が出るのは卒業・修了年度の10月1日以降とされています。一方で、経団連非加盟企業は独自のスケジュールで採用活動を行うことが多いため、業界や企業によって内定が出る時期はもう少し早まる場合もあります。

その上で、一般的には4月から内定を出す企業が目立つようになり、6月でピークに達する傾向があります。これらの理由から内定通知書(厳密には9月までは内々定通知書)は、4月〜6月にかけて出ることが多いです。

【一般的なタイミング】メールや電話で簡易的に伝えてから、1週間から10日間ぐらいで発行

内定通知書を送付するにあたり、まずは企業が採用したい学生に対して内定を出す意思決定する必要があります。その後、書面以外(対面の口頭・電話・メールなどの簡易的な様式)で学生に内定した旨を通知した後に、1週間から10日間程度で内定通知書を発行します。

この間、学生の内定承諾の意思表示を確認するタイミングは企業により異なります。場合によっては、本気度を知ってもらうために最終面接時に発行し説明するケースや、電話など簡易的な様式で同意形成されるケースなど様々です。

内定通知書を送付するタイミングで重要なことは、学生の内定辞退リスクを回避するために、承諾が得られそうなタイミングでなるべく早く通知する必要があります。

例えば、企業が内定の意思決定をしてから、内定通知書を送付するまで時間が経ち過ぎると、学生の内定承諾するモチベーションも下がりやすくなってしまう可能性があるため注意です。企業は内定の意思決定をした学生に対し、最も意向が高い状態の時など、適切なタイミングで出来るだけ早く内定通知書を出す必要があります。

【一般的な期限】内定承諾書が大体1週間から1ヶ月程度の提出期限

内定通知書を送付した際に、学生が内定承諾するか否かの意思表示の一般的な期限は、1週間から1ヶ月程度の期限を設定する企業が多いようです。

早すぎると『焦っている』という風に思われたり、長すぎると『気持ちが緩んでしまう』ことが起きる可能性があるので、適宜調整する必要があります(長い場合、その間コミュニケーションを取るなど対策が必要です)。

また、競合の状態を聞くことも大事です。それによって、期限も変える必要性が出てきます。内定承諾を待つ必要性がある場合は期限を共有した上で「じっくり選んでほしい」という一言があるだけで、学生の心象は全く変わります。

内定承諾期限を設定する理由の1つとして、目標採用人数に対して、現状どれくらい『確定』しているかを把握し、その差分を対策する必要性が挙げられます。

例えば極端な例ですが、内定承諾期限を設定せずに、学生に対して「あなたの意思が決まるまで待つから、入社意思が定まったら連絡してね。」といったコミュニケーションを行うとします。

その結果、入社日まで残り1ヶ月になった段階で内定承諾が曖昧な学生が一気に「やっぱり内定辞退します。」といった状況になってしまうリスクがあります。

そして、次のクールを回すなどの対策をある程度計画的に間的な余裕もなく、年度内の採用を終了してしまい、目標採用人数に達していたはずなのに、一気に未達になってしまったなどということも起こりえます。

学生の内定意思の強さによってタイミングや方法を変えることも有効

学生が他の企業からも内定をもらっていて迷っていたり、内定意思の動機付けが弱い場合、企業都合で内定通知書を単純に送付するだけでは、辞退される場合もあります。

その理由の1つとして、企業が学生に内定出しをすることで、双方の立場に変化が生じたことが挙げられます。

承諾の意思確認の前に、内定したことを学生に伝えることで、学生は現在並行して選考が進んでいる企業などと比較し、学生が企業を『選ぶ』立場になります。(企業が合理的な理由なく内定を取り消せない理由も関係します)。

それにより、選考時点では見えづらかった学生の不安や疑問などの、本音の部分が顕在的になり、企業は学生の本音と向き合う必要が出てきます。つまり、内定通知書を送る方法やタイミングは、学生の状況や意思に合わせるのが最適です。

学生の本音と向き合ってコミュニケーションをとる方法の一例を紹介します。

電話で内定した旨を伝えた後に、メールで以下のように伝えてみてはいかがでしょうか?

「内定通知書を対面で説明しお渡ししたいのですが、もしご都合が宜しければ、当日先輩社員とランチに行きませんか?〇〇さんが選考の時に気にしていた実際の社員の雰囲気や、働く上での不安などを遠慮なく聞いていただく機会にしたいと思っています!」

学生の本音と向き合う場を設けることは、何より学生の安心感につながりますし、企業側にとっても学生を知る良い機会です。これらのことを踏まえると、内定通知書は学生のモチベーションを見ながら、できる限り1人1人に合わせて渡すことが重要です。

メールでの内定通知

内定通知の方法は電話や郵送だけでなくメールで送ることも可能です。メールでの内定通知は応募者に早く結果を伝えることができるのがメリットです。

記載内容は、内定通知書の文面と大きくは変わりませんが、以下のポイントに注意して作成しましょう。

  • 件名を見ただけで本文の内容が分かるようにする
  • 事務的な文章だけでなく、感謝の気持ちが伝わるような丁寧な文章にする
  • 大切なことを簡潔に分かりやすく伝える
  • 内定通知書と同様、日程などの情報に誤りがないか確認する
  • 送る時間帯にも気を配る

メールでの内定通知文例

ここからは実際にメールで内定通知を送る際の例文を紹介します。自社に合わせたものをぜひご活用ください。

内定通知書の目的を理解し自社にマッチした新卒を採用しよう!

今回は、新卒の内定通知書への理解を改めて整理した上で、見本となるようなテンプレートも紹介しました。

内定通知書は応募者に採用の合否を伝えるだけでなく、内定を承諾してもらい、入社を確実とする目的もあります。それを理解した上で大切なのは以下の3点です。

  • 採用担当者が選考から学生の意思や本音と向き合う必要性があること
  • 学生の状況やモチベーションに合わせて内定通知の方法やタイミングも変えること
  • メールで内定通知を送る場合は、文面だけでは伝わりにくいのでオファー面談で内定承諾を後押しすること

応募者は性格や状況もさまざまなので、採用担当者はその人に合った柔軟な対応が重要です。

ぜひ、本記事の内定通知書の見本となるテンプレートも参考にして、自社に合った内定通知書を作成していきましょう。

横山 大将

横山 大将

株式会社i-plug 法人マーケティング部 『人事ZINE』の運営を担当。 フリーランスとしてオウンドメディアの企画運営、webサイト制作のUX設計など約3年間携わり、現在に至る。人事の方々のお役に立てるメディアを作っていきます。