【無料テンプレート付】新卒に送る内定通知書の見本を紹介!

採用担当の方の中で、新卒学生に内定出しをしたものの、内定通知書についてどう取り扱えばいいか困っている方もいるのではないでしょうか?

採用担当者としての経験が浅ければ、内定通知書の役割や書き方なども含めて困ってしまう場合もあると思います。また、学生に書面で内定を通知するにあたり、どこかミスしていないか不安になってしまう場合もあるでしょう。

今回は、内定通知書への理解を改めて整理した上で、見本となるようなテンプレートも紹介します。

さらに採用したい学生に内定承諾してもらうにあたって、想定されるケース毎に内定通知を出すタイミングも紹介していきますので、合わせてお役に立てれば幸いです。

内定通知書が必要な理由

内定通知書についての理解を深めるため、基本的な整理を以下の順で紹介します。

  • そもそも内定通知書とは?
  • 企業の目的は、自社への入社意思を確定してもらうため
  • 内定通知書を発行することで、企業は法的な制約を受ける
  • 内定通知書の発行自体は、法的義務はあるわけではない

そもそも新卒の内定通知書とは?

新卒の内定通知書とは、企業が学生を採用するにあたって、『内定』の意思を書面で示したものです。

新卒採用を実施するにあたり、採用広報、企業説明会、選考とフローを進み、最終面接を終えて企業が採用したい学生に、内定を書面で通知します。

内定通知書を学生に提出することで書面として初めて、学生に自社で働いて欲しい旨を通知します。

企業の目的は、自社への入社意思を確定してもらうため

内定通知書を新卒学生に渡す(郵送、対面で手渡しの場合など様々)理由の1つとして、選考への応募者である学生に対して、自社への入社意思を確定してもらうことが挙げられます。

入社意思の確定がなされないままでは、内定承諾数がいつまで経っても確定できません。

例えば、内定通知書を学生に渡して内定承諾の期限を設定して返事をもらわないことには、内定承諾数がいつまで経っても把握できません。

もし内定辞退数が予想よりも多く、目標採用人数に不足が生じると判断した場合、早急に年度内の次の採用クールの準備をする必要があり、把握自体が遅ければ手遅れになるリスクもあります。

また、同時に採用競合との兼ね合いもあり、自社への関心を下げてしまうことで採用したい学生が他社に行かないようにする狙いもあるので、ある種の『クロージング』と言えるかもしれません。

以上を踏まえて、自社への入社意思を確定してもらうためにも、学生に内定通知書を送付する必要性があります。

内定通知書を発行することで企業は法的な制約を受ける

内定通知書を含めて『内定』を出す行為は、法的には労働契約とされ、入社予定日を就労の始期とする『解約権留保付労働契約』として扱われます。

企業は学生に内定を出すことで法的な制約を受けることになります。

一度内定を学生に出したものの、内定を取り消したい企業は、正社員の解雇の場合と同じように合理性のある理由が必要になります。原則として一度内定を出した学生の同意なく取り消すことは難しくなることは留意点として挙げられます。

内定通知書の発行自体は、法的義務はあるわけではない

内定通知書の発行自体には法的義務がなく、様式、記載項目、発行時期も法的に定まったものはありません。

しかし、発行自体の法的な義務はないものの、内定通知を学生に送付することは、企業から学生に対して、口頭だけでは伝わり辛い入社して欲しいフォーマルな意思などを伝え、トラブルを回避するための双方向の同意を書面という形で残しておくのには必要な様式であると考えられます。

内定通知書を送付する時期はいつ?

新卒の学生に対して内定通知書を送付するのに定まった時期はありませんが、以降3つの観点から紹介していきます。

  • 一般的な時期→5月から7月がピークな場合が多い
  • 一般的なタイミング→簡易的に伝えてから1週間から10日間程度
  • 一般的な内定承諾期限→送付してから1週間から1ヶ月程度

【一般的な時期】4月から6月がピークな場合が多い。時期は経団連のルールから由来する。

内定通知書を送付するのに定まった時期はありませんが、一般的に内定通知を送付する時期は、経団連が定めた就活ルールが少なからず関係します。

経団連が定めた就活ルールでは、正式な内定が出るのは卒業・修了年度の10月1日以降とされています。経団連以降、政府が主導で定める就活ルールに関しても、当面は現行ルールが踏襲されるとしています。

一方で、外資系企業やベンチャー企業など、経団連非加盟企業を中心に独自のスケジュールで採用活動を行う企業があるため、業界や企業によって内定が出る時期が異なります。

その上で、一般的には4月から内定を出す企業が目立つようになり、6月でピークに達する傾向があります。

ですので、経団連から踏襲した現行の就活ルールでは、内定通知書(厳密には9月までは内々定通知書)を送る時期は、4月〜6月にかけて多くなるでしょう。

【一般的なタイミング】メールや電話で簡易的に伝えてから、1週間から10日間ぐらいで発行

一般的な内定通知書を送付するタイミングは、まずは企業が採用したい学生に対して内定を出す意思決定する必要があります。

その後、書面以外(対面の口頭・電話・メールなどの簡易的な様式)で学生に内定した旨を通知した後に、1週間から10日間程度で内定通知書を発行します(この間、学生の内定承諾の意思表示を確認するタイミングは企業により異なります。場合によっては、本気度を知ってもらうために最終面接時に発行し説明するケース、電話など簡易的な様式で同意形成されるケースなど様々です)。

内定通知書を送付するタイミングで重要なことは、学生の内定辞退リスクを回避するために、承諾が得られそうなタイミングでなるべく早く通知する必要があります。

例えば、企業が内定の意思決定をしてから、内定通知書を送付するまで時間が経ち過ぎると、学生の内定承諾するモチベーションも下がりやすくなってしまう可能性があります。

ですので、企業が内定の意思決定をした学生に対し、最も意向が高い状態のときなど、適切なタイミングで出来るだけ早くに内定通知書を出す必要があります。

【一般的な期限】内定承諾書が大体1週間から1ヶ月程度の提出期限

内定通知書を送付した際に、学生が内定承諾するか否かの意思表示の一般的な期限は、1週間から1ヶ月程度の期限を設定する企業が多いようです。早すぎると『焦っている』という風に思われたり、長すぎると『気持ちが緩んでしまう』ことが起きる可能性があるので、適宜調整する必要があります(長い場合、その間コミュニケーションを取るなど対策が必要です)。

また、競合の状態を聞くことも大事です。それによって、期限も変える必要性が出てきます。内定承諾を待つ必要性がある場合は期限を共有した上で「じっくり選んでほしい」という一言があるだけで、学生の心象は全く変わります。

内定承諾期限を設定する理由の1つとして、目標採用人数に対して、現状どれくらい『確定』しているかを把握し、その差分を対策する必要性が挙げられます。

例えば、かなり極端な例ですが、内定承諾期限を設定せずに、学生に対して「あなたの意思が決まるまで待つから、入社意思が定まったら連絡してね。」といったコミュニケーションを行った結果、入社日まで残り1ヶ月になった段階で内定承諾が曖昧な学生が一気に「やっぱり内定辞退します。」といった状況になってしまうリスクがあります。

結果、次のクールを回すなどの対策をある程度計画的に間的な余裕もなく、年度内の採用を終了してしまい、目標採用人数に達していたはずなのに、一気に未達になってしまったなんてことも起こりうるリスクがあります。

内定通知書のテンプレートはこちら!

内定通知書の見本となる文例も記載したテンプレートは以下で確認できます。ダウンロードしてWordファイル形式でご利用いただけます。

【Wordテンプレート】内定通知書
【Wordテンプレート】内定通知書
内定通知書の見本となる文例も記載したテンプレートをダウンロードできます。 ダウンロードしてWordファイル形式でご利用いただけます。

※留意点として、企業が労働者を採用するときは、義務として賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければなりません。労働条件のうち特に賃金に関する事項等5項目については書面で明示しなければなりません(労基法第15条)。

今回は別紙として労働条件の記載がされたフォーマットも合わせてダウンロードできます。

内定承諾してもらうために、ケース毎に内定通知書を出すタイミングを紹介

内定通知書を出すフローとして、一般的に以下のステップが挙げられます。

  1. 学生に簡易的な様式で連絡する(メール、電話など)。
  2. 学生の内定承諾の意思確認ができれば内定通知書を発行する。
  3. 内定通知書を郵送する(内定承諾書、雇用条件通知書など各種関連書類を同封する場合も)。
  4. 学生から内定受諾書の記入がされ、返送を受け取る(書面での内定承諾の意思確認)。
  5. 以降、労働条件の通知、入社式などのフローに進む。

上記のフローは一概に定まったものではなく、企業の環境や目的により様々であり、企業と学生のケース毎の対応が必要です。

以降、企業が採用したい学生に内定承諾してもらうために、ケース毎に内定通知書を出すタイミングを紹介していきます。

【学生の内定承諾意思に迷いがある・弱い】事前の動機付けが必要

学生の内定承諾意思するにあたり迷っていたり、動機付けが弱い場合は、学生の状態を観察しないで企業都合のみで内定通知書を単純に送付するだけでは、承諾がなされずに辞退される場合も出てくるでしょう。

その理由の1つとして、企業が学生に内定出しをすることで、双方の立場に変化が生じたことが挙げられます。

承諾の意思確認の前に、内定したことを学生に伝えることで、学生は現在並行して選考が進んでいる企業など、相対的な選択肢を持つという認識度合いが強くなり、学生が企業を『選ぶ』立場が顕著になります(企業が合理的な理由なく内定を取り消せない理由も関係します)。

それにより、選考時点では見え辛かった学生の不安や疑問などの、本音の部分が顕在的になり、企業は学生の本音と向き合う必要が出てきます。

学生の本音と向き合ってコミュニケーションする方法の一例を挙げると、電話で内定した旨を伝えた後に、その後メールで「内定通知書を対面で説明して渡したいです。もしよければ、そのタイミングで〇〇さんが、入社すれば関わるであろう先輩社員と当日ランチに行きませんか?〇〇さんが選考の時に気にしていた実際の社員の雰囲気や、働く本音を聞いてもらえると幸いです。もちろん、選考は終わっているので、特別なことがない限り不採用になることはありません。〇〇さんの疑問や不安を解消する場として利用してください。」

などを伝えて、学生の本音と向き合う場を設けるのも有効でしょう。

ですので、内定通知書を送付する前に、学生の状態を知るためにもコミュニケーションが必要であり、学生のモチベーションを見ながら、できる限り1人1人に合わせた内定通知書の渡し方が必要になってきます。

【学生の内定承諾意思が強い】送付していいが、内定出ししていいか最終確認を!

学生の内定承諾意思が強い場合、どのケースにも言えるかもしれませんが、そもそも内定出ししていいか最終確認が必要でしょう。

理由は、内定承諾書には法的に企業に対して制約が発生し、一度内定を出した学生に対して合理的な理由がない場合、取り消しが難しいからです。

極端な例で言うと、内定辞退を見越して、目標採用予定人数に対して明らかに多くの学生に内定出しをしてしまった結果、採用目標人数を大きく超えて内定承諾がなされてしまうと、必要以上に採用してしまうリスクが生じてきます。

内定出しをする際は、そもそも採用することを迷う学生に対して、「この学生は多分承諾してくれるだろうな。」といった承諾の可能性が高い理由のみで最優先に内定を出すのではなく、採用したい人物像と最終面接に残った学生の相対的なレベル感などを加味した上で、優先度を調整する必要があります。

また、優先度を調整し、採用決定人数を統制しやすくするためにも、採用担当者ができるだけ1人の学生と向き合って、選考から並走して、学生との内定承諾意思を一緒に固めたり、考えて行く必要があります。

最後に

今回は、新卒の内定通知書への理解を改めて整理した上で、見本となるようなテンプレートも紹介しました。

また、ケース毎に内定通知を出すタイミングも紹介しましたが、内定承諾を加味した上で、内定通知書を学生に渡すタイミングを見極めるには、採用担当者が選考から学生と並走して、1人1人の学生の本音と向き合う必要性がありました。

ぜひ、本記事の内定通知書の見本となるテンプレートを参考にして、自社の内定通知書を作成していきましょう。

<< 内定通知書のテンプレートをダウンロードする >>

横山 大将

横山 大将

株式会社i-plug 法人マーケティング部 『人事ZINE』の運営を担当。 フリーランスとしてオウンドメディアの企画運営、webサイト制作のUX設計など約3年間携わり、現在に至る。人事の方々のお役に立てるメディアを作っていきます。