【採用担当者向け】内定後オファー面談で辞退者を減らすための課題整理とアイデアを紹介!

「せっかく採用したい学生に内定出しをしたのに、結局内定辞退されてしまう。。。」

内定後のオファー面談で、辞退者が予想を超えて出てしまい頭を抱える採用担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか?

採用初期の広報、母集団形成、選考など数々のステップを経て、苦労して内定を出した学生に「検討の結果、辞退します。」と言われないにはどうすれば良いか悩むことは多々あるかと思います。

今回は、内定後のオファー面談で辞退者を減らすために、辞退される要因などを整理しつつ、内定を出した学生に『選ばれる』アイデアを紹介します。

内定後のオファー面談を見直すことで、自社の採用活動のお役に立てると幸いです。

そもそもなぜ、内定後の面談が必要なの?

まずは、そもそもなぜ内定後の面談が必要になるか、改めて以下のように整理していきます。

  1. 【目的を整理】辞退者を出さず内定者の入社を実現すること
  2. 【採用環境を知る】現在は売り手市場で学生優位
  3. 【結論】内定辞退される前に対策しないといけない

では、順に紹介します。

目的は、辞退者を出さず内定者の入社を実現すること

内定後のオファー面談の目的は、内定を出した学生に対して、内定承諾をしてもらうことです。

内定後のオファー面談で抑えておくべきポイントは、内定出し後では、より学生の本音と向き合う必要性が挙げられます。

理由は、内定出し前の『選考される』学生の立場から見ると、できるだけ良い印象を与えて内定を勝ち取るために、選考の場では本音の質問をすることができない傾向もあるためです。

そのため、内定後のオファー面談では本当に聞きたかった質問や漠然とした不安、悩みなど、『本音の部分』が出てくる場合もあります。

例えば、「この会社で本当にいいのか」「実際にはどの部署、エリアに配属されるのだろうか(実は配属希望が少なからずある)」などの選考の場では聞きにくい漠然とした悩みや疑問が想定されます。

内定辞退という結果にならないためにも、内定後のオファー面談では、今まで以上(初回接点〜選考まで)に学生の本音と向き合う必要があるでしょう。

現在の採用環境は売り手市場で学生優位!

学生と向き合う必要性があると言えるのは、現在の採用環境からも同様のことが言えます。現在、新卒採用市場は売り手市場であり、学生優位な採用環境と言われています。

エントリー社数の推移を見ると15年間で約61.1社減少

新卒採用サポネット データ集から一部抜粋

例えば、新卒採用サポネットによれば、学生の『エントリー数』の過去15年間の推移を確認しても、約61.1社減少しており母集団形成において企業優位な時代から学生優位な傾向が強まった見方ができます。

つまり、現在の採用環境は学生優位であり、企業は相対的に『選ばれる』立場になりやすい傾向があります。

内定辞退率を見ると過半数の内定取得者が内定辞退を経験


就職未来研究所 就職プロセス調査 (2020年卒)から一部抜

内定辞退率単体の指標で確認すると、就職未来研究所によれば、19卒を対象とした内定辞退率は67.8%とされており、過半数の内定取得者が内定辞退を経験していることが挙げられます。

企業優位の採用環境と比較してみると、現在は企業の採用意欲も高い状態であるので、一般的に人気とされる学生(高学歴や理系などの希少人材)には特に多くの内定が集中しやすく、学生全体としてみても内定取得しやすい採用環境と言われています。

内定辞退される前に対策しないといけない

  • 『内定出し後に学生の本音が出て来やすい』
  • 『そもそも現在の採用環境が学生優位であり、企業は選ばれる立場になりやすい』

以上の2点を踏まえて内定後のオファー面談の対策の重要度は高いでしょう。

それに加えて、内定辞退前と後で比較すると、学生に内定を辞退された後からでは、採用担当者ができることはかなり限られてきます。

これらのことから、内定辞退を軽減し、自社にとって本当に採用したい学生に入社してもらうためにも、企業が『選ばれる』工夫が必要になってきます。

【事前準備】内定後面談で必ずしなければならないことを確認

企業が『選ばれる』工夫を紹介する前に、内定後のオファー面談前後で必要な事項を事前確認しておきます。

内定後のオファー面談の際に、内定通知書や労働条件を通知する書類などの準備が必要です。

例えば内定通知書では、学生に内した旨を書面として伝えます。内定を伝えること自体は、電話やメールなどの手段を使っても行えます。しかし、内定を伝えること自体は電話やメールで行い、内定通知書をあえて郵送せずに、内定後のオファー面談で直接渡し、コミュニケーションすることで企業の本気度や、学生の安心感に繋がる工夫などがあります。

内定通知書自体は発行義務はありませんが、労働条件を一部書面で通知する義務があり、内定後のオファー面談で合わせて伝える方法もあります。

内定通知書や労働条件記載の義務に関しては、以下の関連記事から詳細を確認できます。

<<【無料テンプレート付】新卒に送る内定通知書の見本を紹介! | 人事ZINE>>

内定辞退対策するためにはまず、学生と向き合う必要性あり

内定を出した学生から『選ばれる』ためには、学生を理解し、向き合っていく必要があります。以降、学生を理解するために、学生が企業との初回接点からどのタイミングでその企業で働きたいと思ったかを紹介します。

【学生へ調査した結果】内定後のオファー面談だけではなく、内定より前から向き合う必要あり

学生が企業との初回接点からどのタイミングでその企業で働きたいと思ったのでしょうか?

株式会社ディスコの調査によると、以下の結果があります。

  • 面接等の選考試験を重ねていく中で徐々に(28.2%)
  • セミナー・会社説明会に参加したとき(22.0%)
  • インターンシップに参加したとき(19.8%)
  • 内定が出てから 就職活動を始める前から(9.8)
  • 内定が出てから(8.1)
  •  OB・OG訪問やリクルーター面談のとき(7.8)
  • 就職情報サイト等で掲載情報を目にしたとき(2.9%)
  • 入社案内、採用HPなどに接したとき(1.2%)
  • その他(0.1%)

『面接等の選考試験を重ねていく中で徐々に』『セミナー・会社説明会に参加したとき』

などを踏まえて、過半数の学生は、内定出しの前から働きたい意向を固めていくことがわかります。

以上のことから、学生と向き合うということは、内定後のオファー面談だけではなく、内定より前の時点で向き合う必要性が挙げられます。

【企業へ調査した結果】内定辞退が生じる原因は?

文部科学省による調査では、企業に対して内定辞退が生じる原因についてアンケートをとったところ、「学生自身の業界研究・企業研究が不十分」 について、「そう思う」「どちらかといえばそう思う」との回答が(61.5%)と最も多く、次いで「産業・就職構造の変化や景気動向の影響」(55.2%)も2番目に企業が内定自体が生じる原因に当てはまる結果になり、学生自身や採用環境の原因により内定辞退が生じているとしている傾向が見られました。

これらの調査を踏まえて、より早いタイミングから学生の入社意向を形成していくためにも、企業は内定出しのタイミングより前から学生と向き合って『選ばれる工夫』始める必要があります。

そして、学生に可能な限り並走して、業界や企業のことを理解を促す必要があり、学生の本音と向き合っていく必要性があるでしょう。

『選ばれる』ため、採用担当者ができること。内定辞退される3つの要因と対策の一例を紹介!

では、企業は学生から『選ばれる』ために、できることは何なのでしょうか?

内定辞退の要因と対策ごとに、以下の3点を抑えておくことが重要でしょう。

  • 【要因と対策①】内定が軽い → 学生にとって意味のある重みを!
  • 【要因と対策②】自社の魅力を伝えられていない→ 学生にとって魅力的になるような伝え方の工夫を!
  • 【要因と対策③】クロージングが一方的→ タイミングと駆け引きを見直そう!

以降、順に紹介します。

【要因と対策①】内定が軽い → 学生にとって意味のある重みを!

学生に内定辞退される要因の1つ目として、『内定が軽い』ことが挙げられます。

理由は、選考などで、可能な限りの相互理解を行った末に受け取った内定と、表面的な質疑応答だけであっさりと受け取った内定では、必然的に学生が感じるありがたみや特別感などに差が生じるためです。

『内定が軽い』要因への対策は、『理解度・本音感』などを含めてオファー面談することが重要でしょう。

『理解度・本音感』では、初回接触でのエントリーシートなどの基本情報を見てから、面談や選考で相互理解をしていった結果、「色々なことを話したけど、この企業から内定をもらえたんだ。」と感じてもらえるような取り組みが必要でしょう。

例えば、「選考していく中で、やはりあなたの〇〇なところが、自社の〇〇な仕事の環境で活躍できると感じました。」など、きちんと本音で話を進めて行った結果、学生のことを理解していた上で、内定を出している旨を伝えましょう。

以上のことから、学生から選ばれるためには、学生にとって意味があって重みのある内定を出さなければなりません。

【要因と対策②】自社の魅力を伝えられていない → 学生にとって魅力的になるような伝え方の工夫を!

学生に内定辞退される要因の2つ目として、『自社の魅力を伝えられていない』ことが挙げられます。

理由は、学生が内定を複数社保有していてこれから『選ぶ』場合、採用競合他社で働くことへの価値を相対的に落とすことで自社の価値を上げるようなネガティブトークが採用担当者の意図せずとも生じる可能性があります。

本来自社の魅力を伝えて学生を惹きつける狙いであるのに、ネガティブトークが生じれば、逆に印象が悪くなってしまい内定辞退される可能性も出て来ます。

対策としては、採用競合他社のネガティブな印象を植え付けずに、学生にとって魅力的である内容をきちんと伝える必要があります。

極端な例ですが、学生が企業を決定する要因が『新しいことへのチャレンジ』であれば、例えば営業志望の学生を口説く場合のトークとして以下の例が挙げられます。

「知名度こそは、〇〇さんが弊社と検討しているA社には届きません。A社と比べると入社後はアポイント1つ獲得するのも苦労するかもしれません。しかし、弊社は今後新しいサービスを展開していき、〇〇さんの入社後は新サービス立ち上げのフェーズを味わえると思います。〇〇さんが大切にしている『新しいことへのチャレンジ』できる環境として、私たちは力になれるかもしれません。これから、新しいサービスを通じて、A社を超える会社の歴史を一緒に新しく作っていきませんか?」など、学生が企業を決定する魅力的な要因に合わせた魅力を伝えることが重要です。

以上のことから、学生から選ばれるためには、学生にとって魅力的であるような伝え方の工夫が必要でしょう。

※個々の学生が企業を決定する要因を知る方法として、適性検査などで学生が働く上で重要視する要因を抽出しておいたり、対話を重ねる中で直接企業を決定する要因を聞くなど様々な方法があります。今回の例の場合、要因として『新しいことへのチャレンジ』を挙げましたが、企業と学生が互いに『新しいことへのチャレンジ』の意味を擦り合わせておく必要があります。特に企業は採用に関わる担当者間で、この要因が採用したい人物像の要因に含まれるのであれば、採用基準として言語化し、含まれる意味も共有しておく必要があるでしょう。

【要因と対策③】クロージングが一方的 → タイミングと駆け引きを見直そう!

学生に内定辞退される要因の3つ目として、学生の就活状況の加味せずに『クロージングが企業都合で一方的』に感じられることが挙げられます。

対策としては、クロージングが企業都合で一方的にならずに、学生の就職状況を把握しつつ、クロージングのタイミングと駆け引きの仕方を見直しましょう。

例えば、学生の第一志望が自社かつ志望度が高いと判断した場合では、タイミングとして今日、明日にでも内定後のオファー面談を設定して、面談の場で内定承諾まで行いましょう。

この設定が遅れてしまうと、採用競合への一次面接や書類選考が通過し始めて、「他社の選考が始まりそうなので同時に検討したいです」と言われるリスクが生じます。

ですので、自社への関心がピークのタイミングで、内定承諾までの導線の設定を行うことが重要です。

他の例を挙げると、採用競合のオファー面談が直近にあり、採用競合のほうが志望度が高いケースであれば、タイミングとして即時に内定後のオファー面談を設定して承諾の意思表示を催促することは避けた方がいいかもしれません。

この場合、内定承諾期限を学生と共有した上で「じっくり選んでほしい」という一言があるだけで、学生の心象は全く変わります。このように採用競合のオファー面談で即決をしないようにコミュニケーションしつつ、自社のオファー面談の実施を設定しましょう。

もしすぐに内定後のオファー面談を実施しても、自社よりも志望度が高い採用競合のオファー面談に行ってから決断すると言われてしまうリスクが生じます。

ですので、学生の志望度を把握しつつ、可能な限りコミュニケーションしながら内定後のオファー面談を設定していきましょう。

以上のことから、学生から選ばれるためには、クロージングのタイミングと駆け引きを見直す必要性が挙げられます。

終わりに

今回は、内定後のオファー面談で辞退者を減らすために、辞退される要因などを整理しつつ、内定を出した学生に『選ばれる』アイデアを紹介しました。

学生に選ばれるには、以下の3点が重要でした。

  1. 学生にとって意味のある重み出す
  2. 学生にとって魅力的になるような伝え方の工夫をする
  3. タイミングと駆け引きを見直す

今回お伝えした学生から選ばれるアイデアは、新しい採用サービスを利用する訳ではなく、コンサルタントを雇うなど新たにコストのかかる方法ではなく、採用担当者の工夫や学生との向き合い方次第で取り組むことができます。

ぜひ、学生から選ばれる内定後のオファー面談を実践してみてください!

横山 大将

株式会社i-plug 法人マーケティング部 『人事ZINE』の運営を担当。 フリーランスとしてオウンドメディアの企画運営、webサイト制作のUX設計など約3年間携わり、現在に至る。人事の方々のお役に立てるメディアを作っていきます。