採用人数の決め方:2つの視点から導き出す採用ニーズとは?

採用活動を始める上で重要なことの一つに、「自社が必要とする人材を、最初に明確にしておくこと」があると言われます。

しかし、「その人材を一体何人採用すればいいのか?」と悩んでいる採用担当者の方や、「毎年の採用人数ってどうやって決まっているんだろう?」と疑問に感じている若手の新卒採用担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は、企業が適正な採用人数を導き出す「人員(要員)計画」の考え方を示すとともに、それに従って毎年の採用人数を決定する具体的な方法をご紹介します。

採用人数はどのように決まる?【採用は人員計画を実現するための一つの手段】

人材採用というのものは、「こういう人が何人欲しい!」と思ったときにすぐに探してきて自社に雇用できるものではありません。従って、採用人数を決定するにはまず入念な「採用計画」が必要となります。

また「採用計画」と混同されやすい「人員(要員)計画」も、企業が経営戦略や事業計画を効果的に進めるために不可欠なものであり、こちらも採用人数の決定と深い関連性があります。

ここでは「採用計画」と「人員計画」のそれぞれの意義を理解しておくとともに、「採用人数の決定」にどのように関わるのかを整理しておきます。

「人員計画」はあらゆる角度からの人材管理によって企業の経営戦略を実現する企業活動

人員計画とは、端的に言うと「一定期間における企業に必要な人材とその人数を確保するための計画」のことであり、その目的は「企業の経営戦略や事業計画を実現する」ことです。

人員計画の範囲は、必要となる人材の確保、配置転換、人件費の適正化、人材の育成など多岐に渡るため、人員計画は「あらゆる角度からの人材管理」によって経営計画を実現するものと言い換えることもできます。

ここでの大事なポイントは「人員計画 ≠ 採用計画」ということです。

「人員計画」を実現する手段の1つに「採用」があり、その「採用」を成功させるための戦略を立てるのが「採用計画」と捉えるといいでしょう。

前述したよう人員計画の範囲は広く、「企業に必要な人員」を確保する手段は、社外からの人材を招き入れる「採用」だけではありません。

  • 採用:社外から自社に必要な人材を獲得する
  • 配置転換:自社の人材の異動やローテーションにより個々の能力や適性が活きる
  • 育成:自社の人材の教育・能力開発による生産性の向上
  • 業務効率化:業務システム導入や業務の簡略化、IT化(自動化、機械化)により人材不足を補完

上記のように、単純に人員を増やすというだけでなく、「育成」「業務効率化」といった生産性の向上によって「人員のギャップを解消する」というアプローチもできます。

このように人員計画には多角的な手段があるため、優先度を整理していかなくてはなりません。

例えば、自社の人材を有効活用する「配置転換」は、コストもかからず比較的容易に実施できますが、生産性やその事業に必要とされるスキルの熟練度が設定した目標に届かなければ、他の手段も必要です。

「育成」は自社での活躍に必要な能力やスキルを重点的に向上させることができ、目標達成の確実性が高い一方で、時間を要するため即効性は見込めません。

もし「中途採用」で要件を満たす人材を獲得することができれば、即効性は満足されるかもしれませんが、採用にはコストや人材リソースが必要となります。

企業の経営計画の目標や課題を細分化し、その実現や解決に向けてコストや自社の人材リソースなども加味しながら、最適な手段を選択していくことになります。

採用は人員計画を実現する一つの手段にすぎない

「採用計画」は「人員計画」の枠中にあるものなので、「採用計画」を進めるためには、人員計画の中で大枠の採用人数を定めておく必要があります。

人員計画によって「採用によって補うべき人員(人材と人数)」が決まったら、採用計画を策定していきます。

採用計画とは、「自社に必要とされる人物像や採用基準を明確にし、人員計画の実行に向けた円滑な採用を行うための計画」です。

具体的には、下記のようなことです。
・自社の事業計画に沿った採用目的の明確化・再確認
・求める人物像の設定
・最適な採用チームの構築
・採用基準や選考方法の決定
・採用スケジュールの作成

採用計画に関する詳細については以下のページでも紹介しています。


⇒「採用計画」に関する記事一覧

ここまでのポイントをまとめます。

  • 「人員計画」は、一定期間において自社に必要となる人材を確保する、または人材不足のギャップを埋める経営戦略の実現に向けた企業活動である。
  • 「人員計画」という目的を達成するための手段の一つが「採用」であり、そのために定めるのが「採用計画」である。

採用人数を決める2つの方法:企業や現場の採用ニーズを把握する

それでは人員計画から採用人数を決定する手順を具体的に見ていきましょう。

企業にとって必要な人材とその人数を導き出すには、まず企業の組織全体と各事業・部署の現場の採用ニーズの把握が必要です。

ここでは、以下2つの側面からの採用ニーズを基にした採用人数の決め方を説明していきたいと思います。

  1. 事業計画や経営戦略などの中長期的なニーズに基づいて決める方法
  2. 現場の短期的なニーズに基づいて決める方法

上記の進め方は、中途採用の場合にも新卒採用の場合にも必要ですが、将来的な活躍を見据えて時間をかけて育成していくことを前提とした新卒採用では、特に前者の採用ニーズをしっかりと把握しておくことが重要です。

以降は、特に新卒採用を念頭に置いた採用人数の決め方、採用ニーズの調査を説明します。

【事前準備】採用ニーズの調査に入る前に、自社の人員構成を把握しておく

これから自社に必要になる人材と採用人数を決定するには、まず自社の現状の人員構成を把握しておかなければなりません。

スタート地点となる自社の立ち位置がわからなければ、ゴール地点の到達を実現するために何が必要かを定量的に把握することができないからです。

人員構成を把握するのに一般的な方法としては、「部署別・年齢別の人員構成表」を作成するという方法があります。

各部署において年齢ごとに何人の社員がいるのかを可視化できれば、それを基に3年後、5年後、10年後などをシミュレーションして、将来的な人員の構成をイメージすることができます。

  • この部署は新卒を配属するタイミング(年度)に開きがあるので年齢構成に偏りが生じている
  • この部署では3年後から5年後にかけて定年退職者が〇人出るが、その穴を埋める中堅層が現状で不足していて、このままいくと技能の承継に問題が出る

といった組織の中長期的な課題も見えやすくなるでしょう。

【決定方法1.中長期的な採用ニーズ】事業計画や経営戦略に基づいた採用人数の決め方

新卒採用のような未来で活躍する人材を採用することを考えると、採用人数の決め方としては、まずは将来の計画や目標から逆算していくのが理想です。

その企業の未来の目標を中長期的な採用ニーズとして捉えるならば、採用人数を決定するには以下のステップで将来的な人員構成を考えていくこととなります。

  1. 3年単位~10年単位での人員構成をシミュレーションする
  2. 一人当たりの生産力、離職率を含めた人員構成を構想する
  3. 事業計画や経営戦略に基づいた人員構成を構想する

まずは前述したように現状の人員構成表から、3年後、5年後、10年後に想定される人員構成を導き出します。

ただし、指標が現状の年齢と人数のみでは、その先想定される人員構成は「今後退職者が出ないこと」を仮定したものとなってしまうので、より現実的な人員構成が予測できるように、新しい指標として現状の離職率、さらには一人当たりの生産力なども含めて計算した人員構成表も作成しておきます。

そして最後に、「海外市場への進出に向けた新しい拠点の展開」「この部門の売上げを3年後に2倍にする」といった事業計画や経営戦略に基づいた人員構成表を作成し、3年後や5年後に必要となる人材像(スキルや能力)や必要となる人数を部署ごとに割り出していきます。

こういった中長期の経営計画は大手企業ならではのようにとらえられがちですが、小規模の中小企業やベンチャー企業では経営者自らが事業計画と合わせて人員計画を立てていることも少なくありません。

現状の人員構成から未来のある時点(3年後、5年後、10年後)を見て、離職率や一人当たりの生産力が現状のまま推移した場合の人員構成表と、事業計画や経営戦略を織り込んだ人員構成表とのギャップが、その企業の中長期的な採用ニーズです。

そしてその中長期的な採用ニーズを前提として、毎年の採用人数を決定していくこととなります。

【決定方法2.短期的な採用ニーズ】現場の声に基づいた採用人数の決め方

「未来」の目標を軸に考える中長期の採用ニーズに対して、「今」必要とされることを見て採用計画を立てるのが、短期の採用ニーズを基にした採用人数の決め方です。

中期的な採用ニーズから毎年の採用人数を決めるのが理想的とは言うものの、必ずしも計画通りにいくというわけはありません。

採用にかける予算に大きな変動があったり、想定外に事業が急成長することもあり、実務上どうしても短期的な採用計画を中心とした採用活動を実施してしまうという実情があるからです。

中長期的な視点だけでなく、1年ごとの短期的な採用ニーズを把握する方法についても知っておきましょう。

短期的な採用ニーズとは具体的には以下のようなことです。

  • 社員の退職による欠員補充
  • 業務の繁忙など人材の増員
  • 新規事業の立ち上げに伴う専門知識を持つ人材や業界経験者の増員

ニーズを拾い上げる方法としては、直近で必要とされている人材とその人数を部署ごとにヒアリングしていくというのが一般的です。

部署別の人員要求の数字をもとに次年度の採用人数を決定していくということになります。

(年度の途中で新たな採用が必要となった場合は、当年度中に計画していた採用人数を修正することもあります。)

ただし、現代の深刻な労働人口不足では、どの部署においても「増員要求」は現場の本音として出てきやすく、その全ての要求に対応するような計画を立てていては、採用コストは上がる一方です。

冒頭でお話ししたように、「人員計画」を実現する手段は外部から人材を確保する「採用」以外にもあります。他の解決法の検討も忘れないようにしましょう。

採用人数の決め方は「現状の人員構成の整理」と「2つの視点からの採用ニーズの把握」が鍵

今回は、採用人数を決定する考え方とその具体的な方法についてお話ししました。下記にポイントをまとめます。

  • 「人員計画」とは、企業の経営戦略や事業計画を実現することを目的とした企業活動の一つであり、「一定期間における自社に必要な人材を確保する計画」である。
  • 「採用」は、「人員計画」の目的を達成するための様々な手段のうちの一つである。
  • 採用人数を決定するには、「現状の人員構成の整理」と、「中長期的・短期的な企業の採用ニーズの把握」が必要である。
  • 採用人数の決め方は、事業計画や経営戦略に沿った中長期的な採用ニーズから毎年の採用人数を決定する方法と、部署ごとの現場の声を基にした短期的な採用ニーズから次年度の採用人数を決定(場合によっては当年度分を修正)する方法がある。

採用人数の決め方として最も理想的なのは、事業計画や経営戦略の実現に向けた中期的な採用ニーズを基に人員構成を構想し、毎年その計画通りに進めることですが、なかなかそう上手くいかないことの方が圧倒的に多いです。

中長期的な未来視点と短期的な現在視点の両方から自社の採用ニーズを把握して、最適な採用人数を決めていきましょう。

人事ZINE 編集部

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