新卒採用入門編 | 人事の仕事内容や悩みを本音で紹介

新卒の人事採用担当に配属された方の中で、これから現場の採用環境に入っていく方もいらっしゃると思います。採用担当として仕事内容を理解をすることは大切です。しかし、一通り採用現場を体験するまでリアルな仕事内容をイメージしづらい場合も・・・。

そこで、この記事では新卒採用の仕事内容の説明と人事採用業務における現場のリアルな悩みと工夫を紹介します。自社の採用環境を照らし合わせて、新卒採用の理解を深めてもらえると幸いです。

目次

新卒採用人事って何をするの?

『採用』は人事の仕事の中で、企業の外部から必要な人材を求めて、企業内部に取り入れることを指します。

その中で新卒の採用担当者の業務内容は、主に年間で以下の4つ大きなステップを踏んでいきます。

  1. 採用の計画を立てる
  2. 学生を集める
  3. 選考する
  4. 動機づける

それぞれ紹介していきます。

STEP1|採用の計画を立てる

ますは企業の人員計画に基づいて、採用計画を立案します。

採用計画の立案は、一般的に経営・管理職サイドが制作する企画書で採用予算の設定や採用人数の決定などを行いますが、現場の人事担当者に無関係の話ではありません。

特に現場の採用担当者に関係があるのが、『求める人物像』の作成です。

自社の部署や事業内容にとって必要な能力や資質を想像して、求める人物像を設定します。また、社内で実際に高いパフォーマンスを出している社員の要因を抽出して、求める人物像に設定することもできます。

自社の求める人物像を作成するために、現場の人事が関係部署など動き回って設定する必要があります。

また、経団連が推奨する新卒採用スケジュールは以下のようになります。

  • 広報解禁:大学3年次の3月
  • 選考解禁:大学4年次の6月
  • 内定解禁:大学4年次の10月

上記のようなスケジュールで、応募者を集めるための広報活動、エントリーシートや面接での選考、そして内定まで行います。

STEP2|学生を集める

学生を集めるフローは一例として、広報、説明会などがあります。

ここでは、学生に自社を認知してもらい、実際に選考に進んでくれる学生数を一定数集めることが重要です(母集団形成)。

採用市場を全体的に見ると、テレビCMなどで認知度が高いBtoCの大企業がナビサイトなどで、エントリー数を集めやすくなっています。一方認知度が低い中小企業は、そもそも採用初期の段階で学生が集まらないので、苦戦する傾向があります。

STEP3|選考する

選考するフローは一例として、エントリーシート選考、グループ選考、個別面接などがあります。

選考では、母集団形成で集めた学生を自社の求める人物像に基づいて、現場社員や役員を交えながらマッチングしているか確認していきます。

採用担当者の一方的な質問などによる適正確認よりも、学生と相互理解を交えながら選考していく姿勢が重要です。

STEP4|動機づける

動機づけるフローは、最終選考を通過した学生に対して内定を出し、入社日まで学生に更に自社のことを理解してもらい、内定辞退が出ないようにフォローしていきます。

新卒採用では、学生は複数の企業に同じタイミングで応募し選考を受け内定をもらうため、複数の内定先から最終的に自社を選んでもらう必要があります。

新卒採用人事のリアルな声とは?

採用において、どのような苦労や問題点があるのでしょうか。また、その問題点を解決するためにどのような工夫をしているのか、現場の人事経験者の意見を踏まえてリアルな声を紹介します。

『①採用広報』『②エントリー』『③説明会』『④グループ選考』『⑤個人面接』『⑥内定出し』『⑦内定者フォロー』の各採用フローに分けて、新卒採用担当人事の方にインタビューさせて頂きました。加工なしで「生の声」を皆様にご紹介します。

①採用広報:Facebook?indeed?毎年流行が変わっていくのが大変!!

【仕事内容】採用情報を広く認知してもらうこと

採用担当者:
採用広報とは、会社の採用情報をナビサイトや自社サイトなど、学生に広く認知してもらうことを指します。

多くの学生を集めるために様々な試行を凝らしながら毎年募集を行います。

学生に自社を認知してもらうために、会社のパンフレットやFacebookアカウント作成したり、内容を充実させたりもします。

【業務の苦労】広報の仕事は毎年採用の流行が変わることが大変

採用担当者:
毎年流行が変わっていくのが大変です。

「Facebookは古い。これからはindeedと自社サイトの時代だ!!」など年度によって採用媒体の立場も変わってきます。

特にコロナウイルス後は、募集の仕方に大きく変化がありました。

大規模な会社説明会や、イベントをなどを行うことができないため、ホームぺージやSNSで自社をPRすることが重要となりました。

【業務の工夫】ターゲットを絞った上で頻繁に情報発信を行った

採用担当者:

男性の応募が少なかったので、男性社員にインタビューして、男子学生にも興味を持ってもらう工夫をしました。

インタビューをコンテンツ化したものの、単純に工数が大変で。結果的に社員全員にインタビューしました。

Facebookで毎週インタビュー記事を更新していきたいから、スケジュールを立てて、今週は〇〇部の〇〇さんに〇〇について書いてもらおうって計画を立てました。

採用広報手段として記事を公開する場合、工数的にも大変になりましたが、そのおかげで興味を持った男性からの応募も多く集まりました。

「業務内容も事前に把握できて、業務を行うイメージをしやすかった」という声も頂き、そのことがたくさんの応募に繋がった要因だと思います。

②エントリー:まだ残りこんなに・・・エントリーシート全部読むの大変!!

【仕事内容】エントリーシートを振り分けること

採用担当者:
エントリーとは、ナビサイトのなどでエントリーボタンを押し、学生が企業に対しての興味があるという意思表示をすることです。

私が採用担当をしていた企業は、採用予定人数が2,3人に対して、エントリー時点で1.000人ぐらいの人気企業でした。1.000人を選考に移行してもらうのは多すぎるので、エントリーシートの入力するボリュームを大きくして、本当に自社を志望したい学生しか提出できないようにしました。

全部のエントリーシートを採用担当4人で読んで、採点をしました。

いいエントリーシートを探すよりも、これはちょっと論外かな・・・? といったスクリーニング的な振り分けをしました。

【業務の苦労】エントリー段階の仕事はとにかく読むことが大変

採用担当者:
全部のエントリーシートを読むのが大変でした。当時エントリーシートは紙で提出してもらって、郵送してもらいました。時間取られるし、採点も大変です。

今はWebでのエントリーになっているので、紙の頃と比べて楽にはなっています。しかし、それでも多くのエントリーシートに目を通すのは骨が折れますね。

ナビサイトでオープンエントリーシートにすると応募者数が多すぎて対応できないこともありました。複数企業に送信できて、企業側も学生を認知できますが、時間のリソースをうまく使わないと難しい側面も・・・。

【業務の工夫】エントリーシートの項目作成を工夫した

採用担当者:
エントリーシートの振り分けと読む時間を短縮するために、エントリーシートの項目作成を工夫しました。

エントリーシートの項目を、前年度の面接の質問内容を反映させて、なるべくエントリーシートの部分で良い学生を見つけられるようにしました。

「挫折した経験」や「周りから見たあなたの印象」などを項目に加えることにより、エントリーの段階で学生の人物像を把握することができ、自社が希望する人物のみ洗い出すことができます。

項目ごとに振り分ける基準を設けて、採用担当がそれぞれ作業することにより効率化も図れます。

前年度の面接の質問内容を反映させているので、面接時間の短縮にもつながりました。

③説開会:会社パンフレット数百部、資料数百部・・・始まる前に用意するもの多すぎ!!

【仕事内容】説明会で自社の魅力を伝えること

採用担当者:
合計100人ぐらいを対象に、説明会を実施しました。内容は会社説明を30-40分して、その後質問受け付けてました。

学生の評判が良かったのが現場社員を交えた座談会です。10人ぐらいのグループに現場社員が2,3人入って、事前に集めた質問に答えたり、その場で出てきた質問に答えたり、やりがいみたいなのを答えたりとか。社風が自社の強みだったので、いい感じの社風が伝わって良かったです。

【業務の苦労】説明会での準備が大変

採用担当者:
パワーポイントで説明会の資料を作るとき、魅力を伝えるための資料作りが大変ですね。自社の魅力を伝えるためには、「学生は何が知りたいのか?」を考え資料に落とし込まなければなりません。

学生の理解を得るために、経営理念や事業構造をうまく伝えるにはどうすればいいのかということは難しいですね。担当者がみんな話し上手なわけではないので、進行や役割分担などの計画を立てるのも大変です。

また、コロナウイルスの流行後は大規模な説明会やイベントを行うことが難しく、Webでの説明会に移行しています。Webでの説明会は、今までとまた違った準備をしなければならないので大変です。

説明会の日程や参加URLをメールで送信、準備した資料を画面共有しながら説明など慣れないことが多く苦労しました。

【業務の工夫】説明会では座談会を行った

採用担当者:
Webでの説明会をスムーズに行うために、他の社員に協力してもらいシミュレーションを行いました。どの部分において支障が出るのか、わかりずらいポイントや改善したほうがいいことなどを洗い出しました。

シミュレーションの段階で声が聞きとりづらいといった意見が多かったので、本番では声をワントーン上げてはっきり大きな声で話すことを心がけました。

また、Webでの説明会においても座談会は絶対やると決めていました。

座談会を行えば、資料では伝えきれない細かな部分を伝えることができ、学生が気になるポイントも把握でき次に向けての資料作りに反映できるので。

〇〇の会社!!という学生認知の高い事業のみで来られると、絶対にミスマッチが起こります。

それだけじゃなくて、〇〇事業もあるし、人事や経理などの間接部門でも募集したい。自社の場合、「学生認知の高い事業に就けるのは、ほんの一握りだよ」って、入社後のミスマッチをなくすために、本当のことをしっかり伝えることが大事です。

仕事内容というよりも、社風が良くて人が定着している会社なので、座談会で社員の仲良いい感じを見せることを工夫しました。実際、社風で入社してくれる人が多かったです。

④グループ選考:ドタキャンされるとグループの構成人数に差が・・

【仕事内容】グループ選考では応募者の人物像を見極めること

採用担当者:
グループ選考は、ディスカッション、面接、ワークなどを通して集団の学生を対象に選考を行います。

内容としては、選考課題を会社の事業内容に絡めたようなワークをしてもらいました。例えば、「新規事業を作るならばどうしますか?」 など。課題設定のポイントは、事業のことをある程度知ってないとできない課題にすること。4-5人グループで考えて発表してもらいます。

「この学生さんは、どんな人か?」 

発表内容よりも人物像を重点的に見るようにしていました。本当は全員個人面接したいけど、採用担当者の人数的に無理なので、集団で選考していました。

【業務の苦労】グループ選考で当日キャンセルが大変

採用担当者:
コロナ禍だったこともあり1グループずつ選考しました。

例年と比べて、複数のグループで選考を行うことができないので、時間と日程がかかりました。

また、当日キャンセルがあって、急遽2人グループになったこともあります

ワークの課題を決めるのは、実はあまり苦労がないです。発表内容よりも話している感じを知りたいので。実はどんなテーマでも良いという考えもあります。

見るポイントは、人の話を聴けるか? 話を回す人なのか? サポートする人なのか? そのグループで喋ってるときに、どういう関わり方するのかが知りたいんです。なので、実際は課題を使い回してたりします。

【業務の工夫】グループ選考で自社の事業を分かるような内容にした

採用担当者:
事業のことを分かってもらえるような内容にすることですね。

なので、ある程度事業の理解が浅くて来た学生も、振舞いがよければ通過します。

でも、どれだけ会社のこと調べていても自己中心的に振舞っていれば採用しないし、事業内容への理解度だけを見ているわけではないです。イメージとしては、とりえずたくさん学生さんに会って、どんどんさばいていく感じです。

⑤個人面接:主体性?態度??面接評価が担当者によってバラバラ!

【仕事内容】個人面接で評価を行うこと

個人面接では、人事部の部長や管理職クラスが採用に入りました。現場の採用担当者は同席だけして点数をつけて面接内容を評価します。

学生1人と面接官2-3人で30分ぐらい時間をかけることが多いです。

【業務の苦労】個人面接は担当者によって評価にバラつきが出てしまうことが大変

採用担当者:
面接評価シートを作って学生の面接点数などの記録を共有します。

自分が採用担当の学生に関しては、たくさんヒアリング、メモをとって、こういう学生だったなって思い出せる工夫をしてました。でも、個人面接時の役職が上の人になったらメモをとってくれませんでした。

その他にも、毎年使って来た面接評価シートの項目が機能していない感じが・・・。

面接評価シート自体は細かくメモを取るものではなくて、簡単なシートに項目ごとに5段階評価ぐらいです。でも、「態度?」「主体性って?」よく分かんない項目で5段階評価で、人によって評価に毎回バラつきが出るのが悩みでした。

コロナウイルスにより、一次、二次面接はWeb上で行いましたが、目線が合いづらく反応が伝わりにくかったです。

また、オンライン上の操作に慣れていない学生もいたため、ひとりひとりの面接に思った以上に時間と手間が掛かりました。

最終面接は対面で行いましたが、面接する場合はマスク着用です。表情が分かりづらい、声が聞き取りにくいなどがあり苦労しましたね。

【業務の工夫】個人面接ではなるべく同じ評価ができるようにした

採用担当者:
Webでの面接をスムーズに行うために、事前に画面の操作説明書を作成し配布しました。

学生の反応が伝わりづらいので、2人以上の面接官で、1人は説明や質問担当、その他は学生の反応を見る担当など工夫しました。

Webやマスクをつけての面接は相手の声が聞き取りづらいこともあるので、「○○○のところの後が聞き取れませんでした。重要なポイントと思いますのでもう一度お話しいただけますか」と丁寧に進めました。

こちらの表情や反応も相手に伝わりずらいと思うので、なるべく大きなジェスチャーをしたりアイコンタクトを取ったり、相手を不安にさせないよう工夫しました。

評価の部分においては、『態度』などの抽象度の高い項目に対して、『ビジネスマナーができている』など具体化することで面接官が違っても同じイメージを持ち、評価できるよう工夫しました。数字の5段階評価から、◯△×の3段階に変更。なるべく具体的に誰でも同じ評価ができるように工夫することに。

加えて、採用担当者個人の意見として、『ぜひ採用したい』『採用してもいいレベル』『採用しない』の、3段階の評価を別欄で追加しました。

また、社風的にイエスマンばかりの人材が残る傾向があって、自社に異端な感じだと不採用になってしまうので、逆に『異端さ』を自社にとってプラス要素として採用しようぜって意味で追加項目を作ることも。

⑥内定出し:やばい!!内定承諾確認する前に、内定予備群の学生を不採用にしてしまった!

【仕事内容】内定出しの仕事内容は採用の約束を通知すること

採用担当者:
内定出しは、最終選考を通過したが学生に対して、採用の約束を通知することです。

基本的には最終面接までの採用結果のお知らせはメールでした。最終通過は電話でしました。

「内定承諾してくれそうですか?」ってその場で聞いたりして、迷う場合であれば、「いつまでに連絡してください」って期間を設定していました。

【業務の苦労】内定出しは内定辞退を想定しなければならないので大変

採用担当者:
繰上げ合格の余地を残さずに管理職が不採用の連絡を進めてしまったことがありました。

『優先度:高』学生が辞退したので、『優先度:中』学生を繰上げます。でも、『優先度:高』学生の内定承諾を確認する前に、『優先度:中』学生に不合格を送っていた場合がありました。

結局、入社人数が減る事態になりました。内定辞退を想定して内定出しをしないといけないです。

もう1回採用走らせるのは大変で・・・。1クールで終わらせたいですね。中でも役員とか部長のスケジュール抑えるのが特に大変です。採用会場と遠方の支社や本社にいる場合があるので・・・。

【業務の工夫】内定出しで承諾期限を短くするようにした

採用担当者:
内定承諾してもらえる学生を担保するために、期限を短く切って繰上げ合格できるようにするよう工夫しました。

内定承諾の「期限を1週間以内に返事くれなかったら残念だけど不採用ね!!」って。

かなり強気ですよね。

また、内々定承諾書を作って社印を押して、渡して学生にもハンコを押してもらうこともしました。法的拘束力はないですが、一応承諾しましたよって気持ちを作ってもらってました。部長とかに「あなたたちに内定承諾書を渡します。これからよろしくね。」って。その当日に懇親会を開いたりしてました。

⑦内定者フォロー:例年と違いオンラインで内定者をフォロー

【仕事内容】内定者フォローは内定辞退を防ぐための取組みを行なうこと

採用担当者:
内定者フォローとは、採用した学生の内定辞退を防ぐために、会社側が内定者に対して行う取組みです。

基本的には懇親会を開いたりしてました。他にも社内報を送ったり。学生と連絡を取ることがメインですね。

学生を囲い込んだらオワハラになってしまうので、基本的には懇親会を2,3ヶ月に1回ぐらいのペースでやってました。

【業務の苦労】コロナにより例年通りの懇親会ができない

採用担当者:
コロナにより例年通りの懇親会ができないので大変でした。

例年では、懇親会する場合、学生は普段採用担当者ばかり会っているので若手社員を呼んだりします。懇親会を開くことにより、働くイメージができ、若手社員とコミュニケーションが図れるので、入社後もスムーズに仕事に取り組めます。

しかし、コロナにより、例年通り懇親会が行えず、コミュニケーション不足に陥り、内定者を不安にさせてしまうのではないかと心配でした。

【業務の工夫】オンラインで個別面談や内定者交流会をした

採用担当者:
例年では、社内イベントがあれば声をかけるようにしていました。小学生向けのイベントで、ビルの敷地に屋台出したりしたときに、参加してもらったり、たまに手伝ってもらったり。

大事なことは、学生を放置せずに気にかけることだと思います。

FacebookやLINEのメッセージで、年末年始どう過ごしたか内定者に聞いたり、採用担当者も同じく答えます。「富士山登りました!!」みたいな写真をもらったりしました。

その他にも、課題も渡したりしました。課題図書の読書感想文を入社日に提出してもらったり、ビジネスマナー研修を内定期間中に受講してもらったりしていました。

しかし、コロナウイルス後は例年のようにイベントを開催できませんでした。オンラインで個別面談をしたり、オンライン内定者交流会をすることでフォローしました。

また、会社の近況を伝えるメッセージなどを随時送信し、内定者のモチベーションを保つようにしました。

最後に

新卒採用の概要と採用フローの説明をした上で、現場の人事のリアルな悩みと工夫を紹介しました。

今回紹介した新卒採用人事のリアルな声の一例と、自社の採用環境を照らし合わせて、新卒採用の理解を深めてもらえると幸いです。

人事ZINE 編集部

人事ZINE 編集部