【テンプレート】あり!辞令の基本的な書き方と出す際の流れや注意点

辞令とは、企業の人事に関する命令を通知する書類です。入社・採用、異動・転勤、昇格・昇進などのタイミングで出すことが必要となり、人事担当者は辞令の意味や基本的な書き方、辞令を出す際の流れなどについて理解しておく必要があります。

また、人事異動をめぐってトラブルに発展しやすいため、辞令の出し方には注意が必要です。

今回は辞令の交付方法や各種辞令のテンプレート、辞令交付によるトラブル回避のための注意点などについて解説します。

辞令の交付方法

辞令の形式や交付する方法について、特別な決まりはありません。しかし、次のような流れで交付されるのが一般的です。

1)内示

「内示」とは、正式に辞令を交付する前に、該当する従業員や上司など一部の関係者だけに、内容を伝えることです。

人事異動などで引っ越しが必要となる場合などには、準備をする期間が必要となるため、辞令交付の1~3ケ月前に行われることが一般的です。

また、内示は本人や家族の事情により、転勤や配置転換が難しい状況にある場合などを確認する機会にもなっています。

2)発令

「発令」とは、辞令を正式に発表する日のことです。

社内報や掲示板などにより社内全体に公表されることもあれば、本人のみに知らされるケースもあります。

3)交付

辞令の交付は、法律などで義務付けられたものではありませんが、就業場所や就業時間、職務内容、賃金などに変更がある場合は、必ず何らかの書面にて交付する必要があります。

交付する時期については、発令日の前や当日など会社によってさまざまですが、入社式とともに辞令交付式を行う企業も多くあります。

辞令に記載が必要な項目

辞令に決まった書式はありませんが、基本的に「いつ、誰から、誰に対して、どのような辞令を発令するのか」について、漏れなく記載する必要があります。

1)発令日

発令日とは、辞令が効力を発する日のことです。辞令には発令日を必ず記載します。

2)受令者

受令者とは、辞令を伝える対象となる人のことです。氏名だけでなく現在の役職名を併せて記載します。

3)発令者

発令者とは、辞令を発令する会社の責任者のことで、通常は代表取締役や社長を発令者として辞令を作成します。

辞令は、社内文書なので、一般的には社長印などの押印は省略されまずが、正式に発行していることを示すために押印する企業もあります。

4)内容

辞令の内容は、伝達する内容を簡潔に記載します。

昇格や転勤の辞令などでは、従業員のモチベーションを高める意味で、「貴殿の活躍を希望します」や「社業の隆盛に貢献されることを期待します」など、励ましの言葉などを添えることもあります。

辞令の例文とテンプレート

辞令は記載すべき項目が決まっているため、作成にあたってはテンプレートを利用するのが効率的です。

それぞれのケースごとの例文を紹介しますので、自社の内容に併せてご確認ください。

以下の編集可能な辞令集テンプレート集もダウンロード可能ですので、ぜひご活用ください。

【Word】辞令テンプレート集
【Word】辞令テンプレート集
辞令テンプレート集をダウンロードできます。 ダウンロード後はWordファイル形式でご利用いただけます。辞令の見本となる文例を記載しておりますので、ご都合に合わせてご活用いただけます。

異動辞令、転勤辞令の場合

昇格辞令の場合

降格辞令の場合

採用辞令の場合 

退職辞令の場合 

辞令交付によるトラブルを避けるための注意点

辞令を交付する際には、不要なトラブルを避けるためにも、次のような点に注意することがが必要です。

内示の際に十分な説明を行う

辞令は会社からの業務命令であるため、発令されたら原則として、従業員は拒否することができません。

そのため従業員が辞令の内容に対して不服に思う場合には、離職してしまう可能性があります。

特に、異動や転勤、降格などに関わる辞令の際には、内示を行い、本人に対して辞令の必要性や内容について、十分に説明を行う必要があります。

従業員の事情に配慮することも必要

原則、従業員は会社の命令には従わなければなりません。

しかし、配置転換や転勤などの場合では、介護が必要な家族がいたり、本人が定期的に通院が必要だったりと、応じるのが難しい事情があるケースも考えられます。

従業員の離職を防ぐためにも、そのような事情に配慮して、内示の際に本人とよく話し合うことが大切です。

【Tips】配置転換や人事異動の辞令を拒否した従業員を解雇できるのか

従業員は、長期的に雇用することを前提として、一般的には勤務地や職種を限定していないため、会社には配置転換や人事異動の命令権があります。

もし従業員が、この命令権を拒否する場合には、懲戒解雇としても問題はないとの過去の判例があります。

参考:厚生労働省「裁判例: 配置転換に関する具体的な裁判例の骨子と基本的な方向性」

ただし、不当な動機や目的に基づく場合や、従業員の不利益があまりにも大きい場合、業務上の必要性がない場合には、職権乱用とされる可能性があります。

また、職務内容や勤務地が限定されている雇用契約を結んでいる場合の命令権は、その範囲に限定されます。

トラブルを避けるためにも辞令を出す際の流れについても知っておきましょう

辞令は、企業の人事に関する命令を通知する書類です。

辞令に書く内容はある程度決まっているので、テンプレートを活用すればスムーズに作成できるでしょう。

辞令の通知に際して従業員が辞令の内容に不服を感じている場合、離職などのトラブルにつながる可能性があります。

辞令交付の際には、受令者に十分な説明をし、受令者の事情にも配慮した上で辞令交付を行いましょう。

人事ZINE 編集部

人事ZINE 編集部