面接官マニュアルとは?採用計画において面接官が持つ役割と面接マニュアル作成時の注意点

新卒採用においては面接経験の少ないポジションの人でも、面接官を任されることは少なくありません。

経験の少ない人が面接をするとなった時、以下のような悩みは尽きないでしょう。

  • 面接ではどんな質問をすればいい?
  • 事前に何か準備は必要?
  • そもそもどういう人を次の選考に進めたらいい?(採用したらいい?)

これらのことを理解せずになんとなく面接をしてしまうことは、近年新卒採用において問題視されている「ミスマッチ」を引き起こす一つの要因になっているとも言われています。

ですが、質問項目の作り方や事前準備次第では、ミスマッチの可能性を減らすことができます。

今回は、上記の悩みを解決するとともに、面接の品質・精度を一定水準まで向上させることが出来る「面接官マニュアル」について、新卒採用アドバイザーの小野さんに解説していただきます。

【面接官マニュアル】とは自社の採用基準などを統一し、採用を円滑に行うための指標

人事ZINE編集部
ーー面接官マニュアルとはどういったものなのでしょうか?

小野さん
新卒採用では複数の採用担当者が大勢の求職者に対して面接を行うことがほとんどなので、求職者に対する評価基準がバラバラにならないよう、ある程度面接にあたってのルールを決めておきたいという企業が導入しているものです。

いわば、「採用を円滑に行うための指標」ですね。企業によって求める人材や採用基準が違うので決まった型は無いのですが、

  • 自社の採用基準
  • 質問項目
  • 採用担当者として、してはいけない行動(主にコンプライアンスに引っ掛かるもの)

などを示しているケースが多いです。「企業ごとの採用のコンセプトを決めるもの」と考えると分かりやすいかもしれません。




ーー実際のところ新卒採用にあたり、面接官マニュアルを取り入れている企業は多いですか?

小野さん
実は、面接官マニュアルを取り入れている企業は少ない傾向にあります。最近では「マニュアル通り淡々と質問をする面接」は減ってきていて、むしろ「フランクに会話を進める面接」をしている企業の方が増えてきています。

しかし「フランクに会話を進める面接」では、多くの場合、求職者一人ひとりに違う質問をして反応を見る「非構造化面接」になります。非構造化面接では、新卒採用で重要視されがちな「対人スキル」や「リーダーシップ」などを測定できると考えられていますが、一方で「選考の精度が低い」とも言われています。

「求めていた人材と全然違う」というような大きな問題に発展することはありませんが、「長期的に活躍できる人材がなかなか来ない」といった慢性的な悩みが残ってしまう一つの要因とも考えられますね。

ですので、「面接官マニュアルが無いことで問題が生じる」とは一概には言えませんが、上述したとおり面接官マニュアルを作成しておくことで、企業が求めている人材の採用をより円滑に行えるようになることは確かです。

採用計画における面接官の位置づけと4つの役割|面接官マニュアルを作成した方が良い理由とは?

人事ZINE編集部
――そもそも採用計画における面接官の位置づけや役割はどのようなものなのでしょうか?


小野さん
採用計画全体で見ると、「採用した人材が配属された部署で活躍し、事業の成功に貢献したと言えるようになる」までが面接官の仕事だと考えています。

ですので、面接官としての重要な役割としましては、

  • 求職者の経験から特性や性格、人間性を引き出すこと
  • 引き出した特性などを、自社の採用基準と照らし合わせて正しく評価すること
  • 自社の事業内容・仕事・人間関係について誤解なく伝えること
  • 内定辞退や選考の途中離脱を防ぐためのクロージングをすること

大きく分けてこの4つが挙げられます。

ミスマッチを防ぐためには、自社の求める人材の人物像がどのようなものなのかを把握したうえで、求職者の特性や性格を面接の中で引き出し、正しく評価する必要があります。

そして、面接を通して入社意欲を高め、選考の途中離脱や内定辞退のリスクを減らすために、自社の事業内容や仕事、人間関係についても誤解のないように伝えなければなりません。求職者一人ひとりに対してクロージングを行うことまでが面接官としての役割なのではないでしょうか。




――となると、面接官にふさわしい人物はかなり限られてくるのではないですか?

小野さん
最も理想的なのは、採用計画を隅々まで把握している人物が面接を行うことです。しかし新卒採用の場合、企業によっては数百人、数千人規模の学生と面接をする必要があるので、なかなか理想通りにはいかないのが実情ですね。

求職者の数が多くなってくると、普段は現場を担当している社員が面接に駆り出されることもあります。仮に面接をした経験が少ない(もしくは全くない)社員でも、求職者の目には「その企業を代表する人物」として映ります。

面接は、企業と求職者が直接接点を持つ数少ない機会です。そのため面接がきっかけで入社意欲がなくなってしまうことも十分に考えられるので、そうならない為にも「面接官マニュアル」を作成・共有し、面接の品質を一定の水準まで引き上げておく必要があるのです。

面接官マニュアルの作り方のポイントは「明確な採用基準から質問項目を導き出す」こと

人事ZINE編集部
ーー面接官マニュアルは、具体的にどのような工程で作成するのが正しいのでしょうか?


小野さん
企業によって異なる部分もあるので、一概に「こうして作成する」ということは言えないのですが、面接官マニュアルを作成するにあたって必ず意識すべきことがあります。

それは、「明確な採用基準をもって、質問項目を導き出すこと」です。
面接官マニュアルの多くは、「自社の採用基準」と「質問項目」を示していると冒頭でも説明しました。つまり、面接の品質を一定の水準に引き上げるために必要なのは、「明確化された採用基準に合った質問項目」であると言えます。

採用基準が明確に決まっていれば、履歴書やエントリーシートの内容をもとに採用基準に沿った質問項目を導き出したり、あるいはコンピテンシー面接のように、より細分化した質問項目を作成して、求職者が採用基準に沿っているかを判断することも可能になります。

採用基準を決める際に注意したいのは、「スキルを求めすぎないこと」「人事だけで採用基準を決めてしまわないこと」ですね。新卒は中途と違って即戦力にならないケースの方が多いので、あまりスキルを求めすぎてしまうと、採用に至ること自体が難しくなってしまいます。

加えて、人事だけで採用基準を決めてしまうと、現場が考える採用基準と人事が考える採用基準が合致せず「本当に現場で活躍できる人材が見えないこと」も、新卒採用にありがちな問題です。日頃から現場の社員と関わりを持って「採用基準の目線を合わせておくこと」も、採用を円滑に進める上で重要なポイントです。




ーー質問項目を考える際に注意すべき点はありますか?

小野さん
質問項目を考える時に気を付ける点は「意味のない質問にしないこと」です。「求職者の特性や性格を引き出すこと」は面接官の役割においてもかなり重要な部分ですので、採用と関係ない質問項目を作ってしまうのは避けたい所ですね。

例えば、作成した質問項目を一つ一つ確認して、自社の採用基準に沿っている質問なのかを吟味したり、面接の中で思いついた質問があっても、すぐに口には出さず「意味のある質問かどうか」を考えてみるのも良いと思います。

それと、「コンプライアンスに関わる質問にならないこと」も質問項目を考えるうえで気を付けなければいけません。上述したように、面接を通して入社意欲が大きく変わることもあるので、「持病のこと」や「宗教」「政治」に関する質問は、よほどのことがない限り避けるべきだと思います。

とはいえ、持病に関しては業務の遂行に関わってくるケースも考えられます。業務遂行の面でどうしても知っておきたいという場合には、「現在、持病はありますか?」など、直接的な質問をするのではなく「弊社では○○な業務もあるのですが、体調などは問題ないでしょうか?」といったように、自社の仕事内容について説明しながら聞き出すのが理想的ですね。




ーーコンプライアンスに関わる質問というと、上述したもの以外ではどういったものがありますか?

コンプライアンスに関わる質問事項に関しては、各都道府県の労働局が「就職差別につながるおそれのある不適切な質問の例」として、過去の事例などを公表している場合もあります。

例えば大阪の場合ですと、大阪労働局が公表している資料が分かりやすいですね。

  • 本籍に関する質問
  • 住居とその環境に関する質問
  • 家族構成や家族の職業・地位・収入に関する質問
  • 資産に関する質問
  • 思想・信条、宗教、尊敬する人物、支持政党に関する質問
  • 男女雇用機会均等法に抵触する質問

以上の6カテゴリが、不適切な質問として詳細に記載されています。面接官によっては「何か聞かないと」と考えるあまり、無意識のうちに不適切な質問をしてしまっていることも考えられますので、こういった資料にも目を通しておくことを推奨します。

「ES/履歴書を読み込んでおくこと」が面接官として最低限の事前準備

人事ZINE編集部
ーー面接官が「面接官として面接前にやっておくべき準備」はありますか?


小野さん
面接官が面接前にやっておくべき準備は、「面接を行う方のエントリーシートや履歴書をよく読んでおくこと」に尽きますね。
履歴書やエントリーシートに書いている内容を再度聞かれると、「この面接官、自分のことをしっかり見てくれてないんだろうか」と、求職者が不審がってしまう要因にもなってしまいます。

また、履歴書やエントリーシートに書いてあることは、その人の表面的な一部分にしか過ぎません。「何故そのエピソードを自己PRに入れることにしたんだろう」「このもっと深層の部分ではどんな考えを持っているんだろう」と、求職者の真意や原体験を深く掘り下げていくことを意識した面接にすれば、面接官と求職者がお互いに満足出来る面接になるはずです。

より円滑で精度の高い採用活動を行うことが出来れば、ミスマッチを減らし「長期的に自社で活躍できる人材」を確保出来るようにもなるので、現在採用活動が上手くいかずに悩んでいる採用担当の方は一度、「面接官マニュアル」の導入を検討してみても良いかもしれませんね。

最後に

今回は、新卒採用アドバイザーの小野さんに、面接官マニュアルとは何か、面接官の位置づけと役割、面接マニュアルを作成する上での注意点をお話しいただきました。

新卒採用において、多くの企業でミスマッチをなくすことが重要視されている現在、面接官のもつ役割やその位置づけの重要性はより高まってきています。

事前準備はもちろんのこと、面接時に何をするのか、何が出来るのかを、面接官だけでなく人事や現場・経営層も含め、企業が一丸となって整理し採用に向き合うことが求められています。

採用の質を高めるための第一歩として、まずは「面接官マニュアル」を導入し、採用基準の目線合わせを行ってみてはいかがでしょうか?