面接合格者への採用通知電話のかけ方と具体例を紹介

採用面接で内定を出す時に、「電話」で求職者に合格のお知らせをすることが多いものです。

採用担当者の中には「今の求職者に電話連絡って古いんじゃないの?」と疑問に感じている方もいるのではないでしょうか。

  • 面接の合格通知は電話が良い理由は?
  • 合格の電話に適した時間・時期はいつ?
  • 採用電話のかけ方と具体例を知りたい
  • 電話で使える内定辞退防止のためのテクニックとは?
  • 合格を伝える時の注意点とは?

上記のような「面接の合格通知の電話」の疑問に回答します。

面接の合格通知は電話がスムーズで反応も把握しやすい

面接の合格を伝える手段は電話がおすすめです。一般的な連絡手段をそれぞれ解説します。

一般的な連絡の方法は電話・メール・郵送の3種類

電話

・求職者とすぐに連絡が取れる
・相手の反応が分かる

メール

・求職者の都合のいいタイミングで内容を確認してもらえる
・メールの見落としの可能性もある

郵送

・早く結果を伝えたい時には向かない
・二次面接の案内を送るときに使うことも

面接の合格を伝える一般的な方法は3つあり、電話・メール・郵送です。

電話のメリットは、求職者とすぐに連絡が取れることです。面接を受けた求職者全員が次の選考に進みたいと考えていたり入社したいと希望していたりするわけではありません。電話で連絡することによって、いち早く求職者の意思が確認できます。

ほとんどが電話連絡ですが、メールで連絡する企業もあります。メール連絡は求職者の都合のいいタイミングで内容をチェックしてもらえることがメリットです。ただ、求職者によっては、メールを見落としてしまうデメリットが考えられます。

郵送はタイムラグがあるため早く結果を伝えたい時には向いていません。ただ企業によっては、一次面接合格者へ合格の案内とともに二次面接の案内を送っているところもあります。

面接の合格を伝える連絡手段は電話がおすすめ

電話で連絡することで求職者一人ひとりの気持ちに寄り添って柔軟に動くことができます。

採用側の温度感が非常に高い場合、面接のその場で内定を出す企業もあります。今の時代の求職者はいろいろなITツールを使って就職活動をしていますが、内定の連絡が後日になる場合は「主に電話」というところが特に新卒採用の世界では根強いです。

面接の合格は面接後1週間以内の午前中に行うのがベスト

おすすめの連絡手段

電話

連絡までの日数

面接後1~3日以内(遅くとも1週間以内)

理想の時間帯

午前中

面接の合格連絡は、面接から遅くとも1週間以内の午前中に行うのがベストです。できるだけ面接後1~3日以内に電話しましょう。

午前中に電話すれば、求職者が電話に出られなくても後から折り返し連絡をもらうことが可能です。有望な求職者なら当日の夕方でも構いません。ただ19時以降に電話すると「残業の多いブラック企業なのだろうか」という印象を与えてしまいます。営業時間内に電話することが大切です。

採用電話の具体

雇用形態別で採用電話の具体例を紹介します。いずれも、最初に社名と要件をはっきり伝えましょう。応募してくれたお礼の言葉も添えるようにします。上から目線にならないように気をつけましょう。

新卒採用者への電話

新卒者は同時期に他社の選考が進んでいると考えられるため、できるだけ早く面談を設けることが大切です。入社までに数カ月以上空いてしまうので内定辞退を防ぐようにきめ細かなフォローを心がけましょう。合格を伝えるまでの前置きが長いと相手がじれったく感じてしまうので、面接で受けた好印象などの話は控えるようにします。

電話での会話例はこちらです。

以上が採用通知電話の例です。電話のかけ方や不採用者への例文について詳しく知りたい方はこちらもご参照ください。

【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ
【サンプル】不採用・採用通知文 まとめ
不採用・採用通知の例文集をWordファイル形式でダウンロードできます。メールや電話などでご連絡することを想定し、全3パターンの通知例文をご用意いたしました。

中途採用者への電話

中途採用者も新卒者のように、面接を受けてくれたことへのお礼と面談の日程確認を行いましょう。中途採用者の場合、退職にともなう引継ぎなどで忙しく面談の時間が取れないようであればメールや電話でコミュニケーションをはかります。

採用通知電話の冒頭部分は新卒者と同じです。途中からの会話例を紹介します。

アルバイトへの電話

アルバイトは、面接合格後に面談を行うことはほぼありません。勤務開始日の確認をしましょう。

採用連絡でなく面接通過時の連絡の具体例

一次面接などに通過した時の連絡の仕方を紹介します。面接担当者と面接にかかる時間も伝えるようにしましょう。

不採用者はメールで連絡

不採用者への連絡は、急いで面接や面談の日程を組む必要がないためメールで行う企業が多いです。

一部の会社で「1週間何も連絡がなかったら不合格だと思ってください」といった、不合格であることに対して何の連絡もしないところ(サイレントお祈り)がありますが、それはやらないようにしましょう。

なぜなら、その求職者は、選考活動の後に自社のお客様になる可能性があります。悪い対応をして心象を悪くするのは得策ではありません。その後、会社への悪い評判を書き込まれてしまったり、商品やサービスを使ってもらえなくなったりするリスクがあります。不合格であってもしっかりと採用側の意思表示の時期を伝えた上で、そのタイミングでメール連絡をするのが大切です。

電話の時に取り入れたい採用活動に役立つテクニック

電話をする時に大切なことは「求職者に寄添う姿勢」です。相手を思いやる気持ちは言葉ににじみ出るからです。さらに、こちらの3つのテクニックを取り入れることをおすすめします。

  • 他社選考のスケジュール状況を把握すること
  • 入社への温度感を知ること
  • 入社意思を固めてもらうこと

それぞれ詳しく紹介します。

他社への選考状況を聞き出す

現在、選考中の他社の状況を聞き出す目的は「内定を辞退する可能性があるか」を把握し入社への温度感を知るためです。他社の選考が進んでいて、そちらへの入社意欲もある場合は内定を辞退される可能性があります。

求職者から他社の選考状況や自社への温度感を言葉で表現されることはほぼありません。そのため、「採用担当者から他社の選考状況や自社への入社意欲を聞き出す」という作業が必要です。

質問例:「A社さんへの選考状況はどのようになっていますか?」

選考状況についてストレートに尋ねる採用担当者もいます。直球で聞くことによって、その時の反応で自社への入社意欲が把握できるからです。入社意欲の高さによって対策を考えることができます。

自社への入社意欲 対策

高い

面談日をできるだけ早く設定しクロージング

A社と迷っている

A社の給与相場・待遇を調査し年収交渉などが可能か検討

複数社と迷っている

志望動機と一貫性のある企業か確認。内定辞退の可能性を推測

低い

自社の魅力を伝える。ただ無理強いしても早期離職の可能性有り

採用後の流れを話す

採用後の流れを話す目的は「求職者に自社に入社するイメージを固めることで入社意欲を高める」ことです。入社当日に必要書類を持参してもらうのか、事前に郵送してもらうのかなどを伝え、入社へのイメージを固めてもらいましょう。

面談などで会いたいことなども伝え、求職者の疑問や不安などを解消したい姿勢をみせます。電話を切った後は、メールで今後の流れについて連絡し、認識のズレを防ぎます。

「求職者の就職活動を全体的に応援している」というトーンで話す

求職者を応援しているトーンで話す目的は、「強引なクロージングにならないようにすること」と「求職者の味方という態度を示す」ことです。

採用担当者が面接合格の電話を入れる時は「自社に決めてもらいたい。クロージングしたい」という気持ちになっています。だからこそ求職者の立場に立って「求職者の気持ちに添いたい」という姿勢をみせることが大切です。基本的な姿勢は言葉のはしばしに表れます。

ただ、「承諾のお返事をいただくまでに時間がかかりすぎてしまうと他の方に内定を出さざるを得なくなる」という現実的な情報を伝えることは重要です。

合格を伝える時の注意点

電話で合格を伝える時に気をつけたい注意点を紹介します。

社名と要件をしっかり伝える

基本的なことですが「社名と要件」をしっかり伝えるようにしましょう。電話の場合、声がこもってしまって聞き取りにくい場合があります。

求職者がにぎやかな場で電話を受ける可能性もあるので、はっきり丁寧に伝えることが大切です。

感謝の気持ちを伝え、上から目線にならないよう気をつける

求職者を選考する業務に慣れていると忘れがちですが「応募してくれたお礼」を確実に伝えるようにしましょう。合格者への電話連絡に限りません。すべての求職者に対して、「自社に魅力を感じて応募してくれた」感謝の気持ちをもって接することは大切です。

また、上から目線にならないように注意しましょう。最近の求職者さんは「企業の上から目線」に敏感です。電話の印象が悪いと、学生同士の就職情報交換サイトやSNSなどに書き込みされてしまう可能性があります。電話中の会話やトーン、目線には細心の注意を払いましょう。

求職者からの電話にはマナーとして折り返しの電話をかける

求職者から電話がかかってきたら、一度電話を切って折り返すようにしましょう。電話を受けた時に「一度電話を切って折り返しいたしましょうか?」と必ず伝えることが大切です。

求職者は電話の通話費用を会社の経費で落とすことができません。自分や親が通話代を払っています。そのため、ほとんどの求職者は「お願いします」という反応を返してくれます。ささいなことですが、相手を思いやる一言を添えるだけで自社への印象アップにつながります。

採用連絡は入社意欲を固めてもらう重要な業務

面接に合格した求職者への電話連絡の方法について紹介しました。必要事項の伝達もれがないように伝えたいことを確認しておいて、電話後はメールでも内容を記載して送るようにしましょう。内定辞退などが起きないように、他社への選考状況を聞いたり、採用後の流れを話したりするのもおすすめです。

面談を設ける予定なら面談日の設定も行いましょう。話し方としては「求職者の気持ちに寄り添いたい」という態度を示すことです。上から目線でなく「応募してもらったことを感謝している」という姿勢をみせましょう。

合格通知電話は合格を伝えることのみならず求職者の入社意欲の温度感がはかれる大切な業務です。丁寧に行うことをおすすめします。

人事ZINE 編集部

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