企業側からの面接の断り方とは?不採用通知の送り方と例文を詳細解説

面接の結果、不採用となった応募者へは、どのような断り方をしたらよいのでしょうか?応募者へ不採用の連絡をする際に、対応を誤ると企業のイメージを損なう可能性があります。

今回は、応募者にマイナスイメージを与えない不採用通知の送り方と例文を解説します。

面接後の断り方によっては企業イメージを損なう恐れがある

多くの応募があり、たくさんの方を不採用にしなければならない場合、全員に不採用通知を送るのは手間がかかります

面接の結果、自社の求める人材像と異なっていたり、会社とのミスマッチが起きた場合、応募者に対して不採用通知を送る必要があります。

この際、応募者や応募者の周りの人たちが、将来的に顧客になる可能性や、SNSなどで悪い口コミを拡散される恐れもあるため、たとえ不採用通知であっても丁寧な対応が求められます。

では、いつ、どのようなことに気をつけて断ればよいのでしょうか?

不採用通知を送るタイミング

面接後の不採用通知は面接の結果に関わらず、面接から1週間以内の連絡が適切です。応募者が多くて社内選考に時間がかかる、他の業務が忙しくて通知する時間が取れないなどの理由で、すぐに不採用通知を送れないこともあると思います。

しかし、応募者は、通知が届くまで採用されるかどうかとても不安な気持ちで過ごしています。

また、貴社が第一志望の場合には、通知が届くまで次の就職活動を控えているかもしれません。

不採用通知を送らなかったり、通知が遅れたりした場合には、その期間の就職活動を遅らせることになってしまいます。

その結果、企業に対して応募者がマイナスのイメージを持つ可能性があります。

そのため、不採用通知を送る際は、面接から1週間以内に送るようにしましょう。

不採用通知を送る際に気をつけること

感謝の気持ちを伝える簡潔になり過ぎて事務的な印象を与えないようにする(可能なら)手書きのメッセージをひと言添える

不採用通知を送る際には、合否の結果について簡潔に伝えることが大切ですが、用件のみを送信すると、事務的で冷たい印象を持たれてしまう可能性があります。不採用通知には、応募してくれたことに対するお礼と面接会場まで足を運んでもらったことへのお礼を添えるようにしましょう。

また、応募者が多い場合には大変ですが、可能であればひと言で良いので手書きのメッセージを添えると、より温かみのある印象を残すことができます。

面接の断り方:不採用通知では不採用理由を伝える必要はある?

企業は、応募者に対して不採用の理由を伝える義務はありません。

不用意に不採用の理由を伝えてしまうと、納得できない応募者との間でトラブルとなったり、そのことにより企業イメージが低下したりすることも考えられます。

もし、応募者から理由を尋ねられた場合には、「採用試験は絶対評価ではなく相対評価である」ことを伝え、他の候補者とも合わせて相対的に評価をした結果であったことを伝えましょう。

面接の断り方:不採用通知の伝え方

不採用通知を送る際には、文書、メール、電話どのような方法で行えばよいのでしょうか。それぞれ気をつけるポイントを紹介しましょう。

メールでの面接の断り方と気をつけるポイント

不採用通知は、メールで送ってもかまいません。

受信トレイで他のメールに埋もれてしまわないように、一目でわかるような件名にすることが重要なので、件名には必ず会社名を加えるようにしましょう。

また、応募者から提出された履歴書や職務経歴書などの書類を郵送で返却する場合は、不採用の旨と書類を発送した旨を、発送した際に事前にメールで伝えておくと親切です。

電話での面接の断り方と気をつけるポイント

急ぎで通知する必要ある場合には、電話によって不採用を伝えることがあるかもしれません。しかし、電話では後で言った・言わないのトラブルが起こる可能性があります。

電話で不採用の連絡をしたとしても、郵送やメールでも不採用通知を送って文書を残しておくことが大切です。

また、応募者と直接話す場合は、相手の気持ちを考えてより丁寧な対応を心がけるようにしましょう。

郵送での面接の断り方と気をつけるポイント

郵送で不採用通知を送る際、封筒の差出人欄には、採用担当者である自身の部署名を記載するようにします。

封筒には個人のプライバシーに配慮して不採用結果の通知など結果の内容を書かないようにしましょう。

なお、不採用通知の文書には社判は押印する必要はありません。

面接の断り方:不採用通知の例文

それでは、郵送、メール、電話で不採用通知を行う際の例文と注意するポイントを紹介します。

1.採用通知をメールで送る際の例文

送信する際には、【選考結果のご連絡】などの件名に会社名を加え、応募会社からの面接結果だということが一目でわかるようにします。

また、宛名は「貴殿」などではなく「○○様」と応募者の名前を入れると、たとえ同じテンプレートを使って送ったとしても印象が大きく変わります。

2.不採用通知を電話で伝える際の例文

先程もありましたが、不採用通知は基本的にメールで送ってかまいません。電話では伝え方や言い方によってマイナスの印象を与えてしまうことがあります。十分に注意しましょう。

3.不採用通知を郵送で送る際の例文

なお、履歴書などの応募書類を一緒に返送する場合には、「お送り頂いた応募書類を同封させていただきますので、ご査収下さい。」と、返送しない場合には「お送り頂いた応募書類は当方で責任を持って廃棄させて頂きますのでご了承下さい」の文章を付け加えるようにします。


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丁寧に不採用通知を送ることで将来ファンになる可能性も!

不採用通知を送る際に最も気をつけることは、丁寧な対応で、応募者にマイナスの印象を与えないことです。

応募者が同じ業界の他社に就職することは十分に考えられ、ひょっとすると将来のビジネスパートナーとなるかもしれません。

また、他の業界に就職したとしても顧客となる可能性もあります。

不採用の際も丁寧な対応をすることで、マイナスイメージを避けるだけでなく、自社への好感度が高まり、ファンになってもらえるかもしれません。

不採用通知を送る際には、ビジネスマナーに沿った対応はもちろんですが、応募者の心情に配慮し心の通った対応を心がけましょう。