要員計画とは?適材適所に人員を配置するための人事の必須のアクション

人事の業務で、自社に必要な人材の計画をすることは、経営全体に関わる非常に重要な仕事です。

人事用語で「要員計画」といわれる用語を聞かれたことはあると思います。御社では「要員計画」を立てて、その一環として採用活動をしていますでしょうか?

  • 「要員計画」って何?定義は?
  • 「要員計画」の重要性はどこにあるか?
  • 「トップダウン型」「ボトムアップ型」どちらの施策が良いのか?
  • 「要員計画」の失敗の要因はどのようなところか?
  • 「要員計画」成功のために必要なことは?

今回は、要員計画について、採用業務を経験されていた網野さんにお答えいただきます。

株式会社i-plug
網野 紗弓

新卒で、教育関連の企業に採用担当として勤務。
その後データ分析専門企業での人事担当を経て、2020年3月株式会社i-plugに入社。
現在は、総務チームにて法務関連業務及び、全社の業務効率向上のための施策について幅広く担当。

要員計画とは?企業の人材配置の総合的な計画の重要性

人事ZINE編集部
ーー網野さん、今回は「要員計画」というテーマです。どうぞよろしくお願いいたします。はじめに、網野さんが思う、「要員計画」の定義を教えてください。

網野さん
「要員計画」というと「採用計画」を含むもので、「採用計画」より大きな概念になります。企業の「経営計画」を達成するために、主に以下の3つのことを行ないます。

  • 新規採用を行なう
  • 人員異動・整理をすることにより的確な人員配置にする
  • 社員の能力開発教育

これらの計画をしっかりと行なうことにより、企業の経営計画を推進し、生産性とエンゲージメントを高める人員構成にすることが要員計画の目的になります。

つまり、「企業における人材配置を総合的に計画すること」が要員計画ということになりますね。



ーー「要員計画」は、企業規模にかかわらず実施されているものなのでしょうか?

網野さん                               
いえ、上記のような定義の総合的で厳密な要員計画までしっかりと組んでいるのは、比較的人事のリソースが整った大規模な企業である場合が多いです。

実際私が過去人事をやっていた会社では、総合的な計画を作るのは経営層で、人事はそこから下りてきた「採用目標」を追いかけていく役割でした。広義では要員計画の実行と言えるかもしれませんが、定義されるようなトータル感は薄かったですね。

人事としては、目の前にはっきりとした採用目標を数値で把握しておくと、面接などで応募者に語るときに実感が持てて、現場としてはやりやすかったです。

現在の会社では、中期経営計画として3ヶ年計画を立てて、予算と売上目標から人員配置や採用の計画をしています。こちらは実質的には要員計画に近いものになっています。



ーー人事が要員計画をしっかり実施している会社もそこまではやっていない会社もある、ということですね。そのような背景の中で、網野さんは要員計画の重要性をどのようにお考えでしょうか?

網野さん                           
私は、企業規模の大小に関わらず、要員計画は立てるべきだと思います。リソースが少なくても工夫次第で立てることはできますから。ただし、人事のみで立てるのではなく、経営層や現場のマネージャーと情報を共有しながら、人事が旗振り役として要員計画を進めることが大切だと思います。

何故全社を巻き込んで要員計画を立てるのが良いかというと、

  • 経営陣や現場マネージャーと欲しい人材像の共有が出来て、経営層と現場と人事の方向性がズレない
  • 求人広告媒体や自社採用サイトに求人記事を書くときにストーリーがブレず、会社全体としてのイメージの一体感があるしっかりした求人記事を書ける
  • ブレない方針があることで面接や選考もハッキリとした基準で進めることができる
  • 全社で要員ニーズを共有することによって、既存社員の配置換えの動きも取りやすくなる

以上4つの理由が大きいですね。全社で方針が統一していると、採用・人事活動の細かいところまで、迷いのないアクションを起こすことができます。            

要員計画はトップダウン型?「要員ニーズ」の把握の定石

人事ZINE編集部
――要員計画・採用計画に基本的な進め方として、現場の欠員状況から計画を作る「ボトムアップ型」と経営陣からの予算ありきで計画を作る「トップダウン型」と大きく2つの型があるという定義がありますが、網野さんはどちらが要員計画に適しているとお考えでしょうか?


網野さん
「トップダウン型」が往々にして全体がうまく収まると思います。
「ボトムアップ型」だと、現場に人が足りないということから要員を積み上げていくので、予算オーバーになりがちです。また、現場の人員配置の適正化や業務の効率化で人手不足感も解消することもあるので、まずは現場にはそういった工夫をしていただくほうが優先だと思います。

「トップダウン型」は、経営計画から予算を算出して要員計画、採用計画を出すので、予算のブレも出にくいし、人事の現場感覚としてキレイにまとまることが多いです。



――トップダウン・ボトムアップどちらの方法を採用するにせよ、要員計画・採用計画をする上で「現場からの要員ニーズ」を把握することは必須かと思うのですが、網野さんは社内の要員ニーズをどのような方法で取得していましたでしょうか?

網野さん                               
予算から考えていくならば、最初は現場のメンバーレベルに聞くのではなく、部署のトップに聞くのが定石です。優先順位や予算感を部署のトップに、その中でニーズとして発生する細かい人材要件やスキルレベルは現場に聞くような2段構えでやっていました。

方法としてはアンケートは使わず、経営会議で要員ニーズを聞き取り、競合の採用状況や人材紹介会社の登録者数など様々なシグナルから人材の市況感を把握し、人材獲得の実現可能性を現場にお答えするようにしていました。



ーー要員ニーズの中に「年齢別人員構成の歪みの是正」というニーズがあると思いますが、世代を考えた要員計画はされていましたでしょうか?

網野さん                               
会社全体のバランスや全体としての世代の橋渡し感はそこまで厳密には見ていませんでしたが、採用ターゲットのペルソナ設定をするときに年代は必ず設定していました。

マネジメント層が入社する予定の応募者より若い場合は部下が年上でも大丈夫なタイプもいればそうじゃないタイプもいると思うので、応募者の年代はあくまでも「現場として機能するか」という観点で個別に考えていました。

要員計画の失敗に共通する3つの代表的パターンと成功のための3つの心得

人事ZINE編集部
ーー要員計画・採用計画を進める中で、現実的な問題点や失敗事例はありましたでしょうか?

網野さん
よく起こる失敗としては、以下の3つのパターンがあります。

  • 予算との兼ね合い(採用時期を優先しすぎると予算が上がりがち)
  • 会社としての人材の優先順位と人材獲得難易度が噛み合わない
  • 退職・休職など予期せぬ出来事が起きて計画が狂う

採用市場も水物なので、欲しいタイミングで欲しい人材はなかなか採用することはできません。現場が「今、このタイミングで欲しい」という時期を提示してきても、人事としてはなかなかそこには合わせられないのが現状です。そのため、工数がかかり採用が後ろ倒しになってしまい、予算がかさんでしまうことも多いです。

また、社員の退職・休職も要員計画上非常に大きなリスクです。特に、戦力値が高い人材の退職する予兆を見逃してしまうのは、経営上大きなリスクになり、要員計画が大きく狂う危険性があります。

網野さん
このような失敗を防ぐためには、人事が日々各部署とコミュニケーションを取り、各部署の状態を多角的に把握しておくことが大切です。要員計画を立てる過程の中で多くの変数を現場からキャッチしておくと、失敗を防ぐアクションをとることができます。



ーーこのような失敗を防ぐためにどのようなアクションを行なえばよいのでしょうか?

例えば、採用時期の話だと、全社の経営会議などで各部署の課題や必要な人材の特徴をキャッチしておき、現場が欲しいタイミングより少し前倒しでも、採用市場に要件を満たす人材がいれば、その人材を採用するように働きかけるのも1つの手として考えられます。

また、退職のリスクを減らすためには、「この人辞めそうだな」という情報を現場と共有しておくことが大切です。

  • 現場と情報共有して、現場のマネージャーにその社員のケアを依頼する
  • 人事自らその社員にアプローチして話を聞く

のも有効です。



ーー失敗の分析から、「要員計画」を成功させるために必要なことは何だと思いますか?

網野さん
上記の話の裏返しなのですが、基本に忠実にやることだと思います。

  • まず、中期の経営計画を立てる
  • 常に経営計画通りに要員計画が進んでいるか各現場と密にコミュニケーションを取る
  • タイムリーに情報を取って要員計画や採用計画を細かくブラッシュアップ、先手先手で動く

以上3つのことをしっかりとおさえて人事として細かく細かく、先手先手で動くことが大切になると思います。

最後に:タイムリーに決定的な動きができるように常に会社全体にアンテナを!

今回は、採用業務を経験されていた網野さんに、「要員計画」についてお話いただきました。

上述のように、要員計画は、どのような規模の会社であっても立てるべきです。全社を巻き込んで要員計画を立てることで、採用、社内配置、教育が有機的に結びつき、それぞれ経営計画から逆算した合理的な施策として、有機的に一体感を持って機能することになり、経営計画の達成の助けになり、採用活動もブラッシュアップします。

経営計画→要員計画→採用・配置・教育計画 

とスムーズに施策を実行するために、人事の求められる役割は大きいです。

経営層・現場と密にコミュニケーションを取り、とりまとめをして全体の流れを作りつつ、タイムリーに決定的な人事施策が打てるように、会社の動きにアンテナを張りましょう

人事ZINE 編集部

人事ZINE 編集部