【人事向け】フレックスタイム制とは?〜よくある疑問を解説〜

近年、働き方改革の重要性などから「フレックスタイム制」への注目が高まっています。さらに今年の新型コロナウイルス感染拡大下においては、満員電車での通勤やオフィスでの密集を避けるためにフレックスタイム制やテレワークが一気に推進され浸透した印象もあります。

従業員が柔軟に働くことができ、人材獲得にもメリットがあるこのフレックスタイム制について、導入する際の注意点も含め、わかりやすく解説します。

フレックスタイム制の概要

厚生労働省のページ「効率的な働き方に向けて フレックスタイム制の導入」では、フレックスタイム制の定義を下記のように説明しています。

フレックスタイム制とは、1か月以内(※)の一定期間(清算期間)における総労働時間をあらかじめ定めておき、労働者はその枠内で各日の始業及び終業の時刻を自主的に決定し働く制度で、労働者がその生活と業務の調和を図りながら、効率的に働くことができ、労働時間を短縮しようとするものです。

(※)法改正により2019年4月から清算期間の上限は3か月となりましたが、清算期間が1か月を超えるフレックスタイム制の導入には、通常の手続き(就業規則等への規定・労使協定で所定の事項を定めること)の他に、労使協定の所轄労働基準監督署長への届出が必要となります。

(法改正について詳細は厚労省「フレックスタイム制のわかりやすい解説&導入の手引き」参照)

ポイントを簡単に整理すると、

  • 予め定めた総労働時間の範囲内で、仕事の開始時刻と終了時刻を労働者が自由に決められる
  • 労働時間は1日単位ではなく、清算期間内の総労働時間で管理する
  • 清算期間内で総労働時間が超過した場合、企業は時間外手当を支給しなければならない
  • 清算期間内で総労働時間が不足した場合、企業はその分の賃金を控除するか、翌月に繰り越して清算(法定労働時間内で残業)させることができる

という、労働者の自主性に任せた柔軟な働き方がフレックスタイム制です。

フレックスタイム制のメリット・デメリットとは?

 メリットデメリット
仕事の生産性従業員が個人の都合に合わせて働くことができ、ワークライフバランスの向上、モチベーションアップなどによって、仕事の生産性が高まる。

朝型の人は朝に、夜型の人は夜に、子育て中の人は一旦夕方に中抜けしてまた夜に…など一人一人のリソースを有効活用できる。
悪用によって長時間労働やサービス残業の温床となってしまった場合、生産性が下がることも。

一部従業員の不適切な使い方などを放置していると、周囲に不公平感などを感じさせるケースも。
給与・勤怠管理勤怠の申告漏れは賃金に関わるため、従業員の勤怠管理の意識が高まる。フレックスタイム制対応のための給与計算・勤怠システムの変更に工数や費用がかかることがある。
人件費(残業代)仕事がない日にも定時まで会社に「いる」必要がなくなり、忙しい日には長く働いてもそうでない日に早く帰るなど調整がつけられることで、残業代が減る。(特になし)
人材獲得従業員がライフイベントなどに直面したときにも、多様な働き方の選択肢があることで退職せずに済む可能性が高まる。

採用時に優秀な人材を獲得しやすくなる。

新卒採用においても学生の働き方・ワークライフバランスへの関心は非常に高く、動機付けになる。
(特になし)

フレックスタイム制のデメリットは、弊害というよりは、導入のためにシステムや従業員の理解度などの環境を整えるために必要な工数の部分が大きくなります。

最大のメリットは「人材獲得(流出防止・新規採用)」に表れる

メリットは非常に多く、大きいものです。自社の従業員が育児や介護、闘病などの問題で働き方を見直すときに、「会社は好きだけど、今まで通りに働き続けるのは無理だな…」と思って退職してしまうのは、とても大きな損失です。

それまでにかけてきた採用コストや教育コストを丸々失ってしまうだけでなく、その人材が果たしてきた役割の代わりを見つける新たな採用コスト・教育コストがかかることになり、また周囲の従業員のスキルやモチベーションにも悪影響を与えてしまう危険があります。

なお、こういったライフイベント(育児・介護・病気など)に直面するのは世代的に中堅〜マネジメント層であることが多くなるため、所属チームだけでなく会社全体にとっても大きな損失になりかねないのです。

同様に、採用においてもフレックスタイム制があることが非常に有利に働きます。中途採用で特に即戦力として採用する中堅クラスの人材には、年齢的に子供がいるケースも多くなります。今の日本では共働き世帯が圧倒的多数派になっており、男性・女性問わず子供のいる労働者は柔軟な働き方を求めています。

また、前職にフレックスタイム制があった場合にはフレックスタイム制のない職場には転職しづらいと考えられるという理由でも、フレックスタイム制があることが人材獲得において重要な意味を持つでしょう。

一緒にいる時間が減ることでコミュニケーションが減るという誤解

社員間のコミュニケーションが少なくなってしまうのでは、という懸念や、取引先・お客様からの連絡に対応できないのでは、と考えられるケースもあるかと思いますが、フレックスタイム制になることでむしろ「報・連・相」やマニュアル化、ノウハウ共有が進むこともあります。

一方でコミュニケーションの誤解として、毎日顔を合わせて対面で話しているだけで相手のことを深く知っていると誤認してしまい重大なすれ違いが起きることもあります。

さらに顧客とのやりとりにも、毎度毎度「お電話」でご連絡することは最近ではむしろマナー違反と捉えられることも少なくありません。メールやチャットを活用し、相手が都合の良いタイミングで対応できるほうが、生産性が高まるのではないでしょうか。

こうした問題は、もともとの企業風土やチームワークとしてコミュニケーションの質をきちんと定義・重視できているかどうかによるかと思われますので、この機会に一度問い直してみても良いかもしれません。

どんな手続きで導入できるの?

厚労省「フレックスタイム制のわかりやすい解説&導入の手引き」には、フレックスタイム制の導入にあたって必要な手続きとして、

(ⅰ)就業規則等への規定
(ⅱ)労使協定で所定の事項を定めること

この2点を満たしていれば、フレックスタイム制を導入することができると説明があります。

※ただし、清算期間が1か月を超えるフレックスタイム制の導入には、さらに(ⅱ)の労使協定を所轄労働基準監督署長に届け出る必要があります。

(ⅰ)の就業規則には、「始業及び終業の時刻を労働者の決定に委ねる」旨を定める必要があります。一般的には、適用労働者の範囲や、清算期間、始業・終業時刻、フレキシブルタイム・コアタイムなどもまとめてフレックスタイム制の規程(章)を新たに新設し、そこに記載するケースが多いと思います。

また、(ⅱ)の労使協定では、以下の事項を定める必要があります。

①対象となる労働者の範囲
②清算期間
③清算期間における総労働時間(清算期間における所定労働時間)
④標準となる1日の労働時間
⑤コアタイム(※任意)
⑥フレキシブルタイム(※任意)

フレックスタイム制について「よくある疑問」を解説

フレックスタイム制導入にあたっては、就業規則と労使協定に下記のルールを定めることが必要とご説明しました。

①対象となる労働者の範囲
②清算期間
③清算期間における総労働時間(清算期間における所定労働時間)
④標準となる1日の労働時間
⑤コアタイム(※任意)
⑥フレキシブルタイム(※任意)

ここからは、フレックスタイム制の中でも上記の制度一つ一つについて「よくある疑問」と合わせて、解説していきます。ぜひ、制度導入に向けて役員の方や従業員から質問があった際などの参考にしていただければと思います。

①対象となる労働者の範囲:部署により除外できる?

部署や事業所によってフレックスタイム制の対象・対象外とすることが可能です。極論を言えば個人ごとでも構いません。

厚労省「フレックスタイム制のわかりやすい解説&導入の手引き」には次のように説明されています。

対象となる労働者の範囲は、各人ごと、課ごと、グループごと等様々な範囲が考えられます。例えば「全従業員」、「企画部職員」としたり、「Aさん、Bさん、・・・」とすることも構いません。労使で十分話し合い、協定で対象となる労働者の範囲を明確にしてください。

注意すべきは、フレックスタイム制が使える従業員・使えない従業員と対象が分かれてしまったときに、不公平感や不満を産まないように設計・説明・運用していくことです。

例えば店舗や工場など、シフト制で「その時間にそこに従業員が“いる”こと」に意義がある現場では、フレックスタイム制の導入は難しくなります。

シフト制で、10〜18時勤務の従業員Aさんと、17:30〜22:00勤務の従業員Bさんがいる店舗で、17:30から勤務するはずのBさんが「フレックス使います〜」と19時から来られては困ります。Aさんと17:30〜18:00に引き継ぎを完了させて、Aさんが18時に退勤できるようにシフトが組まれているからです。

このような現場勤務の従業員を抱える企業は少なくないと思いますが、そこでよく聞かれるのが「本社だけフレックスにしたら不公平だから、全社的に導入は一切しないで諦める」のような話です。しかし、実際に従業員に話を聞いてみると、必ずしも「不公平感」にはならない可能性があります。

本社勤務ばかり得している、と思う人もいれば、現場勤務には現場勤務の良い面があってそれが好きだという人もいます。例えば、深夜手当で若いうちから稼げる、5日連続で働かなくて良いのが楽だ、シフト制で平日に公休が取れるからランチも映画も安い、キャリアパスの中で現場をしっかり経験しておきたい……などなど、事情は個人によって様々です。

フレックスタイム制の導入は、福利厚生ではなく今後を生き残るための経営上の「戦略」に他なりません。なぜ導入するのか、導入することで会社全体にとってどんなメリットがあると考えているのかをしっかりと従業員に説明し、最後は経営陣が責任を持って判断しなければならないでしょう。

そして恐らくですが、「本社と現場」という対立構造や不公平感の原因があるとしたら、それはフレックスタイム制の導入(検討)よりもずっと前から、ずっと根深く、その会社に存在し続けてきたものだろうと思います。

アルバイトや非正規社員は対象外にしてもいいの?

上記の「現場」と同じように、フレックスタイム制にすることが仕事内容に照らしてそもそも不適切なのであれば、無理して適用する必要はありません。しかし、「アルバイトだから」「非正規だから」というように「雇用形態の違い」を理由にして適用対象外にするのであれば、同一労働同一賃金に反してしまう可能性がありますのでご注意ください。

労使トラブルにならないためにも、線引きは納得性のある理由で行わなければならないと思います。

②清算期間:清算期間は1か月?3か月?長いほどいいの??

清算期間については下記のように説明されています。

清算期間とは、フレックスタイム制において労働者が労働すべき時間を定める期間のことです。これまで上限は1か月でしたが、法改正によって上限が3か月となります。

(厚労省「フレックスタイム制のわかりやすい解説&導入の手引き」

1か月を清算期間とした場合、従業員には日々の出退勤時刻を自由に決めて働いてもらうと同時に、残業が発生するかどうかは1か月の勤務を終える時点での総労働時間で判断することになります。つまり、1日8時間以上働いてもただちに残業代の発生が確定するわけではなく、同じ月内のどこかでその分短く働いていれば、残業代は発生しなくなるという仕組みです。

また清算期間は、企業ごとに期間と起算日を定めて運用しますが、基本は1か月と考えられています。法改正で最長3か月も可能になったものの、最初の導入から3か月にするのは、フレックスタイム制に慣れない企業ではお勧めできません。厚労省の手引きにも、

月ごとの繁閑差などの実態を踏まえ、対象者の範囲や清算期間を労使でよく話し合うことが重要です。また、清算期間が1か月を超える場合でも、使用者は1か月ごとに実際に働いた労働時間を労働者に通知するなどの対応に努めてください。

とあります。

清算期間が1か月を超えて長くなると、従業員も会社も誰がどのくらい所定労働時間を超過(不足)しているのか、そしてその超過(不足)分をどう調整したら多額の残業代(賃金控除)が発生しないようにできるかなどの管理がしづらくなります。

例えば、3か月の最初の月に少し残業して、「最後の月には仕事も落ち着いてそうだからそこで休んで調整しよう」と思っていても、予期せぬ状況によってどんどん忙しくなっていってなし崩し的に労働時間が膨らみ続けてしまう、ということは容易に想像できます。

毎年の繁閑がはっきりしている企業などでもない限りは、最初の導入では清算期間を1か月にして様子を見るのが良いでしょう。

③清算期間における総労働時間:総労働時間はどうやって決めるの?残業はいつ発生?

清算期間1か月のフレックスタイム制では、1日8時間以上働いてもただちに残業代の発生が確定するわけではなく、同じ月内のどこかでその分短く働いていれば、残業代は発生しなくなります。これは、労働時間を1日あたりの所定労働時間ではなく、1か月の総労働時間で管理するからです。

この「総労働時間(清算期間における所定労働時間)」は、次のように決まります。

清算期間における総労働時間とは、労働契約上、労働者が清算期間において労働すべき時間として定められた時間であり、いわゆる所定労働時間のことをいいます。すなわち、フレックスタイム制では、清算期間を単位として所定労働時間を定めることとなります。

例えば8月(暦日数31日)において、所定の労働時間が1日8時間、週5日勤務(週の総労働時間は40時間)の企業であれば、

 40 × (31÷7)≒ 177.1

の「177.1時間」が8月における1か月の総労働時間になります。

(法定労働時間の総枠も同じ177.1時間になるので、これを超えるに時間は設定できません。)

もし、所定の労働時間が1日7時間、週5日勤務(週の総労働時間は35時間)の企業であれば、

 35 × (31÷7)≒ 155

で、「155時間」が8月における1か月の総労働時間になります。

なお、清算期間における所定労働日を定め、「所定労働日1日当たり○時間」といった定め方をすることもできます。

④標準となる1日の労働時間:従業員が有給休暇を取得したときの扱いは?

標準となる1日の労働時間は、先ほどの総労働時間とは反対に、「清算期間における総労働時間を、期間中の所定労働日数で割った時間を基準として定め」るものです。

つまりは総労働時間を求める際に使用した「1日あたりの所定労働時間」なので、例えば「有給休暇を取得したときに加算する時間」として、フレックスタイム制導入以外でも普段から把握されているものと同じです。

フレックスタイム制での有給休暇取得については、

フレックスタイム制の対象労働者が年次有給休暇を1日取得した場合には、その日については、標準となる1日の労働時間を労働したものとして取り扱う必要があります。

と定められています。

つまり、有給休暇を取得した際はフレックスタイムで短く働くよりも長く、「所定通りの労働時間」を働いたことになり、清算期間内の総労働時間にも加算されるということになります。

⑤コアタイム:コアタイムはあったほうがいい?&短いほうがいい?

「コアタイム」とは、「労働者が1日のうちで必ず働かなければならない時間帯」です。また、コアタイムを設ける場合、その時間帯の開始・終了の時刻を労使協定で定める必要があります。

フレックスタイム制で自由に出退勤時刻を決められるものの、日中のある程度の時間はオフィスにいてほしい、または顧客対応などのため勤務をしていてほしい、会議の予定が入れやすいように、などといった目的から設けられることが多いと思います。

一方で、「コアタイムなしのフレックス」「スーパーフレックス」という表現を聞かれたこともあると思います。コアタイムがないフレックスタイム制の場合は、フレキシブルタイムという「労働者自身が開始・終了時刻を決定して勤務して良い時間帯」の中であればどの時間に働いても、あるいは働かなくても良いということになります。

例えば、コアタイムなしでフレキシブルタイムが8:00〜21:00と定められていた場合に

・8:00〜10:00、19:00〜21:00

の計5時間だけを働こうという従業員がいた場合、他の従業員が10:00〜19:00に働いていると、この従業員と連絡をとったり、会議をすることが難しくなってしまうという問題があります。

これは極端な例ではありますが、就業規則や人事に関する制度は「会社から従業員へのメッセージ」です。業務上どうしても必要がある部分だけでなく、会社として従業員にどうあってほしいのか、を考えた上で、コアタイムを考える必要があるでしょう。

「チームワークを大事にしてほしいので、コアタイムは10時〜15時としてある」としても良いですし、「個人個人でパフォーマンスを最大限発揮できるよう会社がサポートしたいので、コアタイムなしとする」という風に決めてしまうこともできます。大切なのは目的と、従業員への伝え方(なぜコアタイムがあって・なくて、その時間帯なのか)です。

なお、労使協定に定めれば、

  • コアタイムを設ける日と設けない日がある
  • 日によって時間帯が異なる

ということも可能となっています。

⑥フレキシブルタイム:フレキシブルタイム外で働く従業員がいたらどうする?

フレキシブルタイムは「労働者が自らの選択によって労働時間を決定することができる時間帯」、つまり、「開始時刻と終了時刻を自由に決めていいってことだけど、朝どれだけ早くてもいいの?夜はどんなに遅くてもいいの?」といった問いに対して、「フレキシブルタイムは9:00〜21:00なので、開始は9:00以降、終了は21:00までにしてくださいね」と答えるものになります。

フレキシブルタイム中に、勤務の中抜けをすることも可能です。また、これもコアタイムと同様に必須ではありませんが、設ける場合にはその時間帯の開始・終了の時刻を労使協定で定める必要があります。

このフレキシブルタイムに関して、「勝手にフレキシブルタイム以外で働く従業員がいたらどうしたらいいの?」という疑問がある方もいらっしゃるかもしれませんが、これは通常の残業と同じく、会社によってきちんと管理していただければ問題ありません。

管理というのは主に、

  • 事前申請や事後申請によって管理者(上司など)がその勤務を把握していること
  • 業務に就いていた時間は正しく労働時間に加算していること
  • 時間外手当の対象部分に正しく手当を支払っていること

などがあります。

なお、あまりに頻発するようであれば、そもそものフレキシブルタイムが業務の実態に合っていないか、従業員への制度の周知が十分でない可能性がありますので、適宜見直しましょう。

ちなみに、フレキシブルタイムが極端に短いと「労働者が始業・終業時刻を自由に決定する」という趣旨に反するとして、フレックスタイム制とは言えなくなり労使トラブルのリスクにも繋がるため、ご注意ください。

終わりに

「フレックスタイム制」について、疑問点の解消や導入のイメージにお役立ていただけましたでしょうか?

新型コロナウイルス感染拡大の影響によって、日本でも半ば強制的に、テレワーク・フレックスタイム制・時差出勤など柔軟で多様な働き方が広がったと思います。これまで自社で働き方改革を提案しても経営層やマネジメント層の理解・協力を得られなかったという人事の方々には、少し希望が見えてきた部分もあるかもしれません。

ぜひ、優秀な人材を流出させないために、また新たに獲得するために、そして従業員の生産性やエンゲージメントを最大限高めるためにも、福利厚生ではなく経営戦略としてフレックスタイム制の導入に踏み込んでいただけたら、嬉しく思います。

米田 彩香

米田 彩香

新卒で入社した前職の老舗中小企業にて人事・採用を5年間担当。紋切り型の就活スタイルに疑問を持ち、OfferBoxの理念に共感したため2019年3月に株式会社i-plug入社、インサイドセールスチームに所属。夢は子供が独立したあとに学生街で食堂を開くこと。