「書類選考の不採用理由は候補者に伝えるべき?」「採用の可能性が高い人を書類で見極めるには?」採用担当者の疑問に答えます!

採用面接前にほとんどの企業が実施している書類審査。

近年は企業から求職者にオファーをかけてお互いを理解し合うカジュアル面談からスタートすることも増えてきましたが、いざ選考に進むとなると、やはり履歴書や職務経歴書、ポートフォリオなどの書類選考が行なわれますよね。

採用担当者になったばかりの方の中には、「実際のところ会ってみないと判断できないことの方が多いはずなのに、なぜどの企業も書類選考を行なうの?」と疑問に感じている方もいらっしゃるのでは。

  • 書類選考では何をどこまでチェックすればいい?
  • 書類選考での不採用理由は候補者に伝えた方がいい?
  • 書類で通したのに、面接で不採用になるのを防ぐ方法はある?
  • そもそも書類選考で人を判断してもいいの?

今回は、上記のような「書類選考」に関する疑問を、新卒採用アドバイザーの小野さんにお答えいただきます。

株式会社i-plug
新卒採用アドバイザー 小野 悠

新卒でテレビ番組の制作会社にADとして入社。その後、株式会社リクルートキャリアで3年半、中途採用アドバイザーとして勤務。中小企業を中心に約300社の採用支援を行うが、ファーストキャリアの重要性を感じ、20184月にi-plugに転職。現在は新卒採用の支援を行う。趣味は深夜ラジオへのネタ投稿。

書類選考の目的は、採用に至る可能性が高い人を面接に繋げること

人事ZINE編集部
――採用の選考過程における書類選考の目的は何でしょうか?

小野さん
本来は、求職者1人1人と会って話をしてじっくりと見極められればいいのですが、現実的に考えてそんなにリソースが無いですよね。企業としては、採用に至る可能性が一定基準以上に高い人から面接をしたい。その一定基準のラインを引くのが書類選考です。

ですので、書類選考のミッションは「面接を実施する人数を絞ること」「面接の必要性を事前に見極めること」となります。

前者は新卒や人気職種など応募数が一度に殺到しやすいケースに多いです。1つの項目を見てバッサリ切ってしまうところもありますね。

中途採用は随時募集していることが多いですし、職種や必須スキルなどで求職者が絞られたりするので、新卒ほど応募が集中することがなく、じっくりと見るケースが多いです。




――新卒と中途で書類選考の重み付けが違うのですね。

やはり一番は応募者数の多さが影響しています。求職者側は、そもそも最初に書類選考がある時点で応募者数が多いと判断してもいいのではないかと思います。

企業によるので「一般的には」という話になりますが、仮に1人1人の書類にじっくり目を通すとしても、職務経験のない新卒の場合はそもそも評価基準が少ないんですよね。

学生時代の経験も「バイトリーダーをしていました」「3ヶ月間海外留学をしていました」のような似通ったものがどうしても多くなりがちで、話を掘り下げていかないと素の実力や個人差が表れにくい。つまり書類に記載されている事実のみから判断できるものが少ないんです。

中途採用の場合は、履歴書のほかにも職務経歴書というものがありますよね。募集職種と経験職種が同じだった場合、仕事内容がどのくらい一致しているか、どういう環境で力を発揮できる人なのか、など書面から判断できることも増えてくるんです。

書類選考で不採用にする理由:合否を決める際に企業が見るべきポイントとは?

人事ZINE編集部
――書類選考で不採用にするケースにはどんなことが挙げられますか?

小野さん
企業の書類選考基準をどのように設定しているかによって異なりますが、企業が求めているものと候補者がアピールしているものに共通点が多ければ多いほど通過させる確率は上がりますよね。

「読み手側に伝わったこと=候補者の伝えたこと」になるので、記述が多くても何が言いたいのかわからないような文章だと、書類の時点で不採用にせざるを得ません。

事実関係に矛盾があったり、誤字脱字や記載事項に不備があったり、明らかに入社意欲が感じられない感じは、面接まで繋げなくとも書類を見れば判断できますから、まず内容以前に文章力で落とすことはあります。

あとは「企業が求める人材」から大きくかけ離れているのであれば、書類の時点で不採用になりますね。このスキルは絶対に兼ね備えていて欲しいというところをクリアできていないとか。

逆に、希少価値の高いスキルを持っている、例えばエンジニア職で使える人が少ない言語を得意としていて、しかもまさに自社に必要な言語だったとしたら、多少の誤字脱字があっても「どんな仕事ができるか面接で詳しく聞いてみよう」となることもあります。




――書類選考のみで「自社が求める人材」かどうかの見極めはどの程度までアプローチできるのでしょうか?

正直なところ、自社が求める人材かどうか、つまり「自社に入社して活躍できるかどうか」を書類で判断できるところはほとんどないです。

必要とされる人材要素は、実際に会ってみないとわからない部分の方が多いので、書類選考からのアプローチは、資格やスキル、経歴など文字だけでも判断できるハードな部分のみですね。

この項目がこれなら不採用、このスキルを持っていないと不採用、というように一律で合否の基準を決めていることが多いです。




――年齢や学歴を合否基準に含めている企業はもあると聞きますが、実際のところいかがでしょうか?

学歴や年齢のみで合否を決めるか、それとも判断基準の1つに含めるかは企業によりますが、どの企業も学歴を見ていることは確かです。

この理由は大きく分けて2つあります。1つは単純に応募数が多い場合、志望動機や自己PR、職務経歴は個々の書類に目を通すだけでも時間がかかりますが、最終学歴だけであれば合否のラインを決めることができるからです。

もう1つは、自社の統計上、活躍している人材と学歴の相関性が高いことが、採用後の活躍や定着の結果として表れているからです。

過去には、書類選考で不採用とする基準にはしないなかったけれども、”結果的”に面接を通過して採用に至っているのは学歴が高い傾向がある。という結果がある以上は「書類選考のときに学歴もしっかりチェックしないといけないね」とならざるを得ません。

書類選考での不採用理由を候補者にフィードバックするメリットはほぼ無し。リスクの方が大きい。

人事ZINE編集部
――書類選考で不採用になってしまうと、候補者としては腑に落ちないところも大きいのではないかと思います。不採用の理由を候補者にフィードバックするべきだと思いますか?

小野さん
面接で不採用になった理由を伝えたり、面接での評価をフィードバックすることはありますが、書類審査の不採用理由を伝えることは無いですね。書類でダメだったところをフィードバックしたところで、まず候補者のためになるようなことが無いと思います。

「弊社はこのスキルを絶対条件としているので」「文章から入社意欲が感じられなかったので」と候補者に伝えたとしても、どのみち腑に落ちないことの方が多いのではないでしょうか。

トラブルに発展することもあるでしょうし、候補者の今後のためになることよりも、むしろ不採用理由を伝えるリスクの方が高いです。

それに、伝えられない事実も多いですよね。合格ライン上の候補者を並べて、学歴や学部、年齢、住所(家賃補助が必要かどうか)などが決め手になりましたとは表立って言えないわけです。

ただ、企業と候補者の間に人材紹介会社・転職エージェントが入っている場合は、書類審査でも不採用理由をしっかりと伝えた方がいいです。

人材紹介会社側に自社の採用基準がメモとして溜まっていけば、次に紹介してくれる人材が、自社が求める人材・自社に適しているであろう人材となる精度が高まっていきます。

企業としては、最初から合格の可能性の高い候補者が選考に来てくれた方がいいですよね?人材紹介会社としても採用の決定率が上がります。

書類選考を採用計画に活かしていくには?社内の採用担当者全員との目線合わせが必要

人事ZINE編集部
――冒頭でお話いただいた書類選考の目的の1つ「面接の必要性を事前に見極めること」。この精度を高めていくためにはどんな取り組みが必要でしょうか?

小野さん
書類審査の担当者と現場の面接官の目線を合わせること、判断基準をすり合わせることだと思います。書類選考で通したのに面接で不合格になるという確率を下げていくということです。

書類審査も面接も同じ担当者で、その人の判断で合否を決めることができれば手っ取り早いですが、実際はそんなことはあまりなく、書類選考の担当者がいて、1次面接、2次面接、最終面接でそれぞれ面接官が異なります。

ですので、自社が求める人材を社内の採用担当の中でしっかりと共有しておくことが大切です。そして、それをまずは書面で判断できる項目に落とし込んでいきます。

そのあとは、どんな人が採用に至って入社後に活躍しているか、書類では通過させたけど面接で不合格になった候補者の共通点は何か、など選考結果をふり返って書類選考の判断軸をさらにブラッシュアップしていきます。

それを繰り返していくと、書類選考の段階で「自社が求める人材」かどうかの見極めの確度も最大化できるのではないでしょうか。採用に至った人がもつ人材要素が書面上のどの項目と深い相関性があるのかというのが統計的に見えてくると思います。

「書類選考はただの人数絞り、本当の見極めは面接から」と分離してしまわずに、非対面のゼロ次面接だと捉えて、社内の採用や選考に関わる全員で取り組みを進めて頂ければと思います。

最後に

今回は、新卒採用アドバイザーの小野さんに、採用選考の入り口となる「書類審査」についてお話しいただきました。

書面だけで判断できることは限られており、人材の本質的な見極めは「会ってみないとわからない」ことが多いのは確かですが、それでも「自社が求める人材の採用」に繋げるためにできることは書類審査にもあります。

書類選考のミッション「面接の必要性を事前に見極める」ためにできることは何か?その精度をどう高めていくか?書類選考の意義を改めて考えてみてはいかがでしょうか。

人事ZINE 編集部

人事ZINE 編集部