新卒採用の繁忙期と閑散期っていつなの?採用担当者は今後より一層忙しくなるので計画的に!

新卒採用担当に初めて配属された方は、いつが繁忙期でいつが閑散期なのか気になるものですよね?

プライベートで旅行などに行くにしても、繁忙期を避けないと職場でかなり気まずい雰囲気になってしまいます。

実際にいつが忙しくて、いつが時間に余裕があるかと言うと、新卒採用市場においては、『繁忙期は3~5月頃』『閑散期は9~11月頃』と言われています。

しかし繁忙期や閑散期は、昨今の就活の早期化や多様化が進むことで、より不安定になりつつあります。その中でも採用担当者の業務負担が今後より一層増え、年中暇なく採用業務を行う必要性が予想されます。

今回は、一般的に繁忙期、閑散期と言われる時期を振り返った上で、繁忙期を迎えるに当たって対策を解説していきます。

しっかりと繁忙期を理解して採用計画を立てて、スケジュール管理をしていきましょう!

繁忙期と閑散期が一目でわかる年間スケジュール表

現行ルールのスケジュールにおける早期化の影響。

まずは全体の年間スケジュールを把握することが重要です。

抑えておくべきポイントとして、「3月の広報活動解禁・6月の選考活動解禁」といった経団連が決定した就活ルールがあります。

しかし実際には前倒しで4月から選考開始し、5月には内定出しを行う企業が多く、就活ルールに則った採用活動がなされにくいのが実情であり、経団連は2018年10月9日、就活ルールを2021年春に入社する学生から廃止すると発表しました。

そして2019年10月、経団連に変わり就活ルール策定を主導する政府は、2022年春に入社する学生の採用面接の開始時期についても、これまで通り大学4年の6月以降とする方針を固めました。

政府は、こうした方針を確認したうえで、経済団体や業界団体に日程を順守するよう要請することにしておりますが、当面のところは現行ルールが続く見通しとなっています。

一方で、新卒採用を取り巻く外部環境の変化として、売り手市場の影響により、採用活動の開始時期が例年よりも早い展開となっているため、今後繁忙期も前倒しとなり、さらに採用活動自体が長期化する可能性があります。

繁忙期は3~5月!

採用担当者にとって一番の負担は、採用広報解禁後の選考から内定出しのタイミングです。

当面は一括採用も継続すると思われるため、とりわけ3月の広報活動解禁以降は多忙な日々が続きます。

具体的には、大きく分けて下記の業務などが挙げられます。

  • 就職フェア
  • 会社説明会
  • エントリーの管理
  • 適性検査
  • 面接
  • 内定出し

細かく挙げていくと、学生や社内とのスケジュール調整、説明会の資料作成や交通費の精算など、表には見えてこない細かい作業がたくさんあります。

早期化の影響で、選考時期も6月より前から行う傾向もあり、一概には言えませんが、3月〜5月が繁忙期である企業も多いことが予想されます。

中小老舗やベンチャー企業などは、少ない採用担当者で活動しなければならないことも多く、この時期は本当に多忙でしょう。

閑散期は9月~11月?早期化の影響で一息つく暇もない場合も?

これまでは採用担当者の閑散期といえば、6~11月頃でした。

繁忙期を越えると、採用担当者の仕事も一旦落ち着き、内定者のフォローやインターンの準備がメインになります。

しかし、採用活動の早期化により、インターンシップなどで、次年度採用の学生と早くから接点を持つために、これまでの閑散期だった6~11月も忙しくなることが予想されます。

就活未来研究所によると、インターンシップ実施月を見てみると、2017〜2019年卒の3年間で徐々に早まっている傾向が確認できます。

これまでインターンは「2月」に実施する企業が多かったのですが、早期化により早い段階で学生と接点を持ちたい企業の狙いもあり、学生の夏休みにスケジュールが重なる「8月」に実施する企業も増えています。

つまり、5月に内定出しを終えると、6月にはすぐに次のインターンの準備が始まるということです。

8月のインターンを終えると、次は2月の冬インターンがあり準備は11月頃からです。そのため、9月~11月は比較的業務が落ち着く可能性はありますが、秋にインターンを実施する企業の場合、ほとんど年中採用活動しているので、そもそも閑散期と呼べる時期がない可能性もあるかもしれません。

さらに、年度内の選考が終了しても、内定者フォローなどは定期的に実施する必要があるため、採用担当者は次年度の自社の選考やインターン時期をしっかり把握しておく必要があります。

繁忙期の対策!いつ何をすればいいのか?

年間計画を早めに設定

新卒採用は早期化が進み、今まで冬がピークだったインターンシップにも変化があり

、夏のインターンも大差なく実施されるようになりました。そのため、年度内の第1クールが終了しして、第2クールの追加施策と同時に、次年度の夏インターンの準備に取り掛からないといけないといったケースもあります。

年間計画を設定することで、いつ何をすればいいのかが見えてくるため、繁忙期がきても慌てずに計画通りに業務を遂行できます。

採用チームの強化

採用業務といっても、外勤・内勤とその業務内容は多岐に渡ります。

例えば、外勤においては会社説明会や面接、学校訪問など、内勤においては計画表の作成、学生との日程調整、合否連絡などが挙げられます。

それらを円滑に進めるためには、採用チーム内で適正に応じた仕事の割り振りが重要となります。お互いの得意分野を生かし、互いの仕事状況に応じてフォローし合うことで繁忙期を乗り越えましょう。

採用チーム以外の人にも協力してもらう

繁忙期には採用チームだけで業務を回すことが難しいため、期間限定の派遣社員やアルバイトを雇っても良いでしょう。

現場社員など、採用チーム以外にも説明会や個別面談などで協力を要請する必要性も出てくるでしょう。

ただし、学生の個人情報を扱うので、業務の仕分けには十分注意する必要があります。

例えば、説明会や面接時の電話対応と受付および誘導、簡単な事務作業などを手伝ってもらうだけでも採用担当者の負担は軽減できます。

【最後に】しっかり準備して計画的に新卒採用活動に挑もう!

新卒の採用活動は年間スケジュールがルール上は基本的に決まっています。

しかし、繁忙期、閑散期に関わらず就活の早期化や長期化によって、今後採用担当者の負担は増えていくことが予想されます。

年間計画を早めに設定し、自社の採用戦略を立て、計画的に採用活動を進めることが重要になります。

新卒採用業務は難しくパワーもかかりますが、何のために新卒採用を行うのか改めて自問し、忙しさを楽しむ覚悟で臨みましょう!

人事ZINE 編集部

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